Dans la leçon d'aujourd'hui, nous vous aiderons à comprendre comment mieux catégoriser votre boîte de réception et organiser vos messages à l'aide d'étiquettes et de quelques onglets prédéfinis mais configurables.
Tout d'abord, nous parlerons de l'interface des onglets automatiques de Gmail, de la boîte aux lettres prioritaire et de tous les paramètres qu'elle contient.
Catégoriser automatiquement le courrier entrant à l'aide d'onglets configurables
Gmail propose désormais des catégories à onglets et automatiques pour votre boîte de réception. Cette fonctionnalité divise votre boîte de réception en primaire, social, promotions, mises à jour et forums. Si vous participez à de nombreux services en ligne, cette fonctionnalité peut être utile.
Fondamentalement, les messages reçus pour certains types de sites ou pour certains contenus, peuvent être collectés dans différentes parties de votre boîte de réception. Cela peut entraîner une boîte aux lettres moins encombrée.
Choisissez les onglets visibles dans votre boîte de réception
Ces onglets sont configurables vous permettant de choisir les onglets que vous souhaitez voir disponibles dans votre boîte de réception. Pour modifier les onglets visibles, cliquez sur l'icône plus à gauche des onglets.
La boîte de dialogue Sélectionner les onglets à activer s'affiche. Cochez les cases des onglets que vous souhaitez rendre disponibles dans votre boîte de réception.
Remarque : Si vous masquez un onglet, les messages de cette catégorie seront affichés dans l'onglet « Basique » à la place. De plus, le texte des onglets ne peut pas être modifié et vous ne pouvez pas ajouter d'onglets personnalisés. Utilisez plutôt des étiquettes personnalisées (discutées dans la section suivante) pour catégoriser davantage vos messages.
Vous pouvez également décider quels onglets seront affichés dans votre boîte de réception sur l'onglet Boîte de réception de l'écran Paramètres dans la section Catégories.
Organisez vos messages avec les styles et les paramètres de la boîte de réception
Les styles de boîte de réception vous permettent d'organiser votre boîte de réception Gmail de la manière qui vous convient. Vous pouvez organiser votre boîte de réception à l'aide d'onglets configurables, comme nous l'avons mentionné plus tôt dans cette leçon, ou en sections telles que Non lu, Suivi et Important.
Changer votre type de boîte de réception
Pour changer de style de boîte de réception, ouvrez l'écran Paramètres et appuyez sur l'onglet Boîte de réception.
Dans la section Type de boîte de réception, sélectionnez le type de boîte de réception que vous souhaitez utiliser dans la liste déroulante.
Chaque type de boîte de réception a ses propres paramètres. Une fois que vous avez sélectionné un type de boîte de réception, les paramètres de ce type s'affichent sous Sélectionner le type de boîte de réception. Modifiez les paramètres et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Vous pouvez également modifier rapidement certains des paramètres de style de votre boîte de réception directement dans votre boîte de réception en cliquant sur la flèche vers le bas à l'extrême droite de chaque en-tête de section.
L'aide de Gmail fournit Descriptions des types de courrier entrant . N'hésitez pas à expérimenter différents styles de boîte de réception pour voir ce qui fonctionne pour vous. Vous pouvez toujours revenir à la valeur par défaut si vous changez d'avis.
Vous pouvez également modifier rapidement le style de votre boîte de réception en passant votre souris sur l'étiquette « Boîte de réception » et en cliquant sur la flèche vers le bas qui apparaît. Sélectionnez le style de courrier entrant souhaité dans la liste déroulante "Type de courrier entrant". Notez qu'en passant votre souris sur chaque motif, vous obtenez une brève description de chaque type.
Organisez et catégorisez vos messages à l'aide d'étiquettes
Nous vous avons brièvement présenté les autocollants de la leçon 1 de cette série. Les catégories vous permettent d'organiser vos messages électroniques en catégories. Il est similaire aux dossiers, contrairement aux dossiers, vous pouvez appliquer plusieurs libellés à un seul message.
ملاحظة: Gmail prend en charge un maximum de 5000 XNUMX libellés, y compris les sous-libellés. Si vous dépassez cette limite, vous constaterez peut-être que votre expérience Gmail est plus lente et vous pouvez rencontrer des erreurs. Retirez les autocollants que vous ne pouvez plus utiliser. La suppression des libellés ne supprime pas les messages.
Créer une nouvelle étiquette
Vous pouvez créer vos propres étiquettes personnalisées pour organiser votre boîte de réception et même déplacer les messages de votre boîte de réception vers des étiquettes (agissant comme des dossiers). Nous allons vous montrer comment créer une étiquette imbriquée sous une autre étiquette, comme un sous-dossier dans un dossier.
Pour créer une nouvelle étiquette personnalisée qui sera le dossier principal, cliquez sur Plus dans la liste des étiquettes sur le côté gauche de l'écran d'accueil Gmail.
Lorsque la liste est étendue, cliquez sur le lien « Créer une nouvelle taxonomie ».
Saisissez un nom pour l'étiquette dans la zone d'édition « Veuillez entrer un nouveau nom d'étiquette » dans la boîte de dialogue Nouvelle étiquette. Cliquez sur Créer pour terminer la création de la nouvelle étiquette.
Remarque : Étant donné qu'il s'agit de la taxonomie principale qui contiendra la sous-classification, nous ne fusionnerons pas cette taxonomie.
Pour créer une sous-catégorie sous la catégorie principale que vous venez de créer, cliquez à nouveau sur Créer une nouvelle taxonomie.
Dans la boîte de dialogue Nouvelle étiquette, saisissez le nom de la sous-catégorie que vous souhaitez créer dans la zone d'édition « Veuillez saisir un nouveau nom de taxonomie ». Cochez la case "Identifier le libellé sous", sélectionnez la bannière Masthead que vous venez de créer dans la liste déroulante, puis cliquez sur Créer.
Vous pouvez également créer une taxonomie imbriquée en saisissant la taxonomie d'origine, suivie d'une barre oblique (/), puis en saisissant le nom de la taxonomie imbriquée, le tout dans la zone d'édition « ... nouveau nom de taxonomie ». Par exemple, nous pouvons saisir « Personnel/Amis » dans la zone d'édition et ne pas cocher la case « Évaluer l'affiche sous ».
Remarque : L'étiquette d'origine doit déjà exister pour créer une étiquette imbriquée en dessous. Vous ne pouvez pas créer les deux étiquettes en même temps. Dans notre exemple, nous devons d'abord créer le libellé "Personnel" avant de créer le libellé "Amis" imbriqué.
Une adresse imbriquée ressemble à l'exemple suivant.
La nouvelle évaluation principale, avec l'étiquette imbriquée, est également ajoutée à la liste des évaluations disponibles sur le bouton d'action Évaluations, en plus de la liste des évaluations disponibles sur le bouton d'action Déplacer vers.
Appliquer des catégories aux messages
Il existe deux manières d'appliquer des libellés aux messages. Vous pouvez appliquer des libellés aux messages tout en laissant des messages dans votre boîte de réception. Vous pouvez également déplacer des messages vers des étiquettes et vous pouvez les déplacer vers des dossiers. Nous allons vous montrer les deux manières.
Appliquez des libellés aux messages lorsqu'ils sont laissés dans votre boîte de réception.
Cette méthode vous permet d'appliquer facilement plusieurs étiquettes à un seul message.
Pour appliquer une étiquette à un message tout en conservant le message dans votre boîte de réception, cochez la case à droite du message pour le sélectionner (ou ouvrir le message). Cliquez ensuite sur le bouton d'action "Catégories" et sélectionnez un ou plusieurs libellés dans la liste déroulante.
N'oubliez pas que vous pouvez appliquer plusieurs libellés à un message. Le menu Catégories ne disparaît pas une fois que vous avez sélectionné les évaluations, vous pouvez donc sélectionner plusieurs évaluations à la fois.
Pour appliquer les libellés sélectionnés aux messages, appuyez sur Appliquer en bas de la liste.
Ensuite, les étiquettes sont affichées à gauche de la ligne d'objet du message.
Si vous avez une longue liste d'évaluations, vous pouvez commencer à saisir le nom de la taxonomie après avoir cliqué sur le bouton d'action « Catégories » pour trouver l'évaluation dans la liste.
Étiquetez un message et déplacez-le hors de votre boîte de réception
Pour appliquer une étiquette à un message et déplacer le message hors de la boîte de réception en même temps, faites glisser le message vers l'étiquette souhaitée dans la liste de gauche. Au fur et à mesure que vous déplacez votre souris sur la liste, elle se développe pour afficher les étiquettes qui peuvent actuellement être masquées.
Notez que vous pouvez utiliser cette méthode pour marquer le message comme spam, ainsi qu'utiliser le bouton d'action Signaler comme spam. Faites simplement glisser les messages offensants vers la catégorie « Spam ».
Déplacer un message vers l'étiquette Corbeille supprimera le message. Cela revient à sélectionner le message ou à l'ouvrir et à cliquer sur le bouton d'action « Supprimer ».
étiquette ouverte
Ouvrir une étiquette, c'est comme ouvrir un dossier. Tous les messages associés à cette évaluation sont répertoriés. Pour ouvrir une étiquette, cliquez sur l'étiquette souhaitée dans la liste des étiquettes sur le côté gauche de l'écran d'accueil Gmail. Si l'étiquette souhaitée n'est pas visible, cliquez sur "Plus" pour accéder à la liste complète.
Tous les messages associés à cette catégorie sont affichés. Notez le terme de recherche dans la zone de recherche. Gmail remplit automatiquement la zone de recherche avec le filtre approprié pour afficher les messages sélectionnés. Nous discuterons des filtres plus tard dans cette leçon.
Notez que si vous appliquez une étiquette à un message sans déplacer le message vers cette étiquette (et hors de la boîte de réception), puis ouvrez l'étiquette, l'étiquette « Boîte de réception » s'affichera sur le message, indiquant que le message est toujours dans le boîte de réception.
Pour revenir à votre boîte de réception, cliquez sur le libellé « Boîte de réception » dans la liste à droite.
Si vous souhaitez renvoyer le message dans votre boîte de réception, ouvrez simplement le dossier des étiquettes pour accéder au message et faites glisser le message dans la boîte de réception. Notez que le message a toujours le libellé qui lui est appliqué.
Supprimer une étiquette d'un message
Si vous décidez que vous ne voulez pas qu'une étiquette particulière soit associée à un message, vous pouvez facilement la supprimer.
Pour ce faire, sélectionnez le message à l'aide de la case à cocher à droite du message ou ouvrez le message. Cliquez sur le bouton d'action Étiquettes, désélectionnez l'étiquette dans la liste déroulante que vous souhaitez supprimer du message, puis cliquez sur Appliquer.
Remarque : vous pouvez supprimer plusieurs libellés d'un message à la fois. Sélectionnez simplement toutes les étiquettes que vous souhaitez supprimer dans la liste déroulante Catégories avant de cliquer sur Appliquer.
Changer la couleur de l'autocollant
Vous pouvez attribuer des couleurs à vos étiquettes afin de pouvoir les sélectionner facilement dans votre boîte de réception. Par défaut, toutes les étiquettes sont colorées avec un fond gris clair et un texte gris foncé. L'étiquette « Personnel/Amis » dans l'image ci-dessous utilise la couleur par défaut. Les autres désignations, "HTG School" et "Admin", ont d'autres couleurs qui leur sont appliquées.
Pour changer la couleur de l'étiquette, déplacez la souris sur l'étiquette souhaitée. Cliquez sur la flèche vers le bas à droite de l'étiquette pour accéder à son menu déroulant.
Déplacez le pointeur de votre souris sur l'option « Couleur de l'étiquette » et sélectionnez la combinaison de texte et de couleur en cliquant dessus.
Vous pouvez également utiliser l'option Supprimer la couleur pour supprimer la couleur de l'autocollant et revenir au paramètre par défaut.
Si vous ne souhaitez afficher aucun des groupes, vous pouvez sélectionner un groupe personnalisé en cliquant sur Ajouter une couleur personnalisée. Sélectionnez "Couleur d'arrière-plan" et "Couleur du texte" dans la boîte de dialogue "Ajouter une couleur personnalisée" qui s'affiche.
Prévisualisez le groupe sélectionné où il est indiqué « Aperçu de la couleur de l'étiquette ».
Configurez un accès en un clic aux libellés Gmail standard et personnalisés
Vous pouvez facilement créer un accès aux étiquettes en un seul clic.
Pour ce faire, ouvrez une étiquette comme nous l'avons vu précédemment dans cette leçon, puis faites glisser l'icône Page Favoris de la barre d'adresse vers la barre d'outils des signets. Maintenant, vous pouvez cliquer sur ce signet pour accéder à tous vos messages associés à cette étiquette.
Masquer et afficher les libellés dans Gmail
Si vous avez une longue liste de libellés dans Gmail, vous souhaiterez peut-être voir certains des libellés que vous utilisez souvent tout en masquant le reste.
masquer l'étiquette
Pour masquer une étiquette dans Gmail, cliquez sur l'étiquette que vous souhaitez masquer dans la liste des étiquettes sous le bouton Créer et faites-la glisser vers le lien Plus sous la liste des étiquettes visibles.
Remarque : Le lien « plus » devient le lien « moins » lorsque vous déplacez l'étiquette vers celui-ci.
L'évaluation a été déplacée afin qu'elle soit répertoriée sous Catégories, qui s'affiche lorsque vous cliquez sur Plus pour développer la liste des évaluations. Si le lien "Moins" est disponible à la place du lien "Plus", les "Catégories" peuvent être affichées simplement en passant la souris sur la liste des catégories.
Rendre l'étiquette masquée visible
Pour afficher une étiquette masquée, cliquez sur Plus (si nécessaire) pour afficher la section Catégories. Cliquez et faites glisser l'étiquette souhaitée de la section "Catégories" vers l'étiquette "Boîte de réception".
L'étiquette est renvoyée à la liste principale des étiquettes par ordre alphabétique.
Masquer les libellés Gmail prédéfinis du système, tels que les messages suivis, envoyés, les brouillons, les spams ou la corbeille
Les libellés Gmail prédéfinis peuvent également être masqués. Pour masquer l'une de ces étiquettes, cliquez sur "Plus" sous la liste des étiquettes.
Cliquez sur « Gérer les catégories » sous « Catégories ».
L'écran des paramètres « Catégories » s'affiche.
Dans la section Étiquettes système, recherchez l'étiquette système que vous souhaitez masquer et cliquez sur le lien Masquer dans la colonne Afficher dans la liste des étiquettes.
Remarque : L'étiquette n'est pas complètement masquée, elle est déplacée sous le lien "Plus".
Accéder aux paramètres des étiquettes sur l'écran Paramètres
L'écran des paramètres d'évaluation est également accessible à l'aide du bouton Paramètres. Nous ferons référence à différentes parties de l'écran Paramètres tout au long de cette série. La procédure pour accéder aux Paramètres est toujours la même.
Pour accéder aux filtres sur l'écran Paramètres, cliquez sur le bouton Paramètres (l'engrenage) dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale de Gmail.
Sélectionnez ensuite « Paramètres » dans le menu déroulant.
Une fois dans l'écran Paramètres, vous pouvez accéder aux paramètres des étiquettes, des filtres, de la boîte de réception, des thèmes et d'autres volets et fonctionnalités de Gmail.
Masquer automatiquement les étiquettes sans courrier non lu dans Gmail
Avec la possibilité de masquer les étiquettes et d'acheminer automatiquement les messages vers ces étiquettes à l'aide de filtres (voir la section suivante), vous vous demandez peut-être comment savoir rapidement si vous avez des messages non lus dans des étiquettes masquées. Vous pouvez choisir d'afficher facilement les étiquettes masquées lorsqu'elles contiennent des messages non lus. De cette façon, vous ne manquez aucun message important.
Pour configurer Gmail afin de masquer les libellés à moins qu'ils ne contiennent des messages non lus, accédez à l'écran des paramètres Libellés à l'aide de l'une des méthodes mentionnées précédemment.
Pour chaque système et étiquette personnalisée que vous souhaitez masquer s'il ne contient pas de courrier non lu, cliquez sur le lien Afficher si non lu.
Notez que dans la liste Libellés système, vous ne pouvez masquer les libellés Brouillon et Spam que s'ils ne contiennent aucun message non lu. Cette fonctionnalité ne s'applique pas aux catégories et aux cercles.
Vous pouvez appliquer rapidement ce paramètre à toutes les étiquettes personnalisées en cliquant sur la flèche vers le bas à côté de « Afficher dans la liste des évaluations » en haut de la section « évaluations » et en sélectionnant « Tout afficher si non lu » dans le menu déroulant.
ce qui suit …
Cela nous amène à la fin de la leçon 3. Vous devez avoir une compréhension assez précise de la façon de garder votre boîte de réception organisée avec différents onglets, styles et paramètres. Mieux encore, vous êtes sur le point de maîtriser votre e-mail avec des étiquettes !
Dans la prochaine leçon, nous développerons notre discussion sur les étiquettes pour inclure des filtres, par exemple comment utiliser des filtres pour appliquer automatiquement des étiquettes, ainsi que comment utiliser des filtres existants et les exporter vers un autre compte Gmail.
Ensuite, pour clore les choses, nous introduisons le système d'étoiles, qui vous aide à garder une trace des e-mails importants.
