Cette série vise à vous aider à maîtriser les fonctionnalités importantes et utiles de Gmail dans Google et son interface simple mais intelligente. À la fin de ces leçons, nous vous ferons passer d'un utilisateur novice à un utilisateur professionnel.
Gmail a été l'un des premiers produits de messagerie Web à offrir des gigaoctets de stockage initial, surpassant de nombreux autres services de messagerie Web populaires à l'époque, qui offraient généralement 2 à 4 Mo. Au fil du temps, Google n'a cessé d'augmenter la capacité de stockage et offre désormais 15 Go de stockage initial lorsque vous créez un nouveau compte !
Google a également rompu avec la tradition en introduisant une interface qui organise les messages en fils de discussion, et bien que vous puissiez toujours diviser ces fils de discussion en messages individuels (nous en parlerons plus tard), il a immédiatement été conçu pour une boîte de réception plus propre.
De plus, Gmail innove en se débarrassant complètement des vieux dossiers scolaires. Au lieu de cela, les utilisateurs peuvent désormais appliquer des étiquettes aussi souvent qu'ils en ont besoin, filtrant ainsi leurs messages sans les enregistrer dans un dossier. Bien que les étiquettes semblent faire la même chose que les dossiers, elles sont en réalité beaucoup plus diverses comme nous le découvrirons plus tard dans la leçon 3.
Pourquoi devriez-vous utiliser Gmail ?
Parlons un peu des meilleures fonctionnalités de Gmail et pourquoi, si vous n'utilisez pas déjà Gmail, vous pouvez envisager de vous lancer.
Gmail économise beaucoup de stockage
Gmail offre plus de 15 Go de stockage gratuit, vous permettant de sauvegarder tous vos messages pour référence future. Remarque : ces 15 Go sont partagés avec Google Drive et Google+ Photos.
Mieux encore, Google augmente toujours l'espace de stockage de votre compte, vous n'avez donc jamais à vous soucier de manquer d'espace, et si vous le faites, vous pouvez toujours en acheter plus !
Les conversations dans les e-mails sont organisées en fils de discussion
Les e-mails sont automatiquement regroupés en fonction de la ligne d'objet. Lorsque vous recevez une réponse à un message, tous les messages passés pertinents sont affichés dans un fil vertical réductible, ce qui permet de voir facilement l'intégralité de la conversation et de revoir ce qui a été discuté précédemment.
Nous discuterons de la vue exacte de la conversation, plus tard dans la leçon 2.
Fonctionnalités des logiciels malveillants et analyse complète
Gmail met constamment à jour ses scanners anti-malware et antivirus pour vous offrir la dernière protection possible.
Les pièces jointes sont enregistrées sur les serveurs de Google, mais si des logiciels malveillants ou des virus y accèdent dans un message, Gmail affichera un avertissement et mettra immédiatement en quarantaine le message incriminé.
Vous ne pouvez pas désactiver le filtrage antivirus et cela vous empêche d'envoyer un fichier exécutable (.exe) en pièce jointe. Si vous avez vraiment besoin d'envoyer quelque chose comme un fichier .exe. Tout d'abord, vous devrez le mettre dans un conteneur tel qu'un fichier .zip ou .rar.
Excellent filtrage anti-spam
Gmail dispose d'un excellent filtrage du spam, avec des messages sporadiques qui arrivent occasionnellement, mais la plupart du temps, vous ne verrez probablement pas les messages que vous ne voulez pas voir.
Gmail dans un navigateur
Nous voulons commencer par une visite des interfaces Gmail que vous rencontrerez. Nous allons commencer par le navigateur Web, avec lequel la plupart des utilisateurs de Gmail seront immédiatement familiarisés. Vous pouvez accéder à Gmail dans n'importe quel navigateur Web, cependant, Ticket Net recommande d'utiliser Google Chrome C'est le navigateur que nous utilisons dans cette série.
Dans la leçon 2, nous continuerons à nous concentrer sur l'application mobile Android.
Trouvez des messages rapidement et facilement avec le champ de recherche
Vous pouvez trouver rapidement des e-mails en utilisant les capacités de recherche de Google, liées à votre compte Gmail permettant d'obtenir des résultats instantanés. Entrez simplement vos critères de recherche dans le champ de recherche et cliquez sur le bouton bleu ou appuyez sur Entrée.
Les opérateurs de recherche avancée sont des mots ou des codes de requête qui vous aident à affiner votre recherche. Ils mettent en œuvre des actions spéciales qui vous permettent de suivre rapidement et facilement ce que vous recherchez (voir page Aide à la recherche avancée De Google pour une liste des facteurs les plus utiles).
Pour plus d'options de recherche, cliquez sur la flèche dans la zone de recherche.
Il laisse tomber une boîte de dialogue qui vous permet de rechercher des e-mails en fonction de De, À, Objet, contenu du message, pièces jointes, etc.
Accédez à d'autres fonctionnalités de Gmail à l'aide de la liste de diffusion
Cliquez sur le menu Mail pour accéder à d'autres fonctionnalités de Gmail telles que Google Contacts et Google Tasks.
Effectuez des actions courantes sur vos messages avec des boutons d'action
Les boutons d'action vous permettent d'agir sur vos messages. Par exemple, vous pouvez utiliser les boutons pour marquer, supprimer ou marquer un ou plusieurs messages comme spam. Les boutons d'action sont situés sous le champ de recherche et au-dessus de vos messages.
Certains boutons comme Archive, Signaler comme spam et Étiquettes ne sont disponibles que si vous sélectionnez un ou plusieurs messages ou ouvrez un message.
Le bouton Marquer vous permet de sélectionner ou de décocher rapidement tous vos messages, tous les messages lus ou non lus, tous les messages suivis ou non. Cliquez sur la flèche du bouton Sélectionner pour accéder aux différentes options de sélection de vos messages.
Pour sélectionner rapidement tous vos messages, appuyez sur la case à cocher vide sur le bouton Sélectionner. Lorsque la case à cocher du bouton Sélectionner est cochée, tous vos messages sont sélectionnés. En cliquant sur la case à cocher du bouton Sélectionner lorsqu'il est coché, vous désélectionnez rapidement tous vos messages.
Le bouton Archiver vous permet de supprimer les messages de votre boîte de réception, mais de les conserver dans votre compte Gmail pour référence ultérieure. Vous pouvez penser à l'archivage comme déplacer un fichier important sur votre bureau vers le classeur au lieu de la corbeille.
Si vous recevez des messages qui semblent être du spam, utilisez le bouton Signaler comme spam pour le signaler à Google. Bien que les filtres anti-spam de Gmail fonctionnent très bien, ils ne sont pas parfaits et des messages erronés arrivent de temps en temps. Cette fonctionnalité les aide à améliorer le filtrage du spam et des messages indésirables. Pour signaler un message comme spam, cochez la case en regard du message dans la boîte de réception ou ouvrez le message, puis cliquez sur le bouton Signaler comme spam dans la barre d'outils.
Si vous (ou Google) marquez un message comme spam par erreur, vous pouvez le récupérer. Cliquez simplement sur le libellé « Spam » dans la liste des libellés à gauche. Sélectionnez le message qui n'est pas un spam et cliquez sur le bouton "Pas de spam" dans la barre d'outils.
N'oubliez pas que plus vous signalez de spam, plus Google parvient à filtrer ce spam.
Utilisez le bouton Supprimer pour déplacer les messages vers la corbeille. Les messages dans la corbeille sont définitivement supprimés automatiquement après 30 jours. Une fois le message définitivement supprimé de la corbeille, il ne peut pas être récupéré.
Pour « restaurer » un message, déplacez-le et faites-le glisser vers la « Boîte de réception » ou une autre étiquette. Vous pouvez supprimer manuellement tous les messages de la corbeille en cliquant sur le lien Vider la corbeille maintenant en haut du menu.
Gmail vous permet de supprimer certains messages dans un fil. Nous en discuterons plus en détail dans une section ultérieure.
Le bouton Déplacer vers permet d'accéder à un menu très similaire au bouton Catégories illustré ci-dessous. Cependant, lorsqu'un ou plusieurs messages sont sélectionnés, appuyez sur Déplacer vers, puis sélectionnez une étiquette dans le menu Déplacer vers. Le ou les messages sélectionnés sont déplacés hors de la boîte de réception vers cette étiquette, comme un dossier.
Le bouton "Catégories" vous permet d'organiser vos messages en catégories. Ils sont similaires aux dossiers, mais ils ajoutent une fonctionnalité supplémentaire qui n'est pas disponible avec les dossiers : vous pouvez ajouter plusieurs libellés à un message.
Pour ajouter une étiquette à un message, sélectionnez le message, cliquez sur le bouton "Catégories" et sélectionnez une étiquette dans la liste. La liste ne se ferme pas une fois la sélection effectuée, vous pouvez donc facilement appliquer plusieurs libellés au message.
Vous ne pouvez voir que les libellés que vous appliquez aux messages. Ainsi, vous pouvez marquer le message avec n'importe quelle étiquette que vous voulez, comme « Lire plus tard », et l'expéditeur du message ne le saura jamais.
Prenez des mesures sur tous les messages ou consultez rapidement vos e-mails
Si aucun message n'est sélectionné ou ouvert, il n'y a que trois boutons d'action disponibles : Sélectionner, Actualiser et Plus.
Le bouton Sélectionner (avec une case à cocher vide) offre les mêmes options que lorsqu'un ou plusieurs messages sont sélectionnés ou lorsque le message est ouvert.
Utilisez le bouton Mettre à jour (à l'aide de la flèche circulaire) pour rechercher un nouvel e-mail.
Lorsqu'aucun message n'est sélectionné ou ouvert, le bouton Plus vous permet de marquer tous les messages comme étant en lecture seule.
Afficher le texte sur les boutons au lieu des images
Si vous préférez avoir du texte plutôt que des icônes sur les boutons d'action, vous pouvez modifier l'un des paramètres pour y parvenir.
Cliquez sur le bouton d'engrenage "Paramètres" et sélectionnez "Paramètres" dans le menu déroulant. Faites défiler jusqu'à la section Étiquettes des boutons et sélectionnez l'option Texte.
Faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur Enregistrer les modifications. Tous les boutons d'action, à l'exception du bouton Sélectionner, changent pour afficher du texte au lieu d'icônes.
Parcourez rapidement vos messages avec les boutons les plus récents et les plus anciens
Si vous avez beaucoup d'e-mails dans votre boîte de réception, vous pouvez utiliser les boutons Plus récent et Plus ancien pour parcourir vos messages. Ces boutons ne sont actifs que si vous avez un message ouvert.
Communiquez à l'international grâce au bouton des outils de saisie
Gmail fournit plusieurs claviers par défaut et IME (éditeurs de méthode d'entrée) que vous devez activer pour l'utiliser, vous permettant de communiquer dans différentes langues en utilisant différentes dispositions de clavier pour améliorer la communication internationale. Les IME vous permettent d'utiliser un clavier en alphabet latin pour convertir les frappes en caractères dans une autre langue.
L'outil de saisie vocale vous permet de taper phonétiquement des langues avec des lettres anglaises, et elles seront affichées dans leur alphabet correct.
Un outil de saisie manuscrite est disponible et vous permet de taper des mots à l'aide de votre souris ou de votre trackpad.
Remarque : La traduction vocale est différente de la traduction. Lorsque vous utilisez la translittération, vous ne convertissez que le son des mots d'un alphabet à un autre, pas le sens.
Cliquez sur le bouton du clavier pour activer ou désactiver les outils de saisie. Notez que vous pouvez également appuyer sur « Ctrl + Shift + K » pour ce faire.
Cliquer sur la flèche vers le bas à droite du bouton du clavier affiche les options de saisie, telles que la sélection d'une disposition de clavier différente, l'activation du dictionnaire personnel et l'accès aux paramètres des outils de saisie.
Dans la leçon 10, nous aborderons les différents types d'outils de saisie, vous montrerons comment activer et désactiver les outils de saisie, et sélectionnerons des outils de saisie spécifiques qui seront disponibles dans la liste.
Personnaliser Gmail à l'aide du bouton Paramètres
Utilisez le bouton d'engrenage Paramètres pour sélectionner un paramètre de densité d'affichage (la distance entre les messages et les objets dans Gmail), accéder à d'autres paramètres ou thèmes et obtenir de l'aide Gmail.
Nous aborderons les paramètres utiles de Gmail dans la leçon 3.
Rédigez et envoyez des e-mails à l'aide du bouton de rédaction
Utilisez le bouton de rédaction dans le coin supérieur droit de l'écran d'accueil de Gmail pour rédiger et envoyer de nouveaux e-mails. Vous pouvez formater du texte, ajouter des images, des liens et joindre des fichiers. Nous vous montrerons toutes les fonctionnalités de construction dans la leçon 2.
Organisez votre boîte de réception avec des étiquettes par défaut et personnalisées
À gauche de la boîte de réception se trouve une liste de balises. Semblable à la liste disponible à partir du bouton Catégories, tout comme le bouton Notes, il vous permet d'organiser les messages de votre boîte de réception en catégories.
Gmail est fourni avec plusieurs libellés par défaut et vous pouvez ajouter des libellés personnalisés. Le nombre entre parenthèses à côté de l'étiquette indique le nombre de messages non lus associés à cette étiquette. Cliquez sur un lien d'étiquette pour afficher tous les messages associés à cette étiquette.
Lorsque vous faites glisser un message vers une étiquette, c'est comme si vous utilisiez le bouton Déplacer vers. Le message a été déplacé vers cette étiquette et supprimé de la boîte de réception. Cependant, vous pouvez également faire glisser une étiquette de la liste vers un message pour l'associer à cette étiquette. Cela vous permet de faire glisser plusieurs étiquettes dans un seul message, par opposition aux dossiers.
L'étiquette Tous les messages est votre archive. Utilisez cette étiquette pour aider à réduire l'encombrement dans votre boîte de réception. Déplacez les messages que vous avez lus (mais que vous ne souhaitez pas supprimer) dans votre boîte de réception vers l'étiquette Tous les messages pour archiver le message. Les messages de l'étiquette Tous les messages ne sont jamais supprimés (sauf si vous les supprimez) et sont toujours disponibles en cliquant sur le lien Étiquette Tous les messages. Lorsque vous utilisez la zone de recherche pour rechercher des messages, les messages de l'étiquette Tous les messages sont inclus dans la recherche.
Vous pouvez également définir différentes couleurs pour vos étiquettes afin de trouver rapidement les messages en un coup d'œil dans votre boîte de réception. Cliquer sur la flèche à droite de l'étiquette vous permet d'accéder aux options de cette étiquette, telles que la modification de la couleur. Utilisez ce menu pour afficher ou masquer l'étiquette dans la liste des étiquettes ou dans la liste des messages, pour modifier ou supprimer une étiquette, ou ajouter une sous-étiquette à l'étiquette.
Nous couvrirons longuement la nomenclature dans la leçon 3.
Lisez et organisez vos messages dans votre boîte de réception
Votre boîte de réception affiche tous les e-mails que vous avez reçus et qui n'ont pas encore été affectés à une étiquette ou archivés. Par défaut, les messages non lus dans la boîte de réception ont un fond blanc et sont affichés en gras tandis que les messages lus ont un fond gris et un type simple.
Chacun a sa propre façon de voir et de traiter les e-mails. Gmail vous permet de modifier le style de votre boîte de réception. Cliquez simplement sur la flèche à droite de l'étiquette Boîte de réception et sélectionnez un style différent dans la liste déroulante.
Le style actuellement sélectionné est indiqué par une coche. Chaque style est décrit à droite du menu lorsque vous déplacez votre souris sur les options.
Le passage d'un style à un autre n'affecte pas les messages dans votre boîte de réception, cela change simplement l'ordre dans lequel les messages sont répertoriés.
Marquer les messages importants avec des étoiles
Utilisez les étoiles dans votre boîte de réception pour marquer des messages spécifiques comme « importants ». Par exemple, vous pouvez marquer les messages auxquels vous devez répondre plus tard. Pour suivre un message, appuyez simplement sur l'étoile à gauche du nom de l'expéditeur.
Si le message est déjà ouvert, vous pouvez cliquer sur le bouton Plus et sélectionner Ajouter une étoile.
Vous pouvez ajouter d'autres types d'étoiles, comme un point d'exclamation ou une coche en ajustant la préférence dans les paramètres. Nous vous montrerons comment procéder dans la leçon 4.
Repérez facilement les messages avec des pièces jointes ou des invitations de calendrier
Gmail vous avertit visuellement lorsqu'un message contient une pièce jointe ou une invitation avec une icône à droite de la ligne d'objet.
Dans l'image ci-dessous, nous avons une invitation à déjeuner (icône de calendrier) dans un message et une pièce jointe (icône de trombone) dans un autre.
Restez connecté avec Hangouts
Google Hangouts vous permet d'envoyer des messages, des photos et de passer des appels vidéo à vos amis et votre famille. Il est disponible dans Gmail sous la liste des libellés sur la gauche.
Nous discuterons brièvement des hangouts plus tard dans la leçon 8.
Aperçu du cours
Pour le reste de cette série, nous nous concentrerons sur neuf domaines principaux :
Leçon 2 : Application mobile et rédaction de courriers et de chats
Nous terminons notre visite de l'interface Gmail en allant sur l'application mobile. Ensuite, nous expliquons comment composer des e-mails, y compris la réponse et le transfert. Enfin, nous vous présenterons la vue de conversation, comment la désactiver et comment supprimer un seul message de la conversation.
Leçon 3 - Gérer et étiqueter le courrier entrant
Dans la leçon 3, nous abordons la gestion de la boîte de réception, par exemple comment catégoriser automatiquement un message de la boîte de réception et organiser vos messages avec différents styles de boîte de réception. Ensuite, nous creusons dans les étiquettes de courrier.
Leçon 4 - Filtres de messagerie et Star System
La leçon 4 commence par une discussion sur la façon de filtrer le courrier classifié, y compris sur la façon d'importer et d'exporter facilement des filtres existants vers d'autres comptes Gmail. Nous terminons la leçon en nous concentrant sur les systèmes d'étoiles, qui vous permettent de marquer différents e-mails avec des étoiles de couleurs différentes, ce qui facilite la recherche et le regroupement des messages.
Leçon 5 - Pièces jointes, signatures et sécurité
Si vous souhaitez inclure une signature à la fin de chaque message, vous découvrirez comment le faire dans la leçon cinq. Nous couvrons également brièvement la fonctionnalité des pièces jointes Gmail et concluons la leçon en expliquant comment modifier votre mot de passe, ajouter une sécurité à deux niveaux et sauvegarder vos données.
Leçon 6 - Invitations de vacances et répondeurs
Dans la leçon 6, nous abordons les invitations : comment les rechercher, y répondre et les inclure dans les messages Gmail. En conclusion, nous expliquons comment fonctionnent les intervenants de vacances et comment les utiliser efficacement lorsque vous n'êtes pas au bureau.
Leçon 7 - Utiliser Gmail comme liste de tâches
La leçon 7 est uniquement consacrée à l'utilisation de Gmail en tant que liste de tâches - ajouter, créer, renommer et tout autre élément lié à une autre liste de tâches.
Leçon 8 - Comptes multiples, raccourcis clavier et Hangouts
Ici, nous couvrons Google Hangouts (officiellement Gtalk), qui vous permettra de discuter facilement avec n'importe quel autre utilisateur de Gmail, ou de créer un Hangout avec plusieurs utilisateurs. Ensuite, nous passons à l'utilisation et à la gestion de plusieurs comptes, à la déconnexion à distance de Gmail et enfin à une brève introduction à l'utilisation de Gmail avec le clavier.
Leçon 9 - Utilisation de votre compte Gmail pour accéder à d'autres comptes et travailler hors ligne
Si vous avez d'autres comptes de messagerie, vous pouvez y accéder via votre compte Gmail, ce qui vous permet de combiner tous vos comptes en un seul. Vous pouvez également utiliser Gmail hors connexion lorsque vous ne disposez pas d'un accès Internet fiable, par exemple si vous êtes en voyage ou dans une région éloignée.
Leçon 10 – Conseils et ateliers Gmail Power
Nous terminons la série en vous présentant quelques-uns des divers conseils de puissance restants et en vous présentant Gmail Labs, qui vous permettra d'étendre la puissance et les fonctionnalités de Gmail bien au-delà de l'interface utilisateur de base par défaut.
