پیوست ها ، امضا و امنیت در Gmail

در این درس ، ما روی پیوست ها و نحوه ایجاد ایمیل های شخصی خود با امضای سفارشی تمرکز می کنیم.

ما کارها را با اطلاعات در مورد بهترین راه برای محافظت از داده های حساب شما و همچنین پشتیبان گیری از داده های شما در محلی به پایان می رسانیم تا همیشه آن را داشته باشید ، حتی اگر حساب خود را حذف کنید.

راهنمای جامع ما برای آشنایی با Gmail

المرفقات

افزودن پیوست به ایمیل در Gmail آسان است. از همه مهمتر ، با Gmail ، می توانید در صورت فراموش کردن پیوست کردن یک فایل ، از خجالت ارسال ایمیل بعدی جلوگیری کنید.

توجه: پیام های Gmail می توانند حداکثر تا 25 مگابایت (مگابایت) باشند. اگر می خواهید پیوست هایی را در پیام ارسال کنید که باعث می شود حجم آنها بیش از 25 مگابایت باشد ، می توانید به جای آن فایل هایی را از Google Drive وارد کنید. محدودیتی در تعداد پیوست های مجاز در هر پیام وجود ندارد ، مگر اینکه از محدودیت حجم 25 مگابایت تجاوز کنید.

یک راه این است که روی Attach Files در پایین پنجره Create کلیک کنید.

فایلهای خود را برای پیوست کردن به پیام در کادر گفتگوی باز انتخاب کنید. می توانید چندین فایل را همزمان با انتخاب چندین فایل به همان شیوه ای که در Windows Explorer انجام می دهید ، پیوست کنید. برای پیوست کردن فایل های انتخاب شده روی Open کلیک کنید.

پیشرفت پیوست کردن فایل ها در پایین پیام ظاهر می شود.

حال ، اگر فراموش کرده اید فایل های خود را ضمیمه کنید ، چه؟ Gmail به شما اجازه نمی دهد فراموش کنید. Gmail تشخیص می دهد که عبارات خاصی را در متن پیام خود تایپ می کنید و قبل از ارسال پیام ، یک یادآوری ظاهر می شود.

قبل از ارسال پیام ، روی لغو کلیک کنید و فایلها را ضمیمه کنید.

هر یک از عبارات زیر یادآوری پیوست را نمایش می دهد.

• فایل پیوست را مشاهده کنید
• ضمیمه را ببین
• ضمیمه را ببین
• پیوست به این ایمیل
• ضمیمه کردم
• ضمیمه کردم
• تضمین کرده ام
• تضمین کرده ام
• فایل پیوست شده

برای ضمیمه کردن فایل ها از کشیدن و رها کردن استفاده کنید

همچنین می توانید فایل ها را روی پیامی که برای پیوست کردن ترکیب می کنید بکشید و رها کنید. به سادگی یک فایل را از پنجره Explorer روی پیامی که می نویسید بکشید.

یک امضای ایمیل در Gmail Mobile تنظیم کنید

یک امضای ایمیل به طور خودکار به شما امکان می دهد چند خط اطلاعات تماس (یا هرگونه اطلاعات دیگر) را در انتهای هر ایمیل خروجی قرار دهید ، به شما این امکان را می دهد تا به راحتی کسب و کار خود یا خودتان را تبلیغ کنید.

Gmail به شما امکان می دهد یک امضا تنظیم کنید تا در پیامهایی که می نویسید قرار گیرد.

برای تنظیم امضایی که به طور خودکار به ایمیل هایی که در Gmail ایجاد می کنید پیوست می شود ، روی دکمه چرخ دنده تنظیمات کلیک کرده و از منوی کشویی "تنظیمات" را انتخاب کنید. در برگه عمومی بمانید ، به قسمت Signature بروید و گزینه زیر را بدون امضا برای روشن کردن ویژگی انتخاب کنید.

متنی را که می خواهید به عنوان امضای خود استفاده کنید وارد کنید. اگر لوگو دارید ، می توانید آن را به عنوان تصویر با متن خود یا به تنهایی درج کنید. همچنین می توانید با انتخاب متن پیوند و کلیک روی دکمه پیوند در نوار ابزار ، پیوندهایی به متن موجود در امضای خود اضافه کنید.

توجه: اگر می خواهید تصویری را به امضای خود اضافه کنید ، باید از تصویری که به طور عمومی در وب در دسترس است استفاده کنید. به عنوان مثال ، برای استفاده از لوگوی شرکت خود ، ممکن است بتوانید آن را در وب سایت شرکت خود پیدا کرده و آدرس اینترنتی را از آنجا کپی کنید. برای درج تصویر در امضای خود ، به یک آدرس اینترنتی وب نیاز دارید. اگر تصویری که می خواهید استفاده کنید در حال حاضر در وب موجود نیست ، می توانید از سایت هایی مانند استفاده کنید وبلاگ نویس و سایت ها گوگل برای ایجاد یک وب سایت ساده و بارگذاری تصویر خود در آن. یا می توانید از سرویس میزبانی تصویر استفاده کنید.

در بخش "پیوند به" ، مشخص کنید آیا پیوند به "آدرس وب" یا "آدرس ایمیل" است. نشانی اینترنتی یا آدرس ایمیل را در قسمت "این پیوند باید به کدام URL برود؟" وارد کنید. جعبه اگر می خواهید پیوند را آزمایش کنید تا مطمئن شوید که کار می کند ، روی "Test this link" کلیک کنید. پس از رضایت ، روی OK کلیک کنید.

پیوند قرار داده شده است. هنگامی که مکان نما روی هر یک از متن های پیوندی قرار دارد ، گزینه های اضافی نمایش داده می شود. شما می توانید پیوند "رفتن به پیوند" ، "تغییر" پیوند ، یا پیوند "حذف" را حذف کنید. برای پنهان کردن این گزینه ها ، روی "X" در سمت راست کادر کلیک کنید ، یا روی هر متن غیر مرتبط دیگری در امضا کلیک کنید.

Gmail به صورت خودکار دو خط تیره (-) را در بالای امضای شما وارد می کند و آنها را از بدنه پیام ایمیل جدا می کند ، همانطور که در زیر نشان داده شده است.

شما می توانید خط تیره را ترک کنید. برای انجام این کار ، کادر تأیید "درج این امضا قبل از نوشتار نقل قول شده در پاسخها و حذف یک خط" - "قبل از آن" را انتخاب کنید. توجه داشته باشید که این گزینه همچنین امضای شما را قبل از متن نقل قول شده در پاسخ ها درج می کند.

روی ذخیره تغییرات کلیک کنید.

هنگامی که امضا در پیام جدیدی وارد شد ، می توانید آن را به صورت دستی ویرایش یا حذف کنید.

یک امضای ایمیل در Gmail Mobile تنظیم کنید

برنامه تلفن همراه Gmail به شما امکان می دهد یک امضا برای استفاده در برنامه جدا از امضایی که در Gmail در مرورگر تنظیم کرده اید ، تنظیم کنید.

ما به شما نحوه تنظیم امضا در تلفن Android خود را نشان می دهیم. برای افزودن امضا در برنامه Gmail در تلفن Android خود ، روی دکمه منو در تلفن خود ضربه بزنید و "تنظیمات" را از پنجره باز شده انتخاب کنید.

در صفحه تنظیمات ، آدرس ایمیل حسابی را که می خواهید برای آن امضا تنظیم کنید ، لمس کنید.

گزینه "Sign" را در صفحه "Settings" لمس کنید.

امضای خود را در پنجره باز شده امضا وارد کرده و روی تأیید ضربه بزنید.

توجه: می توانید Enter را در امضا فشار دهید تا متن امضای خود را در چندین خط قرار دهید ، با این حال ، نمی توانید در برنامه Gmail ، پیوندهایی به متن موجود در امضای خود اضافه کنید.

امضا در زیر گزینه "Signature" در صفحه "Settings" ظاهر می شود.

دوبار روی دکمه بازگشت در تلفن خود ضربه بزنید تا به صندوق ورودی خود بازگردید. دکمه ایجاد را لمس کنید.

امضایی که انتخاب کرده اید به طور خودکار به پیام ایمیل جدید اضافه می شود.

چندین امضا تنظیم کنید

فقط می توانید یک امضا در Gmail اضافه کنید. با این حال ، راهی برای دور زدن این محدودیت در مرورگر وجود دارد. اگر در Gmail به چندین امضا نیاز دارید ، می توانید با استفاده از ویژگی Canned Responses در آزمایشگاه های Gmail ، امضای بیشتری ایجاد کنید.

وقتی در مورد ویژگی های پیشرفته در آزمایشگاه های Gmail صحبت می کنیم ، در درس 10 به این ویژگی می پردازیم.

حساب و داده های خود را ایمن نگه دارید

ما می خواهیم برای بقیه این درس کمی دنده را تغییر دهیم تا بر امنیت حساب و پشتیبان گیری از اطلاعات شما تمرکز کند. از آنجایی که شما بیشتر زندگی خود (مخاطبین ، تقویم ها ، وظایف و غیره) را در حساب Gmail خود نگه می دارید ، ضروری است بدانید که چگونه آن را ایمن نگه دارید و در صورت لزوم چگونه از داده های خود در موارد زیر پشتیبان گیری کنید. به عنوان مثال ، شما تصمیم می گیرید هر زمان که می خواهید حساب خود را حذف کنید.

اطلاعات خود را با تنظیمات حساب Google خود ایمن کنید

می توانید رمز عبور ، گزینه های بازیابی حساب و اعلان ها را در قسمت امنیت بخش حساب ها تغییر دهید.

برای ورود به صفحه حساب ها ، روی دکمه چرخ دنده تنظیمات کلیک کنید و از منوی کشویی تنظیمات را انتخاب کنید. روی "حساب ها" در بالای صفحه "تنظیمات" کلیک کنید.

در بخش تغییر تنظیمات حساب ، می توانید گذرواژه خود را تغییر دهید ، گزینه های بازیابی رمز عبور را تغییر دهید و به سایر تنظیمات حساب Google دسترسی پیدا کنید.

رمز Gmail خود را تغییر دهید

بهتر است هر چند وقت یکبار گذرواژه های خود را تغییر دهید تا از دسترسی غیر مجاز به حساب های آنلاین خود ، از جمله Gmail جلوگیری کنید. اگر مشکوک هستید که شخصی به حساب Gmail شما دسترسی پیدا کرده است ، باید فوراً رمز عبور خود را تغییر دهید.

برای تغییر رمز عبور ، مانند تصویر بالا به صفحه حساب های اصلی دسترسی پیدا کنید. در بخش "تغییر تنظیمات حساب" ، روی پیوند "تغییر رمز عبور" کلیک کنید.

در صفحه تغییر رمز عبور ، گذرواژه فعلی را وارد کنید ، سپس دوباره رمز عبور جدید را در تأیید رمز عبور جدید وارد کنید و روی تغییر رمز عبور کلیک کنید تا تغییر پذیرفته شود.

در صورت فراموش کردن رمز عبور Gmail ، آن را بازیابی یا بازنشانی کنید

اگر گذرواژه Gmail خود را فراموش کرده اید ، چند راه برای بازیابی یا بازنشانی آن وجود دارد.

همانطور که قبلاً مورد بحث قرار گرفتید ، به قسمت حسابها در صفحه تنظیمات دسترسی پیدا کنید. روی پیوند "تغییر گزینه های بازیابی رمز عبور" در "تغییر تنظیمات حساب" کلیک کنید.

از صفحه گزینه های بازیابی حساب برای ایمن سازی بیشتر حساب Google خود و ارائه راه هایی برای دسترسی به حساب در صورت فراموش کردن گذرواژه خود استفاده کنید.

می توانید یک شماره "تلفن همراه" برای محافظت از حساب خود ، یک "آدرس ایمیل بازیابی" که به Google اجازه می دهد در مورد تغییرات در حساب شما با شما تماس بگیرد ، و "آدرس ایمیل جایگزین" ، که آدرس ایمیل بازیابی دیگر و همچنین method Other برای ورود به سیستم حساب Google خود.

هنگام تماس با Google در مورد آن ، همچنین می توانید یک س Securityال امنیتی برای حساب خود تنظیم کنید تا ثابت کند که این حساب شما است.

هر گونه تغییری را که می خواهید در گزینه های بازیابی حساب خود اعمال کنید و پس از اتمام کار روی ذخیره کلیک کنید.

با تأیید صحت دو مرحله ای یک لایه امنیتی اضافی دریافت کنید

بخش امنیت صفحه حساب ها همچنین به شما امکان می دهد تا برای تأمین امنیت بیشتر با استفاده از تلفن همراه خود ، تأیید XNUMX مرحله ای را در حساب خود اعمال کنید.

به طور خلاصه ، هنگامی که انتخاب می کنید تأیید صحت XNUMX مرحله ای را به حساب Google خود اضافه کنید ، هنگام وارد کردن رمز عبور خود ، Google یک کد عددی به تلفن همراه شما ارسال می کند. سپس با وارد کردن کد در صفحه بعدی ، یعنی مرحله دوم ، هویت خود را تأیید می کنید.

مقاله ما را در مورد ببینید حساب Google خود را با تأیید صحت XNUMX مرحله ای ایمن کنید برای اطلاعات دقیق در مورد تنظیم این ویژگی.

با گزینه های عکس خارجی از حریم خصوصی خود محافظت کنید

با این حال ، به طور پیش فرض ، Gmail همیشه قبل از نمایش تصاویر در ایمیل ها از شما می پرسد. برخی از فرستنده ها ممکن است سعی کنند از تصاویر برای انتقال ویروس یا بدافزار به رایانه یا دستگاه تلفن همراه شما استفاده کنند و امنیت آنها را به خطر بیاندازند.

از دسامبر 2013 ، گوگل نحوه مدیریت تصاویر Gmail در ایمیل را تغییر داد. در مرورگر شما ، Gmail اکنون تصاویر را در پیام های شما به طور خودکار نمایش می دهد. این تغییر در Gmail برای Android و iOS "اوایل سال 2014" اعمال می شود.

با این حال ، پیام های Gmail شما همچنان ایمن خواهند بود. معمولاً تصاویر مستقیماً از سرورهای اصلی میزبان خارجی ارائه می شوند. با این حال ، Gmail اکنون همه عکس ها را از طریق سرورهای پروکسی امن Google ارائه می دهد. این به طرق زیر از شما محافظت می کند:

• فرستندگان نمی توانند از بارگذاری تصویر برای به دست آوردن اطلاعاتی مانند آدرس IP یا مکان شما استفاده کنند.
• فرستندگان نمی توانند کوکی ها را در مرورگر شما تنظیم یا مطالعه کنند.
• Gmail عکس های شما را از نظر ویروس ها یا بدافزارهای شناخته شده بررسی می کند.

Gmail به بررسی هر پیام برای محتوای مشکوک ادامه می دهد و اگر Gmail فرستنده یا پیامی را مشکوک یا بالقوه مضر بداند ، تصاویر نمایش داده نمی شوند و از شما س askedال می شود که آیا می خواهید تصاویر را ببینید.

بنابراین ، Google همچنان مسئول امنیت عکس های دریافت شده از طریق Gmail خواهد بود. به گفته گوگل ، "ایمیل شما ایمن تر ، سریعتر و زیباتر از همیشه خواهد بود."

انتخاب کنید که می خواهید عکس ها به صورت خودکار در تنظیمات نمایش داده شوند

اگر نمی خواهید تصاویر به صورت خودکار نمایش داده شوند ، همچنان می توانید تصاویر را به صورت پیام ارسال کنید.

مقاله ما را در مورد ببینید نحوه غیرفعال کردن بارگذاری خودکار تصاویر در Gmail برای افزایش حریم خصوصی و بارگذاری سریعتر درباره این ویژگی و نحوه تغییر تنظیمات بیشتر بدانید تا بتوانید تصمیم بگیرید که تصاویر هر پیام را به صورت جداگانه نمایش دهید.

از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه کنید

همیشه به شما آموخته اند که پشتیبان گیری از داده های خود مانند اسناد ، یادداشت ها و غیره ایده خوبی است و این امر در مورد ایمیل ها ، داده های تقویم و مخاطبین نیز صادق است.

اکنون شما در Gmail این امکان را دارید که یک کپی از داده های خود را از محصولات مختلف Google مانند تقویم و مخاطبین صادر کنید و به زودی می توانید یک نسخه از پیام های Gmail خود را نیز صادر کنید.

هر سرویس Google در قالب متفاوتی بایگانی می شود. برای اطلاعات در مورد هر یک از فرمت های موجود برای خدمات مختلف ، مراجعه کنید صفحه جهت ها گوگل .

برای بایگانی کردن داده های Google ، روی دکمه چرخ دنده "تنظیمات" کلیک کنید و از منوی کشویی "تنظیمات" را انتخاب کرده و روی برگه "حسابها" در صفحه "تنظیمات" کلیک کنید.

در بخش "تغییر تنظیمات حساب" در صفحه "حساب ها" ، روی پیوند "تنظیمات حساب Google" کلیک کنید.

در صفحه "حساب ها" ، روی "بارگیری داده های خود" در بخش "حساب" کلیک کنید.

در بارگیری نسخه ای از صفحه اطلاعات خود ، روی ایجاد بایگانی کلیک کنید.

صفحه بعدی به شما امکان می دهد محصولات Google را که می خواهید داده های خود را برای آنها بارگیری کنید انتخاب کنید. جهت ایجاد آرشیو ، دستورالعمل های روی صفحه را دنبال کنید.

همچنین می توانید روی پیوند "بایگانی های من" در گوشه بالا سمت راست کلیک کرده و به آرشیو خود در رایانه خود دسترسی پیدا کرده و بارگیری کنید.

با استفاده از روش های دیگر از حساب Gmail خود نسخه پشتیبان تهیه کنید

شما هم می توانید برای بارگیری نسخه پشتیبان از حساب Gmail خود از یک ابزار منبع باز به نام GMVault استفاده کنید به این یک ابزار خط فرمان است که می تواند در سیستم عامل های Windows ، Linux و Mac OS X استفاده شود.

اگر با استفاده از ابزار خط فرمان راحت نیستید ، می توانید برای بارگیری و پشتیبان گیری ایمیل خود از حساب Gmail خود ، از سرویس گیرنده ایمیل Thunderbird رایگان استفاده کنید .

اگر از اوبونتو استفاده می کنید ، ما نحوه انجام آن را توضیح داده ایم از برنامه ای به نام Getmail برای پشتیبان گیری از حساب Gmail خود استفاده کنید .

حتی می توانید پیام های Gmail خود را با ارسال خودکار آنها به آدرس ایمیل دیگر پشتیبان گیری کنید. توصیف کردن راهنمای Google چگونه انجامش بدهیم. توجه داشته باشید که این روش فقط از ایمیلی که دریافت می کنید پشتیبان گیری می کند و نه نامه ارسال شده.

به شرح زیر …

افزودن پیوست به پیام های Gmail بسیار عالی است و از همه بهتر ، اگر شما نوع فراموشکار هستید ، سیستم به شما یادآوری می کند. این خبر خوبی است ، به خصوص اگر یک امضای مرتب و حرفه ای اضافه کرده اید و نمی خواهید با فراموش کردن قرار دادن یک فایل ، خود را شرمنده کنید.

مهمتر از همه ، شما در حال حاضر درک بهتری از گزینه های امنیتی موجود در اختیار دارید و اینکه چگونه می توانید با حفظ امنیت داده های ارزشمند خود ، حساب خود را به بهترین نحو حفظ کنید.

در درس بعدی درباره دعوت ها و پاسخ دهندگان تعطیلات بحث می شود ، بنابراین هرگز یک رویداد مهم را از دست نخواهید داد و می توانید به سرعت به مردم اطلاع دهید که چه زمانی از دفتر خارج شده اید و چه زمانی دوباره برمی گردید.

منبع