بحث امروز ما درباره رتبه بندی در Gmail است که شامل فیلترها می شود و سپس به ردیابی ایمیل های مهم با ستاره می پردازیم.
برچسب ها عالی هستند اما با یکپارچه سازی فیلترها می توان از آنها به طور مثرتری استفاده کرد ، بنابراین پیام هایی که می رسند و معیارهای خاصی را برآورده می کنند به طور خودکار یک برچسب یا برچسب اعمال می شوند. این امر به سازماندهی بسیار کمک می کند و می تواند شلوغی صندوق ورودی را به میزان قابل توجهی کاهش دهد.
با استفاده از کادر جستجو یک فیلتر جدید ایجاد کنید
برای ایجاد فیلتر جدید ، گزینه های جستجو را در کادر Search انتخاب کرده و فیلتری را از جستجو ایجاد می کنیم. برای انجام این کار ، روی پیکان رو به پایین در کادر جستجو کلیک کنید.
معیارهای جستجوی خود را در کادر گزینه های جستجو وارد کنید. می توانید پیام های یک شخص خاص یا یک دامنه کامل (@example.com) را با چند کلمه در موضوع و سایر اصطلاحات جستجو کنید.
برای ایجاد فیلتر بر اساس این جستجو ، روی پیوند "ایجاد فیلتر با این جستجو" کلیک کنید.
گزینه های فیلتر نمایش داده می شود. کادرهای تأیید را انتخاب کنید که نشان می دهد می خواهید با پیام هایی که با معیارهای جستجو مطابقت دارند ، چه کار کنید.
به عنوان مثال ، ما انتخاب کردیم که پیامها را از آدرس ایمیل مشخص شده با برچسب "مدرسه HTG" علامت گذاری کنیم و این پیامها را همیشه به عنوان "مهم" علامت گذاری کنیم. ما همچنین تصمیم گرفته ایم که فیلتر را برای همه ایمیل های موجود از آن شخص اعمال کنیم.
توجه: اگر می خواهید برچسب ها مانند پوشه ها عمل کنند ، می توانید "رد کردن صندوق ورودی (بایگانی آن)" را انتخاب کنید تا ایمیل ها به طور خودکار به محض ورود به برچسب ها منتقل شوند. این امر ایمیل ها را منظم تر نگه می دارد ، اگرچه ممکن است یک پیام مهم را از دست بدهید زیرا به طور خودکار در صندوق ورودی شما ظاهر نمی شود.
پس از انتخاب معیارهای فیلتر ، روی ایجاد فیلتر کلیک کنید.
توجه: وقتی یک پیام را بعنوان یک اقدام در فیلتر انتخاب می کنید ، فقط پیامهای جدید تحت تأثیر قرار می گیرند. پیامهای موجود که فیلتر به آنها اعمال می شود ، ارسال نمی شوند.
پیامی مبنی بر ایجاد فیلتر شما ظاهر می شود. توجه داشته باشید در این تصویر ، همه پیامهای این شخص با عنوان "مدرسه HTG" برچسب گذاری شده اند.
پیامها نیز به صورت خودکار به عنوان مهم علامت گذاری می شوند (نمادهای پرچم در سمت چپ فرستنده ها با رنگ زرد پر می شوند).
با استفاده از صفحه تنظیمات ، یک فیلتر جدید ایجاد کنید
همچنین می توانید در تنظیمات یک فیلتر ایجاد کنید.
صفحه "تنظیمات" را همانطور که قبلاً نشان داده شده وارد کنید و روی پیوند "فیلترها" در بالا کلیک کنید.
روی پیوند "ایجاد فیلتر جدید" کلیک کنید.
معیارهای جستجو و فیلتر خود را مانند روش قبلی تعریف کنید و روی "ایجاد فیلتر" در گفتگوی گزینه های فیلتر کلیک کنید.
به جای اینکه در صندوق ورودی خود قرار بگیرید ، به صفحه فیلترها بازگردانده می شوید و فیلتر جدید لیست می شود. می توانید آن را برای صادرات ویرایش ، حذف یا انتخاب کنید (در این درس صادرات فیلترها بعداً انجام می شود).
روی برچسب "صندوق ورودی" کلیک کنید تا به صندوق ورودی خود بازگردید.
برای ایجاد فیلتر جدید از یک پیام خاص استفاده کنید
همچنین می توانید بر اساس پیام موجود فیلتر ایجاد کنید. برای انجام این کار ، یک پیام را در لیست پیام خود یا در یک برچسب انتخاب کنید.
روی دکمه اقدام "More" کلیک کنید و "Filter messages like this" را از منوی کشویی انتخاب کنید.
توجه داشته باشید که قسمت From در محاوره Filter به طور خودکار پر می شود. هر معیار فیلتر دیگری را که می خواهید وارد کنید و روی "ایجاد فیلتر با این جستجو" کلیک کنید.
معیارهای فیلتر خود را با انتخاب گزینه های فیلتر در گفتگوی بعدی که قبلاً توضیح داده شد ، تعیین کنید.
توجه: می توانید از این روش برای تنظیم فیلترها برای حذف خودکار ایمیل های ناخواسته در هنگام دریافت استفاده کنید.
فیلتر یکسانی را روی چند فرستنده اعمال کنید
می توانید از یک فیلتر واحد برای مدیریت پیام های تعدادی از آدرس های ایمیل مختلف استفاده کنید. به عنوان مثال ، ما می توانیم برای پیام های چند شخص با استفاده از برچسب "مدرسه HTG" رتبه بندی کنیم. برای انجام این کار ، گفتگوی گزینه های جستجو را با استفاده از پیکان رو به پایین در کادر جستجو باز کنید.
هر آدرس ایمیل را در قسمت From ، با کلمه "یا" جدا کنید ، اضافه کنید و با این جستجو روی ایجاد فیلتر کلیک کنید.
برای اعمال برچسب یکسان روی پیام های هر یک از این آدرس های ایمیل ، کادر تأیید Apply label را انتخاب کرده و برچسب مورد نظر را از پنجره باز شده انتخاب کنید. سایر اقدامات مربوط به این فیلتر را اعمال کرده و روی ایجاد فیلتر کلیک کنید.
توجه: اگر می خواهید این فیلتر را روی پیامهایی که قبلاً از این دو آدرس ایمیل دریافت کرده اید اعمال کنید ، کادر انتخاب "همچنین فیلتر را روی مکالمات منطبق اعمال کنید" را علامت بزنید.
صادرات و واردات فیلترها
اکنون که نحوه تنظیم فیلترها را آموخته اید ، احتمالاً فیلترهای بسیار مفیدی ایجاد کرده اید که ممکن است بخواهید در سایر حساب های Gmail خود استفاده کنید. می توانید فیلترها را از یک حساب صادر کرده و به حساب دیگر وارد کنید.
فیلتر صادرات
برای صادر کردن فیلتر ، ابتدا به صفحه فیلترها در صفحه تنظیمات (با استفاده از دکمه دندانه تنظیمات) دسترسی پیدا کنید. سپس فیلتری را که می خواهید صادر کنید در لیست انتخاب کرده و روی "صادرات" کلیک کنید.
توجه: می توانید چندین فیلتر را برای صادر کردن همزمان انتخاب کنید.
در محاوره Save As ، به محلی که می خواهید فیلتر را ذخیره کنید ، بروید. فیلتر به عنوان یک فایل XML با نام پیش فرض ذخیره می شود که در صورت تمایل می توانید آن را تغییر دهید ، فقط مطمئن شوید که پسوند را در قالب xml بگذارید و روی ذخیره کلیک کنید.
اکنون فایلی دارید که می توانید از آن نسخه پشتیبان تهیه کنید ، به رایانه دیگری منتقل کنید ، با یک دوست به اشتراک بگذارید یا به یک حساب Gmail دیگر وارد کنید.
واردات فیلتر
برای وارد کردن فیلتر به حساب Gmail خود ، در صفحه تنظیمات به فیلترها دسترسی پیدا کرده و روی پیوند وارد کردن فیلترها کلیک کنید.
در بخش "وارد کردن فیلترها" ، روی "انتخاب فایل" کلیک کنید.
توجه: اگر نظر خود را در مورد وارد کردن فیلتر تغییر داده اید ، روی پیوند "لغو وارد کردن" کلیک کنید.
در کادر گفتگوی باز ، به مکانی بروید که فیلتر صادر شده را ذخیره کرده اید. فایل را انتخاب کرده و روی "باز کردن" کلیک کنید.
نام فایل در کنار دکمه انتخاب فایل ذکر شده است. روی Open File کلیک کنید تا فایل باز شود و فیلترها را در آن وارد کنید.
در حالی که فایل فیلتر باز است ، در زیر کادر جستجو پیامی ظاهر می شود. بسته به تعداد فیلترهای موجود در فایل ، ممکن است کمی طول بکشد.
همه فیلترها در پرونده انتخاب شده در زیر وارد کردن فیلترها فهرست شده اند. فیلترهایی را که می خواهید وارد کنید انتخاب کنید. اگر می خواهید فیلترهای وارد شده را روی ایمیل های موجود اعمال کنید (درست مانند فیلتر جدید) ، کادر انتخاب "اعمال فیلترهای جدید در نامه های موجود" را علامت زده و روی ایجاد فیلترها کلیک کنید.
کادر محاوره ای را نشان می دهد که پیشرفت روند ایجاد فیلتر را نشان می دهد. با کلیک روی توقف می توانید ایجاد فیلترها را لغو کنید.
هنگامی که فیلترها ایجاد می شوند ، آنها در لیست شما در صفحه فیلترها نمایش داده می شوند.
ایمیل های مهم را با سیستم Star پیگیری کنید
سیستم ستاره Gmail به شما امکان می دهد مهم ترین ایمیل های خود را علامت گذاری کنید تا بعداً به راحتی آنها را پیدا کنید. به طور پیش فرض ، پیام های ستاره دار با ستاره زرد مشخص می شوند ، اما می توانید رنگ ها و انواع دیگر ستاره ها را اضافه کنید.
ستاره ها در سمت چپ نام فرستنده در صندوق ورودی ظاهر می شوند.
یک ستاره به پیام اضافه کنید
برای افزودن یک ستاره به یک پیام در صندوق ورودی خود ، روی نماد ستاره در کنار نام فرستنده کلیک کنید ، همانطور که در تصویر بالا نشان داده شده است.
همچنین می توانید یک ستاره را به یک پیام در حالی که پیام باز است اضافه کنید. برای انجام این کار ، روی نماد ستاره در گوشه سمت راست بالای پیام در سمت راست تاریخ کلیک کنید. در مکالمات ، در سمت راست اولین پیام در بالای مکالمه قرار می گیرد.
برای افزودن یک ستاره به پیامی که می نویسید ، روی پیکان More Options در گوشه سمت راست پایین پنجره نوشتن کلیک کنید.
ماوس خود را روی گزینه "Label" حرکت دهید و سپس "Add star" را از زیر منو انتخاب کنید.
در برچسب ارسال نامه ، پیامی که ارسال کرده اید با ستاره مشخص شده است.
از طرح های چند ستاره بر روی پیام های خود استفاده کنید
Gmail به شما امکان می دهد از چندین رنگ و انواع "ستاره" برای تشخیص پیام ها از یکدیگر استفاده کنید.
اگر می خواهید چندین پیام را با سطوح مختلف اهمیت علامت گذاری کنید ، این ویژگی مفید است. برای مثال ، می توانید از ستاره بنفش برای پیام هایی که می خواهید دوباره بخوانید و از علامت تعجب قرمز برای پیامهایی که باید پیگیری کنید استفاده کنید.
روی دکمه Settings کلیک کنید و از منوی کشویی Settings را انتخاب کنید. در برگه General ، به قسمت Stars بروید. برای افزودن انواع مختلف ستاره ها ، نمادها را از قسمت Not in Use به قسمت در حال استفاده بکشید. اگر بیش از یک نوع ستاره در حال استفاده دارید ، روی نماد ستاره در کنار ایمیل هایی که از طریق تمام ستاره های مورد استفاده عبور می کنند ، کلیک کنید. اگر پیامی را در حالی که باز است ستاره گذاری می کنید ، فقط نوع اول ستاره اعمال می شود.
پیامهای ستاره دار را جستجو کنید
برای مشاهده همه پیام های ستاره دار خود ، روی برچسب "ستاره دار" در سمت چپ پنجره اصلی Gmail کلیک کنید. همچنین می توانید با تایپ کردن "is: starred" در کادر "Search" ، پیامهای ستاره دار را جستجو کنید.
پیامهایی را با نوع خاصی از ستاره جستجو کنید
اگر از چندین نوع مختلف ستاره برای علامت گذاری پیام های خود استفاده کرده اید ، می توانید نوع خاصی از ستاره را جستجو کنید. برای انجام این کار ، با "دارای:" به نام ستاره (به عنوان مثال ، "دارای: red-bang") جستجو کنید.
برای یافتن نام یک ستاره خاص ، به زبانه General در صفحه تنظیمات دسترسی پیدا کرده و بر روی نوع ستاره مورد نظر حرکت دهید. نام ستاره در یک پنجره ظاهر می شود.
همچنین فهرستی از ستاره ها در یک موضوع راهنما وجود دارد جستجوی پیشرفته در راهنمای Gmail.
پیام های ستاره دار را از برگه اصلی دور نگه دارید
اگر صندوق ورودی خود را با استفاده از زبانه های قابل تنظیم که قبلاً در این درس ذکر شده است سازماندهی کنید ، پیامهای سایر برگه های ستاره دار نیز در برگه Basic قرار می گیرد. اگر نمی خواهید پیام های ستاره دار از برگه های دیگر در برگه Basic مشاهده کنید ، می توانید این مورد را خاموش کنید.
روی نماد "+" در سمت راست برگه ها کلیک کنید.
در کادر محاوره ای Select Select to Enable ، تیک Include starered in main را بردارید و سپس روی ذخیره کلیک کنید.
به شرح زیر …
ما اکنون در پایان درس 4 اینجا هستیم ، اما شما در حال تبدیل شدن به یک حرفه ای Gmail هستید! تنها در چهار روز ، شما اکنون به اندازه ای که لازم است برای درخشش صندوق ورودی خود بدانید ، و پیامها اکنون بدون پر کردن صندوق ورودی شما به طور خودکار به برچسب های تعیین شده خود راه پیدا می کنند.
در درس بعدی در مورد امضا و نحوه ایمن نگه داشتن نمایه خود و پشتیبان گیری از داده ها صحبت خواهیم کرد.
