در درس امروز ، ما به شما کمک می کنیم تا نحوه طبقه بندی بهتر صندوق ورودی و سازماندهی پیام های خود را با استفاده از برچسب ها و برخی از زبانه های از پیش تعیین شده اما قابل تنظیم ، به شما کمک کنیم.
ابتدا ، ما در مورد رابط برگه های خودکار Gmail ، صندوق پستی اولویت دار و همه تنظیمات آن صحبت می کنیم.
به طور خودکار نامه های ورودی را با زبانه های قابل تنظیم طبقه بندی کنید
Gmail اکنون دسته های برگه دار و خودکار را برای صندوق ورودی شما ارائه می دهد. این ویژگی صندوق ورودی شما را به اصلی ، اجتماعی ، تبلیغاتی ، به روز رسانی و انجمن ها تقسیم می کند. اگر در بسیاری از خدمات آنلاین شرکت می کنید ، این ویژگی می تواند مفید باشد.
اساساً ، پیام های دریافتی برای انواع خاصی از سایت ها یا برای محتوای خاصی ، می تواند در قسمت های مختلف صندوق ورودی شما جمع آوری شود. این می تواند به صندوق پستی کمتر شلوغ منجر شود.
انتخاب کنید که کدام برگه ها در صندوق ورودی شما قابل مشاهده باشند
این برگه ها قابل تنظیم هستند و به شما این امکان را می دهند تا برگه های مورد نظر خود را در صندوق ورودی خود انتخاب کنید. برای تغییر برگه های قابل مشاهده ، روی نماد بعلاوه در سمت چپ برگه ها کلیک کنید.
کادر محاوره ای Select Tabs to Enable ظاهر می شود. کادرهای تأیید برگه هایی را که می خواهید در صندوق ورودی شما در دسترس باشند ، انتخاب کنید.
توجه: اگر یک برگه را پنهان کنید ، پیامهای آن دسته به جای آن در برگه "Basic" نشان داده می شوند. همچنین ، متن در برگه ها قابل تغییر نیست و نمی توانید برگه های سفارشی اضافه کنید. برای دسته بندی بیشتر پیام های خود ، به جای آن از برچسب های سفارشی استفاده کنید (در قسمت بعدی مورد بحث قرار می گیرد).
همچنین می توانید تصمیم بگیرید که کدام برگه ها در صندوق ورودی شما در برگه صندوق ورودی صفحه تنظیمات در بخش دسته ها نشان داده می شوند.
پیام های خود را با سبک ها و تنظیمات صندوق ورودی سازماندهی کنید
Inbox Styles به شما امکان می دهد صندوق ورودی Gmail خود را به روشی که برای شما کار می کند ، سازماندهی کنید. می توانید صندوق ورودی خود را با استفاده از زبانه های قابل تنظیم ، همانطور که قبلاً در این درس اشاره کردیم ، یا در بخش هایی مانند خوانده نشده ، ستاره دار و مهم سازماندهی کنید.
نوع صندوق ورودی خود را تغییر دهید
برای تغییر به سبک صندوق ورودی متفاوت ، صفحه تنظیمات را باز کرده و روی برگه صندوق ورودی ضربه بزنید.
در قسمت صندوق ورودی ، نوع صندوق ورودی مورد نظر خود را از لیست کشویی انتخاب کنید.
هر نوع صندوق ورودی تنظیمات خاص خود را دارد. پس از انتخاب نوع صندوق ورودی ، تنظیمات مربوط به آن نوع در زیر گزینه Select Inbox Type نمایش داده می شود. تغییرات تنظیمات را وارد کرده و روی "ذخیره تغییرات" کلیک کنید.
همچنین می توانید برخی از تنظیمات سبک صندوق ورودی را مستقیماً در صندوق ورودی خود تغییر دهید با کلیک روی پیکان رو به پایین در سمت راست سمت راست هر عنوان بخش.
راهنمای Gmail ارائه می دهد توصیف انواع نامه های ورودی به با خیال راحت با سبک های مختلف صندوق ورودی آزمایش کنید تا ببینید چه چیزی برای شما مفید است. در صورت تغییر نظر ، همیشه می توانید به حالت پیش فرض بازگردید.
همچنین می توانید با چرخاندن ماوس روی برچسب "صندوق ورودی" و کلیک روی پیکان رو به پایین ظاهر شده ، سبک صندوق ورودی خود را به سرعت تغییر دهید. سبک نامه ورودی مورد نظر را از لیست کشویی "نوع نامه ورودی" انتخاب کنید. توجه داشته باشید که با حرکت موس روی هر الگو ، توضیح مختصری از هر نوع ارائه می شود.
پیامهای خود را با استفاده از برچسب ها سازماندهی و دسته بندی کنید
ما برچسب های درس 1 این مجموعه را به طور مختصر به شما معرفی کردیم. دسته بندی ها به شما امکان می دهد پیام های ایمیل خود را در دسته بندی ها دسته بندی کنید. مشابه پوشه ها است ، بر خلاف پوشه ها ، می توانید بیش از یک برچسب روی یک پیام واحد اعمال کنید.
اطلاع: Gmail حداکثر از 5000 برچسب ، شامل برچسب های فرعی ، پشتیبانی می کند. در صورت فراتر رفتن از این حد ، ممکن است متوجه شوید که تجربه Gmail شما کندتر است و ممکن است با خطاهایی روبرو شوید. برچسب هایی را که دیگر نمی توانید استفاده کنید ، بردارید. حذف برچسب ها پیام ها را حذف نمی کند.
یک برچسب جدید ایجاد کنید
می توانید برچسب های سفارشی خود را ایجاد کنید تا صندوق ورودی شما مرتب باشد و حتی پیامها را از صندوق ورودی خود به برچسب ها منتقل کنید (به عنوان پوشه عمل می کنند). ما به شما نحوه ایجاد یک برچسب تو در تو را تحت یک برچسب دیگر ، مانند یک زیر پوشه در یک پوشه ، نشان می دهیم.
برای ایجاد یک برچسب سفارشی جدید که پوشه اصلی خواهد بود ، روی More در لیست برچسب ها در سمت چپ صفحه اصلی Gmail کلیک کنید.
پس از گسترش لیست ، روی پیوند "ایجاد طبقه بندی جدید" کلیک کنید.
در کادر ویرایش "لطفاً نام برچسب جدید را وارد کنید" در کادر محاوره ای New Label نامی برای برچسب وارد کنید. روی ایجاد کلیک کنید تا ایجاد برچسب جدید به پایان برسد.
توجه: از آنجا که این طبقه بندی اصلی شامل زیر طبقه بندی است ، ما این طبقه بندی را ادغام نمی کنیم.
برای ایجاد یک زیر گروه در زیر دسته اصلی که به تازگی ایجاد کرده اید ، دوباره روی ایجاد طبقه بندی جدید کلیک کنید.
در کادر گفتگوی برچسب جدید ، نام زیرگروهی را که می خواهید ایجاد کنید را در کادر ویرایش "لطفا یک نام طبقه بندی جدید وارد کنید" وارد کنید. کادر تأیید "Nest label under" را انتخاب کنید ، سربرگ را که تازه ایجاد کرده اید از لیست کشویی انتخاب کرده و روی ایجاد کلیک کنید.
همچنین می توانید با وارد کردن طبقه بندی اصلی ، به دنبال آن یک علامت (/) ، و سپس نام طبقه بندی تو در تو را ایجاد کنید - همه در کادر ویرایش "... نام طبقه بندی جدید". به عنوان مثال ، می توانیم "Personal/Friends" را در کادر ویرایش وارد کنیم و کادر انتخاب "رتبه بندی پوستر زیر" را علامت نزنیم.
توجه: برای ایجاد یک برچسب تو در تو ، برچسب اصلی باید قبلاً وجود داشته باشد. شما نمی توانید هر دو برچسب را به طور همزمان ایجاد کنید. در مثال ما ، ما باید قبل از ایجاد برچسب تو در تو "دوستان" ابتدا برچسب "Personal" را ایجاد کنیم.
آدرس تو در تو شبیه مثال زیر است.
رتبه اصلی جدید ، با برچسب تو در تو ، به لیست رتبه بندی های موجود در دکمه اقدام رتبه بندی ها اضافه می شود ، علاوه بر لیست رتبه بندی های موجود در دکمه اقدام به حرکت.
اعمال دسته بندی روی پیام ها
دو روش برای اعمال برچسب روی پیام ها وجود دارد. هنگام گذاشتن پیام در صندوق ورودی ، می توانید برچسب ها را روی پیامها بچسبانید. همچنین می توانید پیام ها را به برچسب ها منتقل کرده و آنها را به پوشه ها منتقل کنید. ما هر دو راه را به شما نشان می دهیم.
برچسب ها را روی پیامها در حالی که در صندوق ورودی شما قرار دارند اعمال کنید.
این روش به شما اجازه می دهد تا به راحتی چندین برچسب را بر روی یک پیام اعمال کنید.
برای اعمال برچسب روی پیام در حالی که پیام را در صندوق ورودی خود نگه می دارید ، کادر انتخاب سمت راست پیام را انتخاب کنید (یا پیام را باز کنید). سپس روی دکمه اقدام "دسته ها" کلیک کرده و یک یا چند برچسب را از لیست کشویی انتخاب کنید.
به یاد داشته باشید که می توانید بیش از یک برچسب روی یک پیام اعمال کنید. منوی دسته ها پس از انتخاب رتبه ها ناپدید نمی شود ، بنابراین می توانید چندین رتبه بندی را همزمان انتخاب کنید.
برای اعمال برچسب های انتخاب شده روی پیام ها ، روی Apply در پایین لیست ضربه بزنید.
سپس برچسب ها در سمت چپ خط موضوع پیام نمایش داده می شوند.
اگر لیست طولانی رتبه بندی دارید ، می توانید پس از کلیک بر روی دکمه اقدام "دسته ها" برای یافتن رتبه بندی در لیست ، نام طبقه بندی را تایپ کنید.
یک پیام را برچسب گذاری کرده و آن را از صندوق ورودی خود خارج کنید
برای اعمال برچسب روی پیام و انتقال پیام به طور همزمان از صندوق ورودی ، پیام را به برچسب مورد نظر در لیست سمت چپ بکشید. هنگامی که ماوس خود را روی منو حرکت می دهید ، نمایش داده می شود و برچسب هایی که ممکن است در حال حاضر پنهان باشند نمایش داده می شود.
توجه داشته باشید که می توانید از این روش برای علامت گذاری پیام به عنوان هرزنامه و همچنین استفاده از دکمه اقدام گزارش هرزنامه استفاده کنید. به سادگی پیام های توهین آمیز را به دسته "هرزنامه" بکشید.
انتقال یک پیام به برچسب حذف شده ها ، پیام را حذف می کند. این همان انتخاب پیام ، باز کردن آن و کلیک روی دکمه اقدام "حذف" است.
برچسب باز
باز کردن یک برچسب مانند باز کردن یک پوشه است. همه پیام های مرتبط با این رتبه بندی فهرست شده اند. برای باز کردن یک برچسب ، روی برچسب مورد نظر در لیست برچسب ها در سمت چپ صفحه اصلی Gmail کلیک کنید. اگر برچسب مورد نظر قابل مشاهده نیست ، روی "بیشتر" کلیک کنید تا به لیست کامل دسترسی پیدا کنید.
همه پیام های مرتبط با این دسته نمایش داده می شوند. به عبارت جستجو شده در کادر جستجو توجه کنید. Gmail به طور خودکار کادر جستجو را با فیلتر مناسب پر می کند تا پیام های انتخاب شده را نمایش دهد. بعداً در این درس در مورد فیلترها بحث خواهیم کرد.
توجه داشته باشید که اگر برچسبی را بدون انتقال پیام به آن برچسب (و خارج از صندوق ورودی) روی پیامی اعمال کنید و سپس برچسب را باز کنید ، برچسب "صندوق ورودی" روی پیام نمایش داده می شود که نشان می دهد پیام هنوز در صندوق ورودی
برای بازگشت به صندوق ورودی خود ، روی برچسب "صندوق ورودی" در لیست سمت راست کلیک کنید.
اگر می خواهید پیام را به صندوق ورودی خود برگردانید ، کافی است پوشه برچسب را باز کنید تا به پیام دسترسی داشته باشید و پیام را دوباره به صندوق ورودی بکشید. توجه داشته باشید که هنوز برچسب روی پیام اعمال شده است.
برچسب را از پیام حذف کنید
اگر تصمیم بگیرید که نمی خواهید برچسب خاصی مرتبط با یک پیام باشد ، می توانید آن را به راحتی حذف کنید.
برای انجام این کار ، پیام را با استفاده از کادر تأیید سمت راست پیام انتخاب کنید ، یا پیام را باز کنید. روی دکمه عمل برچسب ها کلیک کنید ، برچسب را در لیست کشویی که می خواهید از پیام حذف شود ، لغو انتخاب کنید و سپس روی Apply کلیک کنید.
توجه: می توانید چندین برچسب را به طور همزمان از یک پیام حذف کنید. به سادگی همه برچسب هایی را که می خواهید در لیست کشویی Categories حذف کنید ، قبل از کلیک روی Apply انتخاب کنید.
رنگ برچسب را تغییر دهید
می توانید رنگها را به برچسب های خود اختصاص دهید تا بتوانید آنها را به راحتی در صندوق ورودی خود انتخاب کنید. به طور پیش فرض ، همه برچسب ها با زمینه خاکستری روشن و متن خاکستری تیره رنگ آمیزی می شوند. برچسب "Personal/Friends" در تصویر زیر از رنگ پیش فرض استفاده می کند. نامهای دیگر ، "مدرسه HTG" و "Admin" ، رنگهای دیگری نیز بر آنها اعمال شده است.
برای تغییر رنگ برچسب ، ماوس را روی برچسب مورد نظر حرکت دهید. روی پیکان رو به پایین سمت راست برچسب کلیک کنید تا به منوی کشویی آن دسترسی پیدا کنید.
نشانگر ماوس خود را روی گزینه "Label color" حرکت دهید و با کلیک روی آن ، متن و ترکیب رنگ را انتخاب کنید.
همچنین می توانید از گزینه Remove Color برای حذف رنگ از برچسب و بازگشت به تنظیمات پیش فرض استفاده کنید.
اگر هیچ یک از گروه های نشان داده شده را نمی خواهید ، می توانید با کلیک روی افزودن رنگ سفارشی ، گروه سفارشی را انتخاب کنید. در "افزودن رنگ سفارشی" که نمایش داده می شود ، "رنگ پس زمینه" و "رنگ متن" را انتخاب کنید.
پیش نمایش گروه انتخابی که در آن می گوید "پیش نمایش برچسب رنگ".
دسترسی با یک کلیک به برچسب های استاندارد و سفارشی Gmail را تنظیم کنید
به راحتی می توانید با یک کلیک به برچسب ها دسترسی ایجاد کنید.
برای انجام این کار ، برچسبی را که قبلاً در این درس صحبت کردیم باز کنید و سپس نماد Page Favorites را از نوار آدرس به نوار ابزار نشانک ها بکشید. اکنون ، می توانید بر روی این نشانک کلیک کنید تا به تمام پیام های مرتبط با آن برچسب دسترسی پیدا کنید.
مخفی کردن و نشان دادن برچسب ها در Gmail
اگر لیست طولانی برچسب ها در Gmail دارید ، ممکن است بخواهید برخی از برچسب هایی را که اغلب استفاده می کنید در حالی که بقیه را مخفی می کنید ، ببینید.
مخفی کردن برچسب
برای پنهان کردن یک برچسب در Gmail ، روی برچسبی که می خواهید در لیست برچسب ها در زیر دکمه ایجاد پنهان شود کلیک کنید و آن را به پیوند More در زیر لیست برچسب های قابل مشاهده بکشید.
توجه: وقتی برچسب را به آن منتقل می کنید ، پیوند "بیشتر" به پیوند "کمتر" تبدیل می شود.
رتبه بندی به گونه ای منتقل شده است که در بخش "دسته ها" فهرست شده است ، هنگامی که روی More کلیک می کنید تا لیست رتبه بندی ها گسترش یابد ، نمایش داده می شود. اگر پیوند "کمتر" به جای پیوند "بیشتر" موجود است ، "دسته ها" را می توان به سادگی با حرکت دادن موس روی لیست دسته ها نمایش داد.
برچسب پنهان را قابل مشاهده کنید
برای آشکار کردن یک برچسب مخفی ، روی More (در صورت نیاز) کلیک کنید تا بخش Categories نمایش داده شود. برچسب مورد نظر را از بخش "دسته ها" به برچسب "صندوق ورودی" کلیک کرده و بکشید.
برچسب به ترتیب حروف الفبا به لیست اصلی برچسب ها بازگردانده می شود.
پنهان کردن برچسب های از پیش تعیین شده سیستم Gmail مانند ستاره دار ، ارسال نامه ، پیش نویس ، هرزنامه یا سطل زباله
برچسب های از پیش تعیین شده Gmail نیز می توانند پنهان شوند. برای پنهان کردن هر یک از این برچسب ها ، روی "بیشتر" در زیر لیست برچسب ها کلیک کنید.
روی "مدیریت دسته ها" در بخش "دسته ها" کلیک کنید.
صفحه تنظیمات "دسته ها" نمایش داده می شود.
در بخش System Labels ، برچسب سیستمی را که می خواهید مخفی کنید پیدا کنید و روی پیوند Hide در ستون Show in labels کلیک کنید.
توجه: برچسب به طور کامل پنهان نشده است ، در زیر پیوند "بیشتر" منتقل شده است.
دسترسی به تنظیمات برچسب ها در صفحه تنظیمات
همچنین با استفاده از دکمه تنظیمات می توانید به صفحه تنظیمات Ratings دسترسی پیدا کنید. در طول این سری به قسمت های مختلف صفحه تنظیمات اشاره خواهیم کرد. روش دسترسی به تنظیمات همیشه یکسان است.
برای دسترسی به فیلترها در صفحه تنظیمات ، روی دکمه تنظیمات (چرخ دنده) در گوشه سمت راست بالای پنجره اصلی Gmail کلیک کنید.
سپس "تنظیمات" را از منوی کشویی انتخاب کنید.
پس از ورود به صفحه تنظیمات ، می توانید به تنظیمات برچسب ها ، فیلترها ، صندوق ورودی ، تم ها و سایر پنجره ها و ویژگی های Gmail دسترسی پیدا کنید.
پنهان کردن خودکار برچسب ها بدون نامه های خوانده نشده در Gmail
با توانایی پنهان کردن برچسب ها و هدایت خودکار پیامها به آن برچسب ها با استفاده از فیلترها (بخش بعدی را ببینید) ، ممکن است این سوال برای شما پیش آمده باشد که چگونه می توان به سرعت پیغام های خوانده نشده را در برچسب های مخفی تشخیص داد. می توانید برچسب های پنهان را به راحتی در صورت وجود پیام های خوانده نشده در آنها نشان دهید. به این ترتیب ، هیچ پیام مهمی را از دست نمی دهید.
برای تنظیم Gmail برای مخفی کردن برچسب ها مگر اینکه حاوی پیام های خوانده نشده باشند ، با استفاده از یکی از روش هایی که قبلاً ذکر شد به صفحه تنظیمات برچسب ها دسترسی پیدا کنید.
برای هر سیستم و برچسب سفارشی که می خواهید در صورت نداشتن نامه های خوانده نشده پنهان کنید ، روی پیوند نمایش اگر خوانده نشده کلیک کنید.
توجه داشته باشید که در لیست برچسب های سیستم ، تنها در صورتی می توانید برچسب های پیش نویس و هرزنامه را مخفی کنید که حاوی هیچ پیام خوانده نشده ای نباشند. این ویژگی در دسته ها و حلقه ها اعمال نمی شود.
با کلیک روی پیکان رو به پایین "نمایش در رتبه بندی ها" در بالای بخش "رتبه بندی" و انتخاب "نمایش همه در صورت عدم خوانده شدن" از منوی کشویی ، می توانید این تنظیم را به سرعت روی همه برچسب های سفارشی اعمال کنید.
به شرح زیر …
این ما را به پایان درس 3 می رساند. شما باید درک کاملی از نحوه سازماندهی صندوق ورودی خود با زبانه ها ، سبک ها و تنظیمات مختلف داشته باشید. از همه بهتر ، شما در راه تسلط بر ایمیل خود با برچسب ها هستید!
در درس بعدی ، بحث خود را در مورد برچسب ها شامل فیلترها - مانند نحوه استفاده از فیلترها برای اعمال خودکار برچسب ها ، و همچنین نحوه برداشتن فیلترهای موجود و صادر کردن آنها به یک حساب Gmail دیگر ، گسترش می دهیم.
سپس ، برای بستن موارد ، سیستم ستاره را معرفی می کنیم که به شما کمک می کند ایمیل های مهم را پیگیری کنید.
