Nuestra discusión de hoy trata sobre las calificaciones en Gmail para incluir filtros y luego pasar al seguimiento de correos electrónicos importantes con estrellas.
Las etiquetas son excelentes, pero se pueden usar de manera más efectiva al integrar filtros, de modo que los mensajes que llegan y que cumplen con ciertos criterios se aplican automáticamente a una etiqueta o etiquetas. Esto ayuda mucho con la organización y puede reducir significativamente el desorden de la bandeja de entrada.
Crea un nuevo filtro usando el cuadro de búsqueda
Para crear un nuevo filtro, seleccionaremos las opciones de búsqueda en el cuadro de búsqueda y crearemos un filtro a partir de la búsqueda. Para hacer esto, haga clic en la flecha hacia abajo en el cuadro de búsqueda.
Ingrese sus criterios de búsqueda en el cuadro de opciones de búsqueda. Puede optar por buscar mensajes de una persona específica o de un dominio completo (@ example.com), con algunas palabras en el asunto, así como otros términos.
Para crear un filtro basado en esta búsqueda, haga clic en el enlace "Crear un filtro con esta búsqueda".
Se muestran las opciones de filtro. Seleccione las casillas de verificación que indican lo que desea hacer con los mensajes que coinciden con los criterios de búsqueda.
Por ejemplo, elegimos marcar siempre los mensajes de la dirección de correo electrónico especificada con la etiqueta "HTG School" y marcar siempre estos mensajes como "importantes". También hemos decidido aplicar el filtro a todos los correos electrónicos existentes de esa persona.
Nota: Si desea que las etiquetas funcionen como carpetas, puede seleccionar "Omitir bandeja de entrada (archivarla)" para mover automáticamente los correos electrónicos a las etiquetas a medida que llegan. Esto mantiene los correos electrónicos más organizados, aunque puede correr el riesgo de perder un mensaje importante porque no aparecerá automáticamente en su bandeja de entrada.
Una vez que haya seleccionado sus criterios de filtro, haga clic en Crear filtro.
Nota: Cuando eliges reenviar un mensaje como acción en el filtro, solo se verán afectados los mensajes nuevos. Los mensajes existentes a los que se aplica el filtro no se reenviarán.
Aparece un mensaje que indica que se ha creado su filtro. Tenga en cuenta que en esta captura de pantalla, todos los mensajes de esta persona están etiquetados como "Escuela HTG".
Los mensajes también se marcan como importantes automáticamente (los iconos de banderas a la izquierda de los remitentes están llenos de amarillo).
Cree un nuevo filtro usando la pantalla de Configuración
También puede crear un filtro en Configuración.
Ingrese a la pantalla "Configuración" como se mostró anteriormente y haga clic en el enlace "Filtros" en la parte superior.
Haga clic en el enlace "Crear un nuevo filtro".
Defina sus criterios de búsqueda y filtro de la misma manera que en el método anterior y haga clic en "Crear filtro" en el cuadro de diálogo de opciones de filtro.
En lugar de terminar en su bandeja de entrada, regresará a la pantalla Filtros y aparecerá el nuevo filtro. Puede editarlo, eliminarlo o seleccionarlo para exportarlo (la exportación de filtros se realizará más adelante en esta lección).
Haga clic en la etiqueta "Bandeja de entrada" para volver a su bandeja de entrada.
Use un mensaje específico para crear un nuevo filtro
También puede crear un filtro basado en un mensaje existente. Para hacer esto, seleccione un mensaje en su lista de mensajes o en una etiqueta.
Haga clic en el botón de acción "Más" y seleccione "Filtrar mensajes como este" en el menú desplegable.
Tenga en cuenta que el campo De en el cuadro de diálogo Filtro se completa automáticamente. Ingrese cualquier otro criterio de filtro que desee y haga clic en "Crear filtro con esta búsqueda".
Defina sus criterios de filtro seleccionando las opciones de filtro en el siguiente cuadro de diálogo como se describió anteriormente.
Nota: Puede utilizar este método para configurar filtros para eliminar automáticamente los correos electrónicos no deseados cuando se reciben.
Aplicar el mismo filtro a varios remitentes
Puede utilizar un solo filtro para administrar los mensajes de varias direcciones de correo electrónico diferentes. Por ejemplo, podemos especificar una calificación para los mensajes de varias personas usando la etiqueta "HTG School". Para hacer esto, abra el cuadro de diálogo Opciones de búsqueda usando la flecha hacia abajo en el cuadro de búsqueda.
Agregue cada dirección de correo electrónico en el campo De, separada por la palabra o, y haga clic en Crear filtro con esta búsqueda.
Para aplicar la misma etiqueta a los mensajes de cualquiera de estas direcciones de correo electrónico, seleccione la casilla de verificación Aplicar etiqueta y seleccione la etiqueta deseada en la ventana emergente. Aplique cualquier otra acción para este filtro y haga clic en Crear filtro.
Nota: Recuerde marcar la casilla de verificación "Aplicar también el filtro a las conversaciones coincidentes" si desea aplicar este filtro a los mensajes que ya ha recibido de estas dos direcciones de correo electrónico.
Exportar e importar filtros
Ahora que ha aprendido a configurar filtros, probablemente haya creado algunos filtros muy útiles que quizás desee utilizar en sus otras cuentas de Gmail. Puede exportar filtros de una cuenta e importarlos a otra.
Exportar filtro
Para exportar un filtro, primero acceda a la pantalla Filtros en la pantalla Configuración (usando el botón de engranaje Configuración). Luego, seleccione el filtro que desea exportar en la lista y haga clic en "Exportar".
Nota: puede seleccionar varios filtros para exportar a la vez.
En el cuadro de diálogo Guardar como, navegue hasta donde desea guardar el filtro. El filtro se guarda como un archivo XML con un nombre predeterminado que puede cambiar si lo desea, solo asegúrese de dejar la extensión en formato xml y haga clic en Guardar.
Ahora tiene un archivo del que puede hacer una copia de seguridad, moverlo a otra computadora, compartirlo con un amigo o importarlo a otra cuenta de Gmail.
importación de filtros
Para importar un filtro a su cuenta de Gmail, acceda a Filtros en la pantalla Configuración y haga clic en el enlace Importar filtros.
En "Importar filtros", haga clic en "Elegir un archivo".
Nota: Si cambia de opinión acerca de la importación del filtro, haga clic en el enlace "Cancelar importación".
En el cuadro de diálogo Abrir, navegue hasta la ubicación donde guardó el filtro exportado. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir".
El nombre del archivo aparece junto al botón Seleccionar archivo. Haga clic en Abrir archivo para abrir el archivo e importar los filtros en él.
Aparece un mensaje debajo del cuadro "Buscar" mientras el archivo de filtro está abierto. Esto puede llevar algún tiempo, dependiendo de la cantidad de filtros del archivo.
Todos los filtros se enumeran en el archivo seleccionado en Importar filtros. Seleccione los filtros que desea importar. Si desea aplicar filtros importados a los correos electrónicos existentes (tal como lo haría al crear un nuevo filtro), marque la casilla de verificación "Aplicar nuevos filtros al correo existente" y haga clic en Crear filtros.
Muestra un cuadro de diálogo que muestra el progreso del proceso de creación del filtro. Puede cancelar la creación de filtros haciendo clic en Detener.
Cuando se crean filtros, se muestran en su lista en la pantalla Filtros.
Realice un seguimiento de los correos electrónicos importantes con el sistema Star.
El sistema estrella de Gmail te permite marcar tus correos electrónicos más importantes para que puedas encontrarlos fácilmente más tarde. De forma predeterminada, los mensajes destacados se marcan con una estrella amarilla, pero puede agregar otros colores y tipos de estrellas.
Las estrellas aparecen a la izquierda del nombre del remitente en la bandeja de entrada.
Agregar una estrella a un mensaje
Para agregar una estrella a un mensaje en su bandeja de entrada, haga clic en el icono de la estrella junto al nombre del remitente, como se muestra en la imagen de arriba.
También puede agregar una estrella a un mensaje mientras está abierto. Para hacer esto, haga clic en el ícono de estrella en la esquina superior derecha del mensaje a la derecha de la fecha. En las conversaciones, estará a la derecha del primer mensaje en la parte superior de la conversación.
Para agregar una estrella a un mensaje que está redactando, haga clic en la flecha Más opciones en la esquina inferior derecha de la ventana Redactar.
Mueva el mouse sobre la opción "Etiqueta" y luego seleccione "Agregar estrella" en el submenú.
En la etiqueta Correo enviado, el mensaje que envió está marcado con una estrella.
Utilice varios diseños de estrellas en sus mensajes
Gmail le permite utilizar varios colores y tipos de "estrellas" para distinguir los mensajes entre sí.
Esta función es útil si desea marcar varios mensajes con diferentes niveles de importancia. Por ejemplo, puede usar una estrella violeta para los mensajes que desea volver a leer y un signo de exclamación rojo para los mensajes que necesita seguir.
Haga clic en el botón Configuración y seleccione Configuración en el menú desplegable. En la pestaña General, desplácese hacia abajo hasta la sección Estrellas. Arrastre los íconos de la sección No en uso a la sección En uso para agregar diferentes tipos de estrellas. Si tiene más de un tipo de estrella en uso, haga clic en el ícono de estrella junto a los correos electrónicos que pasan por todas las estrellas en uso. Si destaca un mensaje mientras está abierto, solo se aplicará el primer tipo de estrella.
Buscar mensajes destacados
Para ver todos sus mensajes destacados, haga clic en la etiqueta "Destacados" en el lado izquierdo de la ventana principal de Gmail. También puede buscar mensajes destacados escribiendo "está: destacado" en el cuadro "Buscar".
Buscar mensajes con un tipo específico de estrella
Si ha utilizado varios tipos diferentes de estrellas para marcar sus mensajes, puede buscar un tipo específico de estrella. Para hacer esto, busque con "has:" como estrella (por ejemplo, "has: red-bang").
Para averiguar el nombre de una estrella en particular, acceda a la pestaña General en la pantalla Configuración y coloque el cursor sobre el tipo de estrella deseada. El nombre de la estrella aparece en una ventana emergente.
También hay una lista de estrellas en un tema de ayuda. búsqueda avanzada en Ayuda de Gmail.
Mantenga los mensajes destacados fuera de la pestaña principal
Si organiza su bandeja de entrada utilizando las pestañas configurables mencionadas anteriormente en esta lección, los mensajes de las otras pestañas destacadas también se incluirán en la pestaña Básico. Si no desea ver los mensajes destacados de otras pestañas en la pestaña Básico, puede desactivar esta opción.
Haga clic en el icono "+" a la derecha de las pestañas.
En el cuadro de diálogo Seleccionar pestañas para habilitar, desmarque la casilla de verificación Incluir con estrella en primario y, a continuación, haga clic en Guardar.
el seguimiento …
Estamos aquí al final de la Lección 4, pero ya está en camino de convertirse en un profesional de Gmail. En solo cuatro días, ahora sabe todo lo que necesita para hacer que su bandeja de entrada realmente brille, y los mensajes ahora encontrarán automáticamente su camino en las etiquetas designadas sin llenar su bandeja de entrada.
En la próxima lección hablaremos sobre firmas y cómo mantener su perfil seguro y hacer copias de seguridad de los datos.
