En la lección de hoy, lo ayudaremos a comprender cómo categorizar mejor su bandeja de entrada y organizar sus mensajes usando etiquetas y algunas pestañas predefinidas pero configurables.
Primero, hablaremos sobre la interfaz de pestañas automáticas de Gmail, el buzón de correo prioritario y todas las configuraciones que contiene.
Categorice automáticamente el correo entrante mediante pestañas configurables
Gmail ahora ofrece categorías automáticas y con pestañas para su bandeja de entrada. Esta función divide su bandeja de entrada en Principal, Social, Promociones, Actualizaciones y Foros. Si participa en muchos servicios en línea, esta función puede resultarle útil.
Básicamente, los mensajes recibidos para ciertos tipos de sitios o para cierto contenido, se pueden recopilar en diferentes partes de su bandeja de entrada. Esto puede resultar en un buzón de correo menos desordenado.
Elija qué pestañas están visibles en su bandeja de entrada
Estas pestañas son configurables, lo que le permite elegir las pestañas que desea que estén disponibles en su bandeja de entrada. Para cambiar las pestañas visibles, haga clic en el icono más a la izquierda de las pestañas.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar pestañas para habilitar. Seleccione las casillas de verificación de las pestañas que desea que estén disponibles en su Bandeja de entrada.
Nota: si oculta una pestaña, los mensajes de esa categoría se mostrarán en la pestaña "Básico" en su lugar. Además, el texto de las pestañas no se puede cambiar y no se pueden agregar pestañas personalizadas. En su lugar, use etiquetas personalizadas (que se explican en la siguiente sección) para categorizar aún más sus mensajes.
También puede especificar qué pestañas se mostrarán en su bandeja de entrada en la pestaña Bandeja de entrada de la pantalla Configuración en la sección Categorías.
Organice sus mensajes con estilos y configuraciones de la bandeja de entrada
Estilos de bandeja de entrada te permite organizar tu bandeja de entrada de Gmail de la forma que más te convenga. Puede organizar su bandeja de entrada usando pestañas configurables, como mencionamos anteriormente en esta lección, o en secciones como No leído, Destacado e Importante.
Cambiar su tipo de bandeja de entrada
Para cambiar a un estilo de bandeja de entrada diferente, abra la pantalla Configuración y toque la pestaña Bandeja de entrada.
En la sección Tipo de bandeja de entrada, seleccione el tipo de bandeja de entrada que desea utilizar de la lista desplegable.
Cada tipo de bandeja de entrada tiene su propia configuración. Una vez que seleccione un tipo de bandeja de entrada, la configuración para ese tipo se muestra en Seleccionar tipo de bandeja de entrada. Realice cambios en la configuración y haga clic en Guardar cambios.
También puede cambiar rápidamente algunas configuraciones de estilo de la bandeja de entrada directamente en su bandeja de entrada haciendo clic en la flecha hacia abajo en el extremo derecho del encabezado de cada sección.
Ayuda avanzada de Gmail Descripciones de los tipos de correo entrante . Siéntase libre de experimentar con diferentes estilos de bandeja de entrada para ver cuál le funciona. Siempre puede volver a los valores predeterminados si cambia de opinión.
También puede cambiar rápidamente el estilo de su bandeja de entrada colocando el mouse sobre la etiqueta "Bandeja de entrada" y haciendo clic en la flecha hacia abajo que aparece. Seleccione el estilo de correo entrante deseado de la lista desplegable "Tipo de correo entrante". Tenga en cuenta que al pasar el mouse sobre cada patrón se proporciona una breve descripción de cada tipo.
Organiza y categoriza tus mensajes usando etiquetas
Le presentamos brevemente las pegatinas en la Lección 1 de esta serie. Las categorías le permiten organizar sus mensajes de correo electrónico en categorías. Es similar a las carpetas, a diferencia de las carpetas, puede aplicar más de una etiqueta a un solo mensaje.
ملاحظة: Gmail admite un máximo de 5000 etiquetas, incluidas las subetiquetas. Si excede este límite, puede encontrar que su experiencia con Gmail es más lenta y puede encontrar errores. Quite las pegatinas que ya no pueda usar. Eliminar etiquetas no elimina mensajes.
Crea una nueva etiqueta
Puede crear sus propias etiquetas personalizadas para mantener su bandeja de entrada organizada e incluso mover mensajes de su bandeja de entrada a etiquetas (actuando como carpetas). Le mostraremos cómo crear una etiqueta anidada debajo de otra etiqueta, como una subcarpeta dentro de una carpeta.
Para crear una nueva etiqueta personalizada que será la carpeta principal, haga clic en Más en la lista de etiquetas en el lado izquierdo de la pantalla de inicio de Gmail.
Cuando la lista esté expandida, haga clic en el enlace "Crear nueva etiqueta".
Ingrese un nombre para la etiqueta en el cuadro de edición "Ingrese un nuevo nombre de etiqueta" en el cuadro de diálogo Nueva etiqueta. Haga clic en Crear para terminar de crear la nueva etiqueta.
Nota: Dado que esta es la taxonomía principal que contendrá la subclasificación, no fusionaremos esta taxonomía.
Para crear una subcategoría en la taxonomía principal que acaba de crear, vuelva a hacer clic en Crear nueva taxonomía.
En el cuadro de diálogo Nueva etiqueta, ingrese el nombre de la subcategoría que desea crear en el cuadro de edición "Ingrese un nuevo nombre de taxonomía". Seleccione la casilla de verificación "Anidar etiqueta debajo", seleccione la cabecera que acaba de crear en la lista desplegable y haga clic en Crear.
También puede crear una taxonomía anidada ingresando la taxonomía original, seguida de una barra inclinada (/), luego ingresando el nombre de la taxonomía anidada, todo en el cuadro de edición "... nuevo nombre de taxonomía". Por ejemplo, podemos ingresar "Personal / Amigos" en el cuadro de edición y no marcar la casilla de verificación "Calificar póster bajo".
Nota: La etiqueta original ya debe existir para crear una etiqueta anidada debajo de ella. No puede crear ambas etiquetas al mismo tiempo. En nuestro ejemplo, primero debemos crear la etiqueta "Personal" antes de crear la etiqueta "Amigos" anidada.
Una dirección anidada se parece al siguiente ejemplo.
La nueva calificación principal, con la etiqueta anidada, también se agrega a la lista de calificaciones disponibles en el botón de acción Calificaciones, además de la lista de calificaciones disponible en el botón de acción Mover a.
Aplicar categorías a los mensajes
Hay dos formas de aplicar etiquetas a los mensajes. Puede aplicar etiquetas a los mensajes mientras deja mensajes en su bandeja de entrada. También puede mover mensajes a etiquetas y puede moverlos a carpetas. Te mostraremos ambos caminos.
Aplique etiquetas a los mensajes mientras se dejan en su bandeja de entrada.
Este método le permite aplicar fácilmente varias etiquetas a un solo mensaje.
Para aplicar una etiqueta a un mensaje mientras lo mantiene en su Bandeja de entrada, seleccione la casilla de verificación a la derecha del mensaje para seleccionarlo (o abrir el mensaje). Luego haga clic en el botón de acción "Categorías" y seleccione una o más etiquetas de la lista desplegable.
Recuerde que puede aplicar más de una etiqueta a un mensaje. El menú Categorías no desaparece una vez que ha seleccionado las calificaciones, por lo que puede seleccionar varias calificaciones a la vez.
Para aplicar las etiquetas seleccionadas a los mensajes, toque Aplicar en la parte inferior de la lista.
Luego, las etiquetas se muestran a la izquierda de la línea de asunto del mensaje.
Si tiene una lista larga de calificaciones, puede comenzar a escribir el nombre de la taxonomía después de hacer clic en el botón de acción "Categorías" para encontrar la calificación en la lista.
Etiquetar un mensaje y sacarlo de su bandeja de entrada
Para aplicar una etiqueta a un mensaje y sacar el mensaje de la bandeja de entrada al mismo tiempo, arrastre el mensaje a la etiqueta deseada en la lista de la izquierda. A medida que mueva el mouse sobre la lista, se expandirá para mostrar etiquetas que pueden estar ocultas actualmente.
Tenga en cuenta que puede utilizar este método para marcar el mensaje como spam, así como utilizar el botón de acción Marcar como spam. Simplemente arrastre los mensajes ofensivos a la categoría "Spam".
Mover un mensaje a la etiqueta Papelera eliminará el mensaje. Esto es lo mismo que seleccionar el mensaje o abrirlo y hacer clic en el botón de acción "Eliminar".
abierto
Abrir una etiqueta es como abrir una carpeta. Se enumeran todos los mensajes asociados con esta clasificación. Para abrir una etiqueta, haga clic en la etiqueta deseada en la lista de etiquetas en el lado izquierdo de la pantalla de inicio de Gmail. Si la etiqueta deseada no está visible, haga clic en "Más" para acceder a la lista completa.
Se muestran todos los mensajes asociados con esta categoría. Anote el término de búsqueda en el cuadro de búsqueda. Gmail llena automáticamente el cuadro de búsqueda con el filtro apropiado para mostrar los mensajes seleccionados. Hablaremos de los filtros más adelante en esta lección.
Tenga en cuenta que si aplica una etiqueta a un mensaje sin mover el mensaje a esa etiqueta (y fuera de la bandeja de entrada) y luego abre la etiqueta, la etiqueta "Bandeja de entrada" se mostrará en el mensaje, lo que indica que el mensaje todavía está en el bandeja de entrada.
Para volver a su bandeja de entrada, haga clic en la etiqueta "Bandeja de entrada" en la lista de la derecha.
Si desea devolver el mensaje a su bandeja de entrada, simplemente abra la carpeta de etiquetas para acceder al mensaje y arrastre el mensaje de vuelta a la bandeja de entrada. Tenga en cuenta que el mensaje todavía tiene la etiqueta aplicada.
Eliminar una etiqueta de un mensaje
Si decide que no quiere una etiqueta en particular asociada con un mensaje, puede eliminarla fácilmente.
Para hacer esto, seleccione el mensaje usando la casilla de verificación a la derecha del mensaje o abra el mensaje. Haga clic en el botón de acción Etiquetas, anule la selección de la etiqueta en la lista desplegable que desea eliminar del mensaje y luego haga clic en Aplicar.
Nota: puede eliminar varias etiquetas de un mensaje a la vez. Simplemente seleccione todas las etiquetas que desea eliminar en la lista desplegable Categorías antes de hacer clic en Aplicar.
Cambiar el color de la pegatina
Puede asignar colores a sus etiquetas para poder seleccionarlas fácilmente en su bandeja de entrada. De forma predeterminada, todas las etiquetas están coloreadas con un fondo gris claro y texto gris oscuro. La etiqueta 'Personal / Amigos' en la imagen a continuación usa el color predeterminado. Las otras designaciones, "HTG School" y "Admin", tienen otros colores aplicados.
Para cambiar el color de la etiqueta, mueva el mouse sobre la etiqueta deseada. Haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha de la etiqueta para acceder a su menú desplegable.
Mueva el puntero del mouse sobre la opción "Color de la etiqueta" y seleccione la combinación de texto y color haciendo clic en ella.
También puede utilizar la opción Eliminar color para eliminar el color de la etiqueta y volver a la configuración predeterminada.
Si no desea que se muestre ninguno de los grupos, puede seleccionar un grupo personalizado haciendo clic en Agregar color personalizado. Seleccione "Color de fondo" y "Color de texto" en el cuadro de diálogo "Agregar color personalizado" que se muestra.
Obtenga una vista previa del grupo seleccionado donde dice "Vista previa del color de la etiqueta".
Configure el acceso con un clic a las etiquetas de Gmail estándar y personalizadas
Puede crear fácilmente acceso a las etiquetas con un solo clic.
Para hacer esto, abra una etiqueta como discutimos anteriormente en esta lección y luego arrastre el ícono de Favoritos de página desde la barra de direcciones a la barra de herramientas de marcadores. Ahora, puede hacer clic en este marcador para acceder a todos sus mensajes asociados con esa etiqueta.
Ocultar y mostrar etiquetas en Gmail
Si tiene una lista larga de etiquetas en Gmail, es posible que desee ver algunas de las etiquetas que usa con frecuencia mientras oculta el resto.
ocultar etiqueta
Para ocultar una etiqueta en Gmail, haga clic en la etiqueta que desea ocultar en la lista de etiquetas debajo del botón Crear y arrástrela al enlace Más debajo de la lista de etiquetas visibles.
Nota: El enlace "más" se convierte en el enlace "menos" a medida que mueve la etiqueta hacia él.
La calificación se ha movido para que aparezca en Categorías, que se muestra cuando hace clic en Más para expandir la lista de calificaciones. Si el enlace "Menos" está disponible en lugar del enlace "Más", las "Categorías" se pueden mostrar simplemente pasando el mouse sobre la lista de categorías.
Hacer visible una etiqueta oculta
Para mostrar una etiqueta oculta, haga clic en Más (si es necesario) para mostrar la sección Categorías. Haga clic y arrastre la etiqueta deseada de la sección "Categorías" a la etiqueta "Bandeja de entrada".
La etiqueta vuelve a la lista principal de etiquetas en orden alfabético.
Ocultar etiquetas de Gmail preestablecidas del sistema, como destacados, correo enviado, borradores, spam o papelera
Las etiquetas preestablecidas de Gmail también se pueden ocultar. Para ocultar cualquiera de estas etiquetas, haga clic en "Más" debajo de la lista de etiquetas.
Haga clic en "Administrar categorías" en "Categorías".
Se muestra la pantalla de configuración de “Categorías”.
En la sección Etiquetas del sistema, busque la etiqueta del sistema que desea ocultar y haga clic en el enlace Ocultar en la columna Mostrar en la lista de etiquetas.
Nota: La etiqueta no está completamente oculta, se mueve debajo del enlace "Más".
Acceder a la configuración de etiquetas en la pantalla Configuración
También se puede acceder a la pantalla de configuración de Clasificaciones mediante el botón Configuración. Nos referiremos a diferentes partes de la pantalla Configuración a lo largo de esta serie. El procedimiento para acceder a la Configuración es siempre el mismo.
Para acceder a los filtros en la pantalla Configuración, haga clic en el botón Configuración (el engranaje) en la esquina superior derecha de la ventana principal de Gmail.
Luego, seleccione "Configuración" en el menú desplegable.
Una vez en la pantalla Configuración, puede acceder a la configuración de Etiquetas, Filtros, Bandeja de entrada, Temas y otros paneles y funciones de Gmail.
Ocultar etiquetas sin correo no leído automáticamente en Gmail
Con la capacidad de ocultar etiquetas y enrutar automáticamente los mensajes a esas etiquetas mediante filtros (consulte la siguiente sección), es posible que se pregunte cómo saber rápidamente si tiene mensajes no leídos en etiquetas ocultas. Puede optar por mostrar fácilmente etiquetas ocultas cuando contengan mensajes no leídos. De esta forma, no perderá ningún mensaje importante.
Para configurar Gmail para ocultar etiquetas a menos que contengan mensajes no leídos, acceda a la pantalla de configuración de Etiquetas utilizando uno de los métodos mencionados anteriormente.
Para cada sistema y etiqueta personalizada que desee ocultar si no contiene correo no leído, haga clic en el enlace Mostrar si no ha leído.
Tenga en cuenta que en la lista Etiquetas del sistema, solo puede ocultar las etiquetas Borrador y Spam si no contienen mensajes no leídos. Esta función no se aplica a categorías y círculos.
Puede aplicar rápidamente esta configuración a todas las etiquetas personalizadas haciendo clic en la flecha hacia abajo junto a "Mostrar en la lista de calificaciones" en la parte superior de la sección "calificaciones" y seleccionando "Mostrar todas si no se leen" en el menú desplegable.
el seguimiento …
Esto nos lleva al final de la lección 3. Debe tener un conocimiento bastante firme de cómo mantener su bandeja de entrada organizada con diferentes pestañas, estilos y configuraciones. Lo mejor de todo es que está en camino de dominar su correo electrónico con etiquetas.
En la siguiente lección, ampliaremos nuestra discusión sobre etiquetas para incluir filtros, por ejemplo, cómo usar filtros para aplicar etiquetas automáticamente, así como cómo tomar filtros existentes y exportarlos a otra cuenta de Gmail.
Luego, para cerrar las cosas, presentamos el sistema estrella, que lo ayuda a realizar un seguimiento de los correos electrónicos importantes.
