Esta serie tiene como objetivo ayudarlo a dominar las funciones importantes y útiles de Gmail en Google y su interfaz simple pero inteligente. Al final de estas lecciones, lo llevaremos de un usuario novato a un usuario profesional.
Gmail fue uno de los primeros productos de correo electrónico basados en web que ofreció gigabytes de almacenamiento inicial, superando a muchos otros servicios de correo web populares en ese momento, que generalmente ofrecían entre 2 y 4 MB. Con el tiempo, Google ha seguido aumentando el almacenamiento y ahora ofrece 15 GB de almacenamiento inicial cuando te registras para obtener una nueva cuenta.
Google también rompió con la tradición al introducir una interfaz que organiza los mensajes en hilos, y aunque todavía puede dividir esos hilos en mensajes individuales (hablaremos de esto más adelante), se hizo de inmediato para una bandeja de entrada más limpia.
Además, Gmail está abriendo nuevos caminos al deshacerse por completo de las carpetas de la vieja escuela. Alternativamente, los usuarios ahora pueden aplicar etiquetas, con la frecuencia que necesiten, filtrando así sus mensajes sin guardarlos en una carpeta. Aunque las etiquetas parecen hacer lo mismo que las carpetas, en realidad son mucho más diversas, como veremos más adelante en la Lección 3.
¿Por qué debería utilizar Gmail?
Hablemos un poco sobre las mejores funciones de Gmail y por qué, si aún no usa Gmail, podría considerar comenzar.
Gmail ahorra mucho espacio de almacenamiento
Gmail ofrece más de 15 GB de almacenamiento gratuito, lo que le permite guardar todos sus mensajes para referencia futura. Nota: Estos 15 GB se comparten con Google Drive y Google+ Photos.
Lo mejor de todo es que Google siempre está aumentando el almacenamiento de su cuenta, por lo que no tiene que preocuparse por quedarse sin espacio y, si lo hace, ¡siempre puede comprar más!
Las conversaciones en los correos electrónicos se organizan en hilos.
Los correos electrónicos se agrupan automáticamente según la línea de asunto. Cuando recibe una respuesta a un mensaje, todos los mensajes pasados relevantes se muestran en un hilo vertical plegable, lo que facilita ver toda la conversación y revisar lo que se discutió anteriormente.
Discutiremos el punto de vista exacto de la conversación, más adelante en la Lección 2.
Funciones de malware y análisis completo
Gmail actualiza constantemente sus escáneres anti-malware y antivirus para brindarle la última protección posible.
Los archivos adjuntos se guardan en los servidores de Google, pero si el malware o los virus obtienen acceso a ellos en un mensaje, Gmail mostrará una advertencia e inmediatamente pondrá en cuarentena el mensaje ofensivo.
No puede desactivar el filtrado de virus y le impide enviar un archivo ejecutable (.exe) como archivo adjunto. Si realmente necesita enviar algo como un archivo .exe. Primero, deberá colocarlo en un contenedor como un archivo .zip o .rar.
Excelente filtrado de spam
Gmail tiene un excelente filtrado de spam, con mensajes esporádicos que llegan ocasionalmente, pero la mayoría de las veces no es probable que vea los mensajes que no desea ver.
Gmail en un navegador
Queremos comenzar con un recorrido por las interfaces de Gmail que encontrará. Comenzaremos con el navegador web, con el que la mayoría de los usuarios de Gmail estarán familiarizados de inmediato. Puede acceder a Gmail en cualquier navegador web, sin embargo, Ticket Net recomienda usar Google Chrome Este es el navegador que usamos en esta serie.
En la Lección 2, continuaremos enfocándonos en la aplicación móvil de Android.
Encuentra mensajes de forma rápida y sencilla con el cuadro de búsqueda
Puede encontrar correos electrónicos rápidamente utilizando las capacidades de búsqueda de Google, que está vinculada a su cuenta de Gmail, lo que le permite obtener resultados instantáneos. Simplemente ingrese sus criterios de búsqueda en el campo de búsqueda y haga clic en el botón azul o presione Entrar.
Los operadores de búsqueda avanzada son palabras de consulta o códigos que lo ayudan a refinar su búsqueda. Implementan acciones especiales que le permiten rastrear rápida y fácilmente lo que está buscando (ver página Ayuda de búsqueda avanzada De Google para obtener una lista de los factores más útiles).
Para obtener más opciones de búsqueda, haga clic en la flecha del cuadro de búsqueda.
Aparece un cuadro de diálogo que le permite buscar correos electrónicos basados en De, Para, Asunto, contenido del mensaje, archivos adjuntos y más.
Acceda a otras funciones de Gmail usando la lista de correo
Haga clic en el menú Correo para acceder a otras funciones de Gmail, como Contactos de Google y Tareas de Google.
Realice acciones comunes en sus mensajes con botones de acción
Los botones de acción le permiten tomar medidas en sus mensajes. Por ejemplo, puede utilizar los botones para marcar, eliminar o marcar uno o más mensajes como spam. Los botones de acción se encuentran debajo del cuadro de búsqueda y encima de sus mensajes.
Algunos botones como Archivar, Informar spam y Etiquetas solo están disponibles si selecciona uno o más mensajes o abre un mensaje.
El botón Marcar le permite seleccionar o desmarcar rápidamente todos sus mensajes, todos los mensajes leídos o no leídos, todos los mensajes con estrella o sin estrella. Haga clic en la flecha del botón Seleccionar para acceder a las distintas opciones para seleccionar sus mensajes.
Para seleccionar rápidamente todos sus mensajes, toque la casilla de verificación en blanco en el botón Seleccionar. Cuando la casilla de verificación del botón Seleccionar tiene una marca de verificación, se seleccionan todos sus mensajes. Al hacer clic en la casilla de verificación del botón Seleccionar cuando tiene una marca de verificación, rápidamente se anula la selección de todos sus mensajes.
El botón Archivar le permite eliminar mensajes de su bandeja de entrada, pero mantenerlos en su cuenta de Gmail para referencia posterior. Puede pensar en archivar como mover un archivo importante en su escritorio al archivador en lugar de a la basura.
Si recibe algún mensaje que parezca ser spam, use el botón Marcar como spam para informarlo a Google. Aunque los filtros de correo no deseado de Gmail funcionan muy bien, no son perfectos y los mensajes incorrectos llegan de vez en cuando. Esta función les ayuda a mejorar el filtrado de spam y mensajes no deseados. Para reportar un mensaje como spam, seleccione la casilla de verificación junto al mensaje en la bandeja de entrada o abra el mensaje, luego haga clic en el botón Marcar como spam en la barra de herramientas.
Si usted (o Google) marca un mensaje como spam por error, puede recuperarlo. Simplemente, haga clic en la etiqueta "Spam" en la lista de etiquetas de la izquierda. Seleccione el mensaje que no es spam y haga clic en el botón "No es spam" en la barra de herramientas.
Recuerde, cuanto más spam informe, mejor filtrará Google este spam.
Utilice el botón Eliminar para mover los mensajes a la Papelera. Los mensajes de la Papelera se eliminan de forma permanente y automática después de 30 días. Una vez que el mensaje se elimina permanentemente de la Papelera, no se puede recuperar.
Para 'recuperar' un mensaje, mueva el mensaje y arrástrelo a la 'Bandeja de entrada' o alguna otra etiqueta. Puede eliminar manualmente todos los mensajes de la Papelera haciendo clic en el enlace Vaciar papelera ahora en la parte superior del menú.
Gmail le permite eliminar ciertos mensajes dentro de un hilo. Discutiremos esto más en una sección posterior.
El botón Mover a accede a un menú muy similar al botón Categorías que se muestra a continuación. Sin embargo, cuando se seleccionan uno o más mensajes, toque Mover ay luego seleccione una etiqueta del menú Mover a. El mensaje o los mensajes seleccionados se mueven fuera de la Bandeja de entrada a esta etiqueta, como una carpeta.
El botón "Categorías" le permite organizar sus mensajes en categorías. Son similares a las carpetas, pero agregan una función adicional que no está disponible con las carpetas: puede agregar más de una etiqueta a un mensaje.
Para agregar una etiqueta a un mensaje, seleccione el mensaje, haga clic en el botón "Categorías" y seleccione una etiqueta de la lista. La lista no se cierra después de realizar la selección, por lo que puede aplicar fácilmente más de una etiqueta al mensaje.
Solo puede ver las etiquetas que aplica a los mensajes. Por lo tanto, puede etiquetar el mensaje con cualquier etiqueta que desee, como "Leer más tarde", y el remitente del mensaje nunca lo sabrá.
Actúe en todos los mensajes o consulte rápidamente el correo electrónico
Si no tiene un mensaje seleccionado o abierto, solo hay tres botones de acción disponibles: Seleccionar, Actualizar y Más.
El botón Seleccionar (con la casilla de verificación en blanco) ofrece las mismas opciones que cuando se seleccionan uno o más mensajes o cuando el mensaje está abierto.
Use el botón Actualizar (usando la flecha circular) para verificar si hay un nuevo correo electrónico.
Cuando no se seleccionan o abren mensajes, el botón Más le permite marcar todos los mensajes como de solo lectura.
Mostrar texto en botones en lugar de imágenes
Si prefiere tener texto en lugar de iconos en los botones de acción, puede cambiar una de las configuraciones para hacerlo.
Haga clic en el botón de engranaje "Configuración" y seleccione "Configuración" en el menú desplegable. Desplácese hacia abajo hasta la sección Etiquetas de los botones y seleccione la opción Texto.
Desplácese hasta el final de la página y haga clic en Guardar cambios. Todos los botones de acción, excepto el botón Seleccionar, cambian para mostrar texto en lugar de iconos.
Muévase rápidamente por sus mensajes con los botones más nuevos y más antiguos
Si tiene muchos correos electrónicos en su bandeja de entrada, puede usar los botones Más nuevo y Más antiguo para recorrer sus mensajes. Estos botones solo están activos si tiene un mensaje abierto.
Comunicarse internacionalmente usando el botón de herramientas de entrada
Gmail proporciona varios teclados e IME (editores de métodos de entrada) predeterminados diferentes que debe activar para usarlo, lo que le permite comunicarse en diferentes idiomas utilizando diferentes diseños de teclado para mejorar la comunicación internacional. Los IME le permiten utilizar un teclado de alfabeto latino para convertir las pulsaciones de teclas en caracteres en otro idioma.
La herramienta de entrada de voz le permite escribir fonéticamente idiomas con letras en inglés, y se mostrarán en su alfabeto correcto.
Se encuentra disponible una herramienta de escritura a mano que le permite escribir palabras con el mouse o el panel táctil.
Nota: la traducción de voz es diferente a la traducción. Cuando usa la transliteración, solo está convirtiendo el sonido de las palabras de un alfabeto a otro, no el significado.
Haga clic en el botón del teclado para activar o desactivar las herramientas de entrada. Tenga en cuenta que también puede presionar "Ctrl + Shift + K" para hacer esto.
Al hacer clic en la flecha hacia abajo en el lado derecho del botón del teclado, se muestran las opciones de entrada, como seleccionar una distribución de teclado diferente, habilitar el Diccionario personal y acceder a la Configuración de las herramientas de entrada.
En la Lección 10, analizaremos los diferentes tipos de herramientas de entrada, le mostraremos cómo activar y desactivar las herramientas de entrada y seleccionar herramientas de entrada específicas para que estén disponibles en la lista.
Personaliza Gmail con el botón Configuración
Use el botón de engranaje Configuración para seleccionar una configuración de densidad de pantalla (la distancia entre mensajes y objetos en Gmail), acceder a otras configuraciones o temas y obtener ayuda de Gmail.
Analizaremos la configuración útil de Gmail en la lección 3.
Escriba y envíe correos electrónicos con el botón redactar
Utilice el botón de redacción en la esquina superior derecha de la pantalla de inicio de Gmail para escribir y enviar nuevos mensajes de correo electrónico. Puede formatear texto, agregar imágenes, vínculos y adjuntar archivos. Le mostraremos todas las funciones de compilación en la Lección 2.
Organice su bandeja de entrada con etiquetas predeterminadas y personalizadas
A la izquierda de la bandeja de entrada hay una lista de etiquetas. Este menú es similar a la lista disponible en el botón Categorías, al igual que el botón Etiquetas, le permite organizar los mensajes en su bandeja de entrada en categorías.
Gmail viene con varias etiquetas predeterminadas y puede agregar etiquetas personalizadas. El número entre paréntesis junto a la etiqueta indica el número de mensajes no leídos asociados con esa etiqueta. Haga clic en el enlace de una etiqueta para ver todos los mensajes asociados con esa etiqueta.
Cuando arrastra un mensaje a una etiqueta, es como usar el botón Mover a. El mensaje se movió a esta etiqueta y se eliminó de la bandeja de entrada. Sin embargo, también puede arrastrar una etiqueta de la lista a un mensaje para asociarla con esa etiqueta. Esto le permite arrastrar varias etiquetas en un solo mensaje, a diferencia de las carpetas.
La etiqueta Todo el correo es su archivo. Utilice esta etiqueta para ayudar a reducir el desorden en su bandeja de entrada. Mueva los mensajes que ha leído (pero que no desea eliminar) en su bandeja de entrada a la etiqueta Todos para archivar el mensaje. Los mensajes de la etiqueta Todos los correos nunca se eliminan (a menos que los elimine) y siempre están disponibles haciendo clic en el enlace de la etiqueta Todos los correos. Cuando utiliza el cuadro de búsqueda para buscar mensajes, los mensajes de la etiqueta Todos los mensajes se incluyen en la búsqueda.
También puede establecer diferentes colores para sus etiquetas para encontrar mensajes rápidamente de un vistazo en su bandeja de entrada. Hacer clic en la flecha a la derecha de la etiqueta le permite acceder a opciones para esa etiqueta, como cambiar el color. Utilice este menú para mostrar u ocultar la etiqueta en la lista de etiquetas o en la lista de mensajes, para editar o eliminar una etiqueta, o agregar una subetiqueta a la etiqueta.
Cubriremos la nomenclatura en detalle en la Lección 3.
Leer y organizar sus mensajes en su bandeja de entrada
Su bandeja de entrada muestra todos los correos electrónicos que ha recibido que aún no han pasado a una etiqueta o no se han archivado. De forma predeterminada, los mensajes no leídos en la bandeja de entrada tienen un fondo blanco y se muestran en negrita, mientras que los mensajes leídos tienen un fondo gris y un texto simple.
Todos tienen su propia forma de ver y tratar el correo electrónico. Gmail te permite cambiar el estilo de tu bandeja de entrada. Simplemente haga clic en la flecha a la derecha de la etiqueta de la Bandeja de entrada y seleccione un estilo diferente de la lista desplegable.
El estilo seleccionado actualmente se indica con una marca de verificación. Cada estilo se describe a la derecha del menú a medida que mueve el mouse sobre las opciones.
Cambiar de un estilo a otro no afecta los mensajes en su bandeja de entrada, solo cambia el orden en el que se enumeran los mensajes.
Marque los mensajes importantes con estrellas
Utilice las estrellas en su bandeja de entrada para marcar mensajes específicos como "importantes". Por ejemplo, puede destacar los mensajes que necesita responder más tarde. Para destacar un mensaje, simplemente toque la estrella a la izquierda del nombre del remitente.
Si el mensaje ya está abierto, puede hacer clic en el botón Más y seleccionar Agregar estrella.
Puede agregar otros tipos de estrellas, como un signo de exclamación o una marca de verificación, ajustando la preferencia en la configuración. Le mostraremos cómo hacer esto en la Lección 4.
Detecte fácilmente mensajes con archivos adjuntos o invitaciones de calendario
Gmail le notifica visualmente cuando un mensaje contiene un archivo adjunto o una invitación con un icono a la derecha de la línea de asunto.
En la imagen de abajo, tenemos una invitación a comer (icono de calendario) en un mensaje y un archivo adjunto (icono de clip) en otro.
Mantente conectado con Hangouts
Google Hangouts te permite enviar mensajes, fotos y hacer videollamadas a tus amigos y familiares. Está disponible en Gmail debajo de la lista de etiquetas de la izquierda.
Hablaremos brevemente de los Hangouts más adelante en la Lección 8.
Resumen del curso
Durante el resto de esta serie, nos centraremos en nueve áreas principales:
Lección 2: Aplicación móvil y redacción de correo y chats
Terminamos nuestro recorrido por la interfaz de Gmail yendo a la aplicación móvil. Luego, cubrimos cómo redactar correos electrónicos, incluida la respuesta y el reenvío. Finalmente, le presentaremos la vista de conversación, cómo deshabilitarla y cómo eliminar un solo mensaje de la conversación.
Lección 3: Gestión y etiquetado del correo entrante
En la Lección 3, repasaremos la administración de la bandeja de entrada, por ejemplo, cómo categorizar automáticamente un mensaje de la bandeja de entrada y organizar sus mensajes con diferentes estilos de bandeja de entrada. A continuación, profundizamos en las etiquetas de correo.
Lección 4 - Filtros de correo y sistema de estrellas
La lección 4 comienza con una discusión sobre cómo filtrar el correo clasificado, incluido cómo importar y exportar fácilmente los filtros existentes a otras cuentas de Gmail. Terminamos la lección centrándonos en los sistemas estelares, que te permiten marcar diferentes correos electrónicos con estrellas de diferentes colores, lo que facilita la búsqueda y agrupación de mensajes.
Lección 5 - Archivos adjuntos, firmas y seguridad
Si desea incluir una firma al final de cada mensaje, encontrará cómo hacerlo en la Lección Cinco. También cubrimos brevemente la funcionalidad de los archivos adjuntos de Gmail y concluimos la lección cubriendo cómo cambiar su contraseña, agregar seguridad de dos niveles y hacer una copia de seguridad de sus datos.
Lección 6 - Invitaciones navideñas y personas que responden
En la Lección 6, cubrimos las invitaciones: cómo encontrarlas, responderlas e incluirlas en los mensajes de Gmail. En conclusión, explicamos cómo funcionan los servicios de emergencia y cómo usarlos de manera efectiva cuando está fuera de la oficina.
Lección 7: Uso de Gmail como lista de tareas pendientes
La lección 7 solo está dedicada al uso de Gmail como una lista de tareas pendientes: agregar, crear, cambiar el nombre y cualquier otra cosa relacionada con otra lista de tareas pendientes.
Lección 8 - Varias cuentas, atajos de teclado y Hangouts
Aquí cubrimos Google Hangouts (oficialmente Gtalk), que le permitirá chatear fácilmente con cualquier otro usuario de Gmail o crear un Hangout con varios usuarios. Luego pasamos al uso y administración de múltiples cuentas, cómo cerrar sesión en Gmail de forma remota y, finalmente, una breve introducción al uso de Gmail con el teclado.
Lección 9: Uso de su cuenta de Gmail para acceder a otras cuentas y trabajar sin conexión
Si tiene otras cuentas de correo electrónico, puede acceder a ellas a través de su Gmail, lo que le permite combinar todas sus cuentas en una. También puede usar Gmail sin conexión cuando no tiene acceso a Internet confiable, como si está de viaje o en un área remota.
Lección 10: Prácticas y consejos prácticos de Gmail
Terminamos la serie llevándote a través de algunos de los diversos consejos potentes restantes y presentándote Gmail Labs, que te permitirá extender el poder y la funcionalidad de Gmail mucho más allá de la interfaz de usuario básica predeterminada.
