Στο σημερινό μάθημα, θα εξετάσουμε πώς να χρησιμοποιήσουμε το Gmail ως λίστα υποχρεώσεων. Το Gmail ενσωματώνει μια απλή λίστα υποχρεώσεων στον λογαριασμό σας. Το Google Tasks σάς επιτρέπει να δημιουργείτε λίστες στοιχείων, να ορίζετε ημερομηνίες λήξης και να προσθέτετε σημειώσεις. Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε εργασίες απευθείας από μηνύματα Gmail.
Προσθέστε μια εργασία
Για να προσθέσετε μια εργασία στο λογαριασμό σας στο Gmail χρησιμοποιώντας τις Εργασίες Google, κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο μενού αλληλογραφίας στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου του Gmail και επιλέξτε Εργασίες.
Το παράθυρο εργασιών εμφανίζεται στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου του Gmail. Σημειώστε ότι η ένδειξη αναβοσβήνει στην πρώτη κενή εργασία. Εάν ο δρομέας δεν αναβοσβήνει στην πρώτη κενή εργασία, μετακινήστε το ποντίκι πάνω του και κάντε κλικ σε αυτό.
Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε απευθείας την πρώτη κενή εργασία.
Μόλις προσθέσετε μια εργασία, μπορείτε να κάνετε κλικ στο εικονίδιο συν για να δημιουργήσετε επιπλέον εργασίες. Πατώντας Return μετά την εισαγωγή μιας εργασίας δημιουργείται μια νέα εργασία ακριβώς κάτω από αυτήν.
Δημιουργήστε μια εργασία από ένα email
Μπορείτε επίσης εύκολα να δημιουργήσετε μια εργασία από ένα email. Επιλέξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να προσθέσετε ως εργασία. Κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερες ενέργειες και επιλέξτε Προσθήκη σε εργασίες από το αναπτυσσόμενο μενού.
Το Gmail προσθέτει αυτόματα μια νέα εργασία χρησιμοποιώντας τη γραμμή θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένας σύνδεσμος προς "Σχετικό email" έχει επίσης προστεθεί στην εργασία. Κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο θα ανοίξει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πίσω από το παράθυρο Εργασίες.
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε επιπλέον κείμενο στην εργασία ή να αλλάξετε την καταχώριση κειμένου από το Gmail απλά κάνοντας κλικ στην εργασία και πληκτρολογώντας ή επισημαίνοντας και αντικαθιστώντας το κείμενο.
Λάβετε υπόψη ότι το παράθυρο "Εργασίες" παραμένει ανοιχτό ακόμη και όταν πλοηγείστε στο email σας στο παρασκήνιο. Χρησιμοποιήστε το κουμπί "X" στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου εργασιών για να το κλείσετε.
Αναδιάταξη εργασιών
Οι εργασίες μπορούν εύκολα να αναδιαταχθούν. Απλώς μετακινήστε το ποντίκι σας πάνω από την εργασία στην αριστερή άκρη μέχρι να δείτε ένα διακεκομμένο περίγραμμα.
Κάντε κλικ και σύρετε αυτό το περίγραμμα πάνω ή κάτω για να μετακινήσετε την εργασία σε διαφορετική θέση στη λίστα.
Προσθέστε εργασίες στη μέση της λίστας υποχρεώσεών σας
Μπορείτε επίσης να τακτοποιήσετε τις εργασίες σας εισάγοντας νέες στη μέση της λίστας. Εάν τοποθετήσετε τον κέρσορα στο τέλος μιας εργασίας και πατήσετε "Enter", μια νέα εργασία προστίθεται μετά από αυτήν την εργασία. Εάν πατήσετε "Enter" με τον κέρσορα στην αρχή μιας εργασίας, μια νέα εργασία εισάγεται πριν από αυτήν την εργασία.
Δημιουργήστε δευτερεύουσες εργασίες
Εάν μια εργασία περιέχει δευτερεύουσες εργασίες, μπορείτε εύκολα να τις προσθέσετε στην εργασία. Προσθέστε τη δευτερεύουσα εργασία κάτω από μια εργασία και πατήστε "Tab" για να την κάνετε εσοχή. Πατήστε "Shift + Tab" για να μετακινήσετε την εργασία πίσω στα αριστερά.
Προσθέστε λεπτομέρειες σε μια εργασία
Μερικές φορές μπορεί να θέλετε να προσθέσετε σημειώσεις ή λεπτομέρειες σε μια εργασία χωρίς να δημιουργήσετε δευτερεύουσες εργασίες. Για να το κάνετε αυτό, μετακινήστε το ποντίκι πάνω από μια εργασία μέχρι να εμφανιστεί ένα βέλος στα δεξιά της εργασίας. Κάντε κλικ στο βέλος.
Εμφανίζεται ένα παράθυρο που σας επιτρέπει να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης για την εργασία και να εισαγάγετε σημειώσεις. Για να επιλέξετε ημερομηνία λήξης, κάντε κλικ στο πλαίσιο Λήξη ημερομηνίας.
Εμφανίζει το ημερολόγιο. Κάντε κλικ σε μια ημερομηνία για να επιλέξετε μια ημερομηνία λήξης για την εργασία. Χρησιμοποιήστε τα βέλη δίπλα στο μήνα για να μετακινηθείτε σε διαφορετικούς μήνες.
Η ημερομηνία αναφέρεται στο πλαίσιο Ημερομηνία λήξης. Για να προσθέσετε σημειώσεις στην ανάθεση, γράψτε τις στο πλαίσιο επεξεργασίας κάτω από το πλαίσιο Ημερομηνία λήξης. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Επιστροφή στο μενού.
Η σημείωση και η ημερομηνία λήξης εμφανίζονται στην εργασία ως σύνδεσμοι. Κάνοντας κλικ σε οποιονδήποτε σύνδεσμο, μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτό το μέρος της εργασίας.
Ελαχιστοποίηση παραθύρου εργασιών
Όταν μετακινείτε το ποντίκι σας πάνω από τη γραμμή τίτλου του παραθύρου Εργασίες, γίνεται χέρι. Κάνοντας κλικ στη γραμμή τίτλου ελαχιστοποιείται το παράθυρο Εργασίες.
Κάνοντας ξανά κλικ στη γραμμή διευθύνσεων θα ανοίξει το παράθυρο Εργασίες.
Μετονομασία λίστας εργασιών
Από προεπιλογή, η λίστα υποχρεώσεων φέρει το όνομα του λογαριασμού σας Gmail. Ωστόσο, μπορείτε να το αλλάξετε αυτό. Για παράδειγμα, ίσως θέλετε ξεχωριστές λίστες υποχρεώσεων για εργασία και προσωπικά.
Για να μετονομάσετε τη λίστα υποχρεώσεών σας, κάντε κλικ στο εικονίδιο Λίστα εναλλαγής στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου Εργασίες και επιλέξτε Μετονομασία λίστας από το αναδυόμενο παράθυρο.
Εισαγάγετε ένα νέο όνομα για την υπάρχουσα λίστα εργασιών στο πλαίσιο Επεξεργασία λίστας μετονομασίας στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται. Κάντε κλικ στο OK. "
Το νέο όνομα εμφανίζεται στη γραμμή τίτλου του παραθύρου Εργασίες.
Εκτυπώστε ή στείλτε email μια λίστα υποχρεώσεων
Μπορείτε να εκτυπώσετε μια λίστα εργασιών κάνοντας κλικ στο στοιχείο Ενέργειες και επιλέγοντας Εκτύπωση λίστας εργασιών από το αναδυόμενο μενού.
Μπορείτε να στείλετε μια λίστα υποχρεώσεων στον εαυτό σας ή σε κάποιον άλλο χρησιμοποιώντας την επιλογή Λίστα υποχρεώσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο αναδυόμενο παράθυρο Ενέργειες, που απεικονίζεται παραπάνω.
Δημιουργήστε πρόσθετες λίστες υποχρεώσεων
Τώρα που μετονομάσατε την αρχική λίστα υποχρεώσεων, μπορείτε να προσθέσετε μια άλλη για διαφορετική χρήση, όπως προσωπικές εργασίες. Για να το κάνετε αυτό, πατήστε ξανά την εναλλαγή μενού και επιλέξτε Νέο μενού από το αναδυόμενο παράθυρο.
Εισαγάγετε ένα όνομα για τη νέα λίστα στο πλαίσιο επεξεργασίας "Δημιουργία νέας λίστας ως" στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Η νέα λίστα δημιουργείται και το Gmail μεταβαίνει αυτόματα στη νέα λίστα στο παράθυρο Εργασίες.
Μετάβαση σε διαφορετική λίστα εργασιών
Μπορείτε εύκολα να μεταβείτε σε άλλη λίστα εργασιών κάνοντας κλικ στο εικονίδιο "Switch List" και επιλέγοντας το όνομα της λίστας που θέλετε από το αναδυόμενο μενού.
Βεβαιωθείτε ότι οι ολοκληρωμένες εργασίες έχουν διακοπεί
Όταν ολοκληρώνετε μια εργασία, μπορείτε να την ελέγξετε, πράγμα που δείχνει ότι ολοκληρώσατε την εργασία. Για να σταματήσετε μια εργασία, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου στα αριστερά της εργασίας. Εμφανίζεται ένα σημάδι ελέγχου και η εργασία διαγράφεται.
Διαγραφή ολοκληρωμένων εργασιών
Για να διαγράψετε ή να αποκρύψετε ολοκληρωμένες εργασίες από τη λίστα εργασιών, κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες στο κάτω μέρος του παραθύρου Εργασίες και επιλέξτε Διαγραφή ολοκληρωμένων εργασιών από το αναδυόμενο μενού.
Η ολοκληρωμένη εργασία αφαιρείται από τη λίστα και μια νέα, κενή εργασία προστίθεται από προεπιλογή.
Προβολή ολοκληρωμένων κρυφών εργασιών
Όταν διαγράφετε εργασίες από μια λίστα εργασιών, δεν διαγράφονται εντελώς. Είναι απλά κρυμμένα. Για να δείτε ολοκληρωμένες κρυφές εργασίες, κάντε κλικ στο Ενέργειες και επιλέξτε Προβολή ολοκληρωμένων εργασιών από το αναδυόμενο μενού.
Οι ολοκληρωμένες εργασίες της τρέχουσας επιλεγμένης λίστας εργασιών εμφανίζονται κατά ημερομηνία.
διαγράψτε μια εργασία
Μπορείτε να διαγράψετε εργασίες που έχετε δημιουργήσει, είτε επισημαίνονται ως ολοκληρωμένες είτε όχι.
Για να διαγράψετε μια εργασία, κάντε κλικ στον κέρσορα στο κείμενο εργασίας για να την επιλέξετε και κάντε κλικ στο εικονίδιο Κάδος απορριμμάτων στο κάτω μέρος του παραθύρου Εργασίες.
Σημείωση: Οι διαγραφές εργασιών τίθενται σε ισχύ αμέσως στο παράθυρο Εργασίες. Ωστόσο, η Google λέει ότι τα υπόλοιπα αντίγραφα ενδέχεται να χρειαστούν έως και 30 ημέρες για να διαγραφούν από τους διακομιστές της.
Εμφάνιση της λίστας σας σε ένα αναδυόμενο παράθυρο
Μπορείτε να δείτε τις εργασίες σας σε ξεχωριστό παράθυρο στο οποίο μπορείτε να πλοηγηθείτε. Εάν έχετε αρκετά μεγάλη οθόνη, αυτό είναι χρήσιμο ώστε να μπορείτε να δείτε ολόκληρο το παράθυρο του Gmail χωρίς να μπλοκαριστείτε από το παράθυρο Εργασίες.
Για να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό παράθυρο εργασιών, κάντε κλικ στο αναδυόμενο βέλος στο επάνω μέρος του παραθύρου εργασιών.
Το παράθυρο εργασιών γίνεται ξεχωριστό παράθυρο από το παράθυρο του προγράμματος περιήγησης. Όλα τα ίδια μενού και επιλογές είναι διαθέσιμα, συμπεριλαμβανομένου του κουμπιού "Pop-in" που σας επιτρέπει να επιστρέψετε το παράθυρο "Εργασίες" στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου του προγράμματος περιήγησης.
Αυτό είναι το μόνο που πρέπει να γνωρίζετε για τις εργασίες στο Gmail. Γνωρίζουμε ότι είναι αρκετά περιεκτικό, αλλά το να μπορείτε να χρησιμοποιείτε το Gmail για να παρακολουθείτε τις εργασίες σας είναι αρκετά σκληρό, οπότε θέλαμε να του δώσουμε την προσοχή που του αξίζει.
Στο επόμενο μάθημα, θα εστιάσουμε στο Google Hangouts, το οποίο σας επιτρέπει να κάνετε άμεση συνομιλία με άλλους χρήστες του Gmail. Πώς να διαχειριστείτε πολλούς λογαριασμούς Gmail. Και χρησιμοποιήστε το Gmail με συντομεύσεις πληκτρολογίου.
