Η σημερινή μας συζήτηση αφορά τις αξιολογήσεις στο Gmail ώστε να περιλαμβάνει φίλτρα και στη συνέχεια να προχωρήσουμε στην παρακολούθηση σημαντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αστέρια.
Οι ετικέτες είναι εξαιρετικές, αλλά μπορούν να χρησιμοποιηθούν πιο αποτελεσματικά με την ενσωμάτωση φίλτρων, έτσι ώστε τα μηνύματα που φτάνουν και πληρούν ορισμένα κριτήρια να εφαρμόζονται αυτόματα μια ετικέτα ή ετικέτες. Αυτό βοηθά πολύ στην οργάνωση και μπορεί να μειώσει σημαντικά την ακαταστασία των εισερχομένων.
Δημιουργήστε ένα νέο φίλτρο χρησιμοποιώντας το πλαίσιο αναζήτησης
Για να δημιουργήσουμε ένα νέο φίλτρο, θα επιλέξουμε τις επιλογές αναζήτησης στο πλαίσιο Αναζήτηση και θα δημιουργήσουμε ένα φίλτρο από την αναζήτηση. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο πλαίσιο Αναζήτηση.
Εισαγάγετε τα κριτήρια αναζήτησης στο πλαίσιο επιλογών αναζήτησης. Μπορείτε να επιλέξετε να αναζητήσετε μηνύματα από ένα συγκεκριμένο άτομο ή έναν ολόκληρο τομέα (@example.com), με λίγες λέξεις στο θέμα, καθώς και άλλους όρους.
Για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο με βάση αυτήν την αναζήτηση, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Δημιουργία φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση".
Εμφανίζονται επιλογές φίλτρου. Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου που υποδεικνύουν τι θέλετε να κάνετε με μηνύματα που ταιριάζουν με τα κριτήρια αναζήτησης.
Για παράδειγμα, επιλέξαμε να επισημαίνουμε πάντα τα μηνύματα από την καθορισμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ετικέτα "HTG School" και να τα επισημαίνουμε πάντα ως "σημαντικά". Αποφασίσαμε επίσης να εφαρμόσουμε το φίλτρο σε όλα τα υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτό το άτομο.
Σημείωση: Εάν θέλετε να κάνετε τις ετικέτες να λειτουργούν σαν φάκελοι, μπορείτε να επιλέξετε "Παράλειψη εισερχομένων (αρχειοθέτηση)" για να μεταφέρετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις ετικέτες κατά την άφιξή τους. Αυτό διατηρεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πιο οργανωμένα, αν και ενδέχεται να χάσετε ένα σημαντικό μήνυμα επειδή δεν θα εμφανιστεί αυτόματα στα εισερχόμενά σας.
Αφού επιλέξετε τα κριτήρια φίλτρου, κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου.
Σημείωση: Όταν επιλέγετε να προωθήσετε ένα μήνυμα ως ενέργεια στο φίλτρο, θα επηρεαστούν μόνο τα νέα μηνύματα. Τυχόν υπάρχοντα μηνύματα στα οποία ισχύει το φίλτρο δεν θα προωθούνται.
Εμφανίζεται ένα μήνυμα που δηλώνει ότι το φίλτρο σας έχει δημιουργηθεί. Σημειώστε σε αυτό το στιγμιότυπο οθόνης, όλα τα μηνύματα από αυτό το άτομο φέρουν την ετικέτα "Σχολή HTG".
Τα μηνύματα επισημαίνονται επίσης ως σημαντικά αυτόματα (τα εικονίδια των σημαιών συμπληρώνονται στα αριστερά των αποστολέων με κίτρινο χρώμα).
Δημιουργήστε ένα νέο φίλτρο χρησιμοποιώντας την οθόνη Ρυθμίσεις
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα φίλτρο στις Ρυθμίσεις.
Εισαγάγετε την οθόνη "Ρυθμίσεις" όπως εμφανίστηκε προηγουμένως και κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Φίλτρα" στο επάνω μέρος.
Κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Δημιουργία νέου φίλτρου".
Ορίστε τα κριτήρια αναζήτησης και φίλτρου με τον ίδιο τρόπο όπως στην προηγούμενη μέθοδο και κάντε κλικ στο "Δημιουργία φίλτρου" στο παράθυρο διαλόγου επιλογών φίλτρου.
Αντί να καταλήξετε στα εισερχόμενά σας, επιστρέφετε στην οθόνη Φίλτρα και εμφανίζεται το νέο φίλτρο. Μπορείτε να το επεξεργαστείτε, να το διαγράψετε ή να το επιλέξετε για εξαγωγή (η εξαγωγή φίλτρων θα γίνει αργότερα σε αυτό το μάθημα).
Κάντε κλικ στην ετικέτα "Εισερχόμενα" για να επιστρέψετε στα εισερχόμενά σας.
Χρησιμοποιήστε ένα συγκεκριμένο μήνυμα για να δημιουργήσετε ένα νέο φίλτρο
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα φίλτρο με βάση ένα υπάρχον μήνυμα. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε ένα μήνυμα στη λίστα μηνυμάτων σας ή σε μια ετικέτα.
Κάντε κλικ στο κουμπί ενέργειας "Περισσότερα" και επιλέξτε "Φιλτράρετε μηνύματα όπως αυτό" από το αναπτυσσόμενο μενού.
Σημειώστε ότι το πεδίο Από στο παράθυρο διαλόγου Φίλτρο συμπληρώνεται αυτόματα. Εισαγάγετε οποιοδήποτε άλλο κριτήριο φίλτρου θέλετε και κάντε κλικ στο "Δημιουργία φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση".
Ορίστε τα κριτήρια φίλτρου επιλέγοντας επιλογές φίλτρου στο επόμενο παράθυρο διαλόγου όπως περιγράφηκε νωρίτερα.
Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο για να ρυθμίσετε φίλτρα για αυτόματη διαγραφή ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν λαμβάνονται.
Εφαρμόστε το ίδιο φίλτρο σε πολλούς αποστολείς
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μόνο φίλτρο για τη διαχείριση μηνυμάτων από διάφορες διαφορετικές διευθύνσεις email. Για παράδειγμα, μπορούμε να καθορίσουμε μια βαθμολογία για μηνύματα από πολλά άτομα που χρησιμοποιούν την ετικέτα "HTG School". Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές αναζήτησης χρησιμοποιώντας το κάτω βέλος στο πλαίσιο Αναζήτηση.
Προσθέστε κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πεδίο Από, διαχωρισμένη με τη λέξη ή και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση.
Για να εφαρμόσετε την ίδια ετικέτα σε μηνύματα από οποιαδήποτε από αυτές τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εφαρμογή ετικέτας και επιλέξτε την επιθυμητή ετικέτα από το αναδυόμενο παράθυρο. Εφαρμόστε τυχόν άλλες ενέργειες για αυτό το φίλτρο και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φίλτρου.
Σημείωση: Θυμηθείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου "Επίσης εφαρμογή φίλτρου σε αντιστοιχισμένες συνομιλίες" εάν θέλετε να εφαρμόσετε αυτό το φίλτρο σε μηνύματα που έχετε ήδη λάβει από αυτές τις δύο διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Εξαγωγή και εισαγωγή φίλτρων
Τώρα που μάθατε πώς να ρυθμίζετε φίλτρα, πιθανότατα έχετε δημιουργήσει μερικά πολύ χρήσιμα φίλτρα που ίσως θέλετε να χρησιμοποιήσετε στους άλλους λογαριασμούς σας Gmail. Μπορείτε να εξάγετε φίλτρα από έναν λογαριασμό και να τα εισαγάγετε σε άλλο.
φίλτρο εξαγωγής
Για να εξάγετε ένα φίλτρο, μεταβείτε πρώτα στην οθόνη Φίλτρα στην οθόνη Ρυθμίσεις (χρησιμοποιώντας το κουμπί οδοντωτού κώδικα Ρυθμίσεις). Στη συνέχεια, επιλέξτε το φίλτρο που θέλετε να εξαγάγετε στη λίστα και κάντε κλικ στην επιλογή "Εξαγωγή".
Σημείωση: Μπορείτε να επιλέξετε πολλά φίλτρα για εξαγωγή ταυτόχρονα.
Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, μεταβείτε στο σημείο που θέλετε να αποθηκεύσετε το φίλτρο. Το φίλτρο αποθηκεύεται ως αρχείο XML με προεπιλεγμένο όνομα που μπορείτε να αλλάξετε αν θέλετε, απλώς φροντίστε να αφήσετε την επέκταση σε μορφή xml και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
Τώρα έχετε ένα αρχείο που μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας, να μετακινηθείτε σε άλλο υπολογιστή, να το μοιραστείτε με έναν φίλο ή να εισαγάγετε σε άλλο λογαριασμό Gmail.
εισαγωγή φίλτρου
Για να εισαγάγετε ένα φίλτρο στο λογαριασμό σας στο Gmail, μεταβείτε στα Φίλτρα στην οθόνη Ρυθμίσεις και κάντε κλικ στο σύνδεσμο Εισαγωγή φίλτρων.
Στην ενότητα "Εισαγωγή φίλτρων", κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογή αρχείου".
Σημείωση: Εάν αλλάξετε γνώμη σχετικά με την εισαγωγή του φίλτρου, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Ακύρωση εισαγωγής".
Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, μεταβείτε στη θέση όπου αποθηκεύσατε το εξαγόμενο φίλτρο. Επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ στο "Άνοιγμα".
Το όνομα του αρχείου παρατίθεται δίπλα στο κουμπί Επιλογή αρχείου. Κάντε κλικ στο Άνοιγμα αρχείου για να ανοίξετε το αρχείο και να εισαγάγετε τα φίλτρα σε αυτό.
Εμφανίζεται ένα μήνυμα κάτω από το πλαίσιο αναζήτησης ενώ το αρχείο φίλτρου είναι ανοιχτό. Αυτό μπορεί να διαρκέσει λίγο, ανάλογα με τον αριθμό των φίλτρων στο αρχείο.
Όλα τα φίλτρα παρατίθενται στο επιλεγμένο αρχείο στην περιοχή Εισαγωγή φίλτρων. Επιλέξτε τα φίλτρα που θέλετε να εισαγάγετε. Εάν θέλετε να εφαρμόσετε εισαγόμενα φίλτρα σε υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπως θα κάνατε κατά τη δημιουργία ενός νέου φίλτρου), επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Εφαρμογή νέων φίλτρων σε υπάρχοντα μηνύματα" και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φίλτρων.
Εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που δείχνει την πρόοδο της διαδικασίας δημιουργίας φίλτρου. Μπορείτε να ακυρώσετε τη δημιουργία φίλτρων κάνοντας κλικ στο Διακοπή.
Όταν δημιουργούνται φίλτρα, εμφανίζονται στη λίστα σας στην οθόνη Φίλτρα.
Παρακολουθήστε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το σύστημα Star
Το σύστημα αστεριών του Gmail σας επιτρέπει να επισημάνετε τα πιο σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ώστε να μπορείτε εύκολα να τα βρείτε αργότερα. Από προεπιλογή, τα μηνύματα με αστέρι επισημαίνονται με κίτρινο αστέρι, αλλά μπορείτε να προσθέσετε άλλα χρώματα και τύπους αστεριών.
Τα αστέρια εμφανίζονται στα αριστερά του ονόματος του αποστολέα στα εισερχόμενα.
Προσθέστε ένα αστέρι σε ένα μήνυμα
Για να προσθέσετε ένα αστέρι σε ένα μήνυμα στα εισερχόμενά σας, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το αστέρι δίπλα στο όνομα του αποστολέα, όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα.
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα αστέρι σε ένα μήνυμα ενώ είναι ανοιχτό. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το αστέρι στην επάνω δεξιά γωνία του μηνύματος στα δεξιά της ημερομηνίας. Στις συνομιλίες, θα βρίσκεται στα δεξιά του πρώτου μηνύματος στο επάνω μέρος της συνομιλίας.
Για να προσθέσετε ένα αστέρι σε ένα μήνυμα που συνθέτετε, κάντε κλικ στο βέλος Περισσότερες επιλογές στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου Σύνταξη.
Μετακινήστε το ποντίκι σας πάνω από την επιλογή "Ετικέτα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Προσθήκη αστεριού" από το υπομενού.
Στην ετικέτα Sent Mail, το μήνυμα που στείλατε επισημαίνεται με αστέρι.
Χρησιμοποιήστε σχέδια πολλαπλών αστεριών στα μηνύματά σας
Το Gmail σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε πολλά χρώματα και τύπους "αστεριών" για να ξεχωρίζετε τα μηνύματα το ένα από το άλλο.
Αυτή η δυνατότητα είναι χρήσιμη εάν θέλετε να επισημάνετε πολλά μηνύματα με διαφορετικά επίπεδα σημασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μοβ αστέρι για μηνύματα που θέλετε να διαβάσετε ξανά και ένα κόκκινο θαυμαστικό για μηνύματα που πρέπει να παρακολουθήσετε.
Κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις και επιλέξτε Ρυθμίσεις από το αναπτυσσόμενο μενού. Στην καρτέλα Γενικά, μετακινηθείτε προς τα κάτω στην ενότητα Αστέρια. Σύρετε τα εικονίδια από την ενότητα Μη σε χρήση στην ενότητα Σε χρήση για να προσθέσετε διαφορετικούς τύπους αστεριών. Εάν χρησιμοποιείτε περισσότερους από έναν τύπους αστεριών, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το αστέρι δίπλα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περνούν από όλα τα αστέρια που χρησιμοποιούνται. Εάν επισημάνετε με αστέρι ένα μήνυμα ενώ είναι ανοιχτό, θα εφαρμοστεί μόνο ο πρώτος τύπος αστεριού.
Αναζήτηση μηνυμάτων με αστέρι
Για να δείτε όλα τα μηνύματα με αστέρι, κάντε κλικ στην ετικέτα "Με αστέρι" στην αριστερή πλευρά του κύριου παραθύρου του Gmail. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε μηνύματα με αστέρι πληκτρολογώντας "είναι: με αστέρι" στο πλαίσιο "Αναζήτηση".
Αναζήτηση μηνυμάτων με συγκεκριμένο τύπο αστεριού
Εάν έχετε χρησιμοποιήσει διάφορους τύπους αστεριών για να επισημάνετε τα μηνύματά σας, μπορείτε να αναζητήσετε έναν συγκεκριμένο τύπο αστεριού. Για να το κάνετε αυτό, αναζητήστε με το "έχει:" στο όνομα του αστεριού (για παράδειγμα, "έχει: red-bang").
Για να μάθετε το όνομα ενός συγκεκριμένου αστεριού, μεταβείτε στην καρτέλα Γενικά στην οθόνη Ρυθμίσεις και τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω στον επιθυμητό τύπο αστεριού. Το όνομα του αστεριού εμφανίζεται σε ένα αναδυόμενο παράθυρο.
Υπάρχει επίσης μια λίστα με αστέρια σε ένα θέμα βοήθειας προηγμένη αναζήτηση στο Βοήθεια Gmail.
Κρατήστε τα μηνύματα με αστέρι μακριά από την κύρια καρτέλα
Εάν οργανώσετε τα εισερχόμενά σας χρησιμοποιώντας τις καρτέλες με δυνατότητα ρύθμισης που αναφέρθηκαν νωρίτερα σε αυτό το μάθημα, τα μηνύματα από τις άλλες καρτέλες με αστέρι θα συμπεριληφθούν επίσης στην καρτέλα Βασικά. Εάν δεν θέλετε να βλέπετε μηνύματα με αστέρι από άλλες καρτέλες στην καρτέλα Βασικά, μπορείτε να το απενεργοποιήσετε.
Κάντε κλικ στο εικονίδιο "+" στα δεξιά των καρτελών.
Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή καρτελών για ενεργοποίηση, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Συμπερίληψη με αστέρι στην κύρια και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
το ακόλουθο …
Είμαστε εδώ στο τέλος του Μαθήματος 4 τώρα, αλλά είστε ήδη στο δρόμο για να γίνετε επαγγελματίας του Gmail! Σε μόλις τέσσερις ημέρες, γνωρίζετε τώρα όσα χρειάζεστε για να κάνετε τα εισερχόμενά σας πραγματικά να λάμψουν και τα μηνύματα θα βρουν αυτόματα το δρόμο τους στις καθορισμένες ετικέτες τους χωρίς να γεμίσουν τα εισερχόμενά σας.
Στο επόμενο μάθημα θα μιλήσουμε για υπογραφές και πώς να διατηρήσετε το προφίλ σας ασφαλές και να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων.
