Vores diskussion i dag handler om ratings i Gmail til at inkludere filtre og derefter gå videre til sporing af vigtige e -mails med stjerner.
Etiketter er gode, men kan bruges mere effektivt ved at integrere filtre, så meddelelser, der kommer, og som opfylder visse kriterier, påføres automatisk en etiket eller etiketter. Dette hjælper meget med organisationen og kan reducere rod i indbakken betydeligt.
Opret et nyt filter ved hjælp af søgefeltet
For at oprette et nyt filter vælger vi søgemulighederne i søgefeltet og opretter et filter fra søgningen. For at gøre dette skal du klikke på pil ned i feltet Søg.
Indtast dine søgekriterier i feltet med søgemuligheder. Du kan vælge at søge efter meddelelser fra en bestemt person eller et helt domæne (@example.com) med et par ord i emnet samt andre udtryk.
For at oprette et filter baseret på denne søgning skal du klikke på linket "Opret et filter med denne søgning".
Filterindstillinger vises. Marker afkrydsningsfelterne, der angiver, hvad du vil gøre med meddelelser, der matcher søgekriterierne.
For eksempel valgte vi altid at markere meddelelser fra den angivne e -mailadresse med etiketten "HTG School" og altid markere disse meddelelser som "vigtige". Vi har også besluttet at anvende filteret på alle eksisterende e -mails fra denne person.
Bemærk: Hvis du vil få etiketter til at fungere som mapper, kan du vælge "Spring indbakke over (arkiver den)" for automatisk at flytte e -mails til etiketter, når de kommer. Dette holder e -mails mere organiserede, selvom du kan risikere at gå glip af en vigtig besked, fordi den ikke automatisk vises i din indbakke.
Når du har valgt dine filterkriterier, skal du klikke på Opret filter.
Bemærk: Når du vælger at videresende en besked som en handling i filteret, påvirkes kun nye meddelelser. Eventuelle eksisterende meddelelser, som filteret gælder for, videresendes ikke.
Der vises en meddelelse om, at dit filter er blevet oprettet. Bemærk i dette skærmbillede, alle meddelelser fra denne person er mærket 'HTG School'.
Beskeder markeres også som vigtige automatisk (flagikonerne til venstre for afsenderne er udfyldt med gult).
Opret et nyt filter ved hjælp af skærmen Indstillinger
Du kan også oprette et filter i Indstillinger.
Gå ind på "Indstillinger" -skærmen som vist tidligere, og klik på linket "Filtre" øverst.
Klik på linket "Opret et nyt filter".
Definer dine søge- og filterkriterier på samme måde som i den foregående metode, og klik på "Opret filter" i dialogboksen for filterindstillinger.
I stedet for at ende i din indbakke, vender du tilbage til skærmen Filtre, og det nye filter vises på listen. Du kan redigere, slette eller vælge det for at eksportere (eksportfiltre udføres senere i denne lektion).
Klik på etiketten "Indbakke" for at vende tilbage til din indbakke.
Brug en bestemt meddelelse til at oprette et nyt filter
Du kan også oprette et filter baseret på en eksisterende besked. For at gøre dette skal du vælge en meddelelse på din meddelelsesliste eller i en etiket.
Klik på handlingsknappen "Mere", og vælg "Filtrer meddelelser som denne" i rullemenuen.
Bemærk, at feltet Fra i dialogboksen Filter automatisk udfyldes. Indtast eventuelle andre filterkriterier, og klik på "Opret filter med denne søgning".
Definer dine filterkriterier ved at vælge filterindstillinger i den næste dialog som beskrevet tidligere.
Bemærk: Du kan bruge denne metode til at opsætte filtre til automatisk at slette uønskede e -mails, når de modtages.
Anvend det samme filter på flere afsendere
Du kan bruge et enkelt filter til at administrere meddelelser fra en række forskellige e -mail -adresser. For eksempel kan vi angive en bedømmelse for meddelelser fra flere personer ved hjælp af etiketten "HTG School". For at gøre dette skal du åbne dialogboksen Søgemuligheder ved hjælp af pil ned i feltet Søg.
Tilføj hver e -mail -adresse i feltet Fra, adskilt af ordet eller, og klik på Opret filter med denne søgning.
Hvis du vil anvende den samme etiket på meddelelser fra en af disse e -mail -adresser, skal du markere afkrydsningsfeltet Anvend etiket og vælge den ønskede etiket fra pop op -vinduet. Anvend andre handlinger for dette filter, og klik på Opret filter.
Bemærk: Husk at markere afkrydsningsfeltet "Anvend også filter på matchede samtaler", hvis du vil anvende dette filter på meddelelser, du allerede har modtaget fra disse to e -mail -adresser.
Eksport og import af filtre
Nu hvor du har lært, hvordan du konfigurerer filtre, har du sandsynligvis oprettet nogle meget nyttige filtre, som du måske vil bruge på dine andre Gmail -konti. Du kan eksportere filtre fra en konto og importere dem til en anden.
Eksporter filter
Hvis du vil eksportere et filter, skal du først åbne skærmen Filtre på skærmen Indstillinger (ved hjælp af knappen Indstillinger tandhjul). Vælg derefter det filter, du vil eksportere, på listen, og klik på "Eksporter".
Bemærk: Du kan vælge flere filtre, der skal eksporteres på én gang.
I dialogboksen Gem som skal du navigere til det sted, hvor du vil gemme filteret. Filteret gemmes som en XML -fil med et standardnavn, som du kan ændre, hvis du vil, bare sørg for at forlade udvidelsen i xml -format og klik på Gem.
Du har nu en fil, som du kan sikkerhedskopiere, flytte til en anden computer, dele med en ven eller importere til en anden Gmail -konto.
filterimport
Hvis du vil importere et filter til din Gmail -konto, skal du åbne Filtre på skærmen Indstillinger og klikke på linket Importer filtre.
Klik på "Vælg en fil" under "Importfiltre".
Bemærk: Hvis du skifter mening om import af filteret, skal du klikke på linket "Annuller import".
I dialogboksen Åbn skal du navigere til det sted, hvor du gemte det eksporterede filter. Vælg filen, og klik på "Åbn".
Filnavnet er angivet ved siden af knappen Vælg fil. Klik på Åbn fil for at åbne filen og importere filtrene til den.
Der vises en meddelelse under feltet "Søg", mens filterfilen er åben. Dette kan tage noget tid, afhængigt af antallet af filtre i filen.
Alle filtre er angivet i den valgte fil under Importfiltre. Vælg de filtre, du vil importere. Hvis du vil anvende importerede filtre på eksisterende e -mails (ligesom du ville gøre, når du opretter et nyt filter), skal du markere afkrydsningsfeltet "Anvend nye filtre på eksisterende e -mail" og klikke på Opret filtre.
Viser en dialog, der viser forløbet af filteroprettelsesprocessen. Du kan annullere oprettelse af filtre ved at klikke på Stop.
Når der oprettes filtre, vises de på din liste på skærmen Filtre.
Hold styr på vigtige e -mails med Star. Systemet
Med Gmails stjernesystem kan du markere dine vigtigste e -mails, så du let kan finde dem senere. Som standard er stjernemarkerede meddelelser markeret med en gul stjerne, men du kan tilføje andre farver og stjernetyper.
Stjernerne vises til venstre for afsenderens navn i indbakken.
Føj en stjerne til en besked
Hvis du vil føje en stjerne til en meddelelse i din indbakke, skal du klikke på stjerneikonet ved siden af afsenderens navn, som vist på billedet ovenfor.
Du kan også føje en stjerne til en besked, mens den er åben. For at gøre dette skal du klikke på stjerneikonet i øverste højre hjørne af meddelelsen til højre for datoen. I samtaler vil det være til højre for den første besked øverst i samtalen.
Hvis du vil føje en stjerne til en meddelelse, du skriver, skal du klikke på pilen Flere indstillinger i nederste højre hjørne af vinduet Skriv.
Flyt musen over indstillingen "Etiket", og vælg derefter "Tilføj stjerne" fra undermenuen.
I etiketten Sendt post er den besked, du har sendt, markeret med en stjerne.
Brug flere stjernedesign på dine meddelelser
Gmail giver dig mulighed for at bruge flere farver og typer af "stjerner" til at skelne meddelelser fra hinanden.
Denne funktion er nyttig, hvis du vil markere flere meddelelser med forskellige niveauer af betydning. For eksempel kan du bruge en lilla stjerne til meddelelser, du vil læse igen, og et rødt udråbstegn for meddelelser, du skal følge op.
Klik på knappen Indstillinger, og vælg Indstillinger i rullemenuen. På fanen Generelt skal du rulle ned til sektionen Stjerner. Træk ikonerne fra afsnittet Ikke i brug til afsnittet I brug for at tilføje forskellige typer stjerner. Hvis du har mere end én type stjerne i brug, skal du klikke på stjerneikonet ud for de e -mails, der går igennem alle de stjerner, der er i brug. Hvis du stjernemarkerer en besked, mens den er åben, anvendes kun den første stjernetype.
Søg efter stjernemarkerede meddelelser
Hvis du vil se alle dine stjernemærkede meddelelser, skal du klikke på etiketten "Stjernemarkeret" i venstre side af hovedvinduet i Gmail. Du kan også søge efter stjernemærkede meddelelser ved at skrive "is: starred" i feltet "Søg".
Søg efter meddelelser med en bestemt type stjerne
Hvis du har brugt flere forskellige stjernetyper til at markere dine meddelelser, kan du søge efter en bestemt type stjerne. For at gøre dette skal du søge med "har:" som stjernen (f.eks. "Har: red-bang").
For at finde ud af navnet på en bestemt stjerne skal du gå til fanen Generelt på skærmen Indstillinger og holde markøren over den ønskede stjernetype. Stjernens navn vises i en pop op.
Der er også en liste over stjerner i et hjælpeemne avanceret søgning i Hjælp til Gmail.
Hold stjernemarkerede meddelelser ude af den primære fane
Hvis du organiserer din indbakke ved hjælp af de konfigurerbare faner, der er nævnt tidligere i denne lektion, vil meddelelser fra de andre stjernemærkede faner også blive inkluderet på fanen Grundlæggende. Hvis du ikke vil se stjernemarkerede meddelelser fra andre faner på fanen Grundlæggende, kan du deaktivere dette.
Klik på ikonet "+" til højre for fanerne.
I dialogboksen Vælg faner, der skal aktiveres, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Inkluder stjernemærket i primær, og derefter klikke på Gem.
det følgende …
Vi er her i slutningen af lektion 4 nu, men du er allerede på vej til at blive en Gmail -pro! På bare fire dage ved du nu så meget, som du har brug for, for at din indbakke virkelig skal lyse, og meddelelser finder nu automatisk vej til deres udpegede etiketter uden at fylde din indbakke.
I den næste lektion vil vi tale om signaturer, og hvordan du holder din profil sikker og sikkerhedskopierer data.
