I dagens lektion hjælper vi dig med at forstå, hvordan du bedre kan kategorisere din indbakke og organisere dine meddelelser ved hjælp af etiketter og nogle foruddefinerede, men konfigurerbare faner.
Først taler vi om Gmails automatiske faneblade, den prioriterede postkasse og alle de indstillinger, den indeholder.
Kategoriser automatisk indgående mail ved hjælp af konfigurerbare faner
Gmail tilbyder nu faner og automatiske kategorier til din indbakke. Denne funktion opdeler din indbakke i primær, social, kampagner, opdateringer og fora. Hvis du deltager i mange onlinetjenester, kan denne funktion være nyttig.
Grundlæggende kan meddelelser, der modtages for bestemte typer websteder eller for bestemt indhold, indsamles i forskellige dele af din indbakke. Dette kan resultere i en mindre rodet postkasse.
Vælg, hvilke faner der er synlige i din indbakke
Disse faner kan konfigureres, så du kan vælge de faner, du vil have tilgængelige i din indbakke. Hvis du vil ændre de synlige faner, skal du klikke på plusikonet til venstre for fanerne.
Dialogboksen Vælg faner til aktivering vises. Marker afkrydsningsfelterne for de faner, du vil have til rådighed i din indbakke.
Bemærk: Hvis du skjuler en fane, vises meddelelser fra den kategori i stedet i fanen "Grundlæggende". Også tekst i faner kan ikke ændres, og du kan ikke tilføje tilpassede faner. Brug tilpassede etiketter i stedet (diskuteret i det næste afsnit) til yderligere at kategorisere dine meddelelser.
Du kan også bestemme, hvilke faner der skal vises i din indbakke på fanen Indbakke på skærmen Indstillinger i sektionen Kategorier.
Organiser dine meddelelser med indbakkeformater og indstillinger
Inbox Styles lader dig organisere din Gmail -indbakke på den måde, der fungerer for dig. Du kan organisere din indbakke ved hjælp af konfigurerbare faner, som vi nævnte tidligere i denne lektion, eller i sektioner som ulæst, stjernemærket og vigtigt.
Skift din indbakke type
Hvis du vil skifte til en anden indbakke, skal du åbne skærmen Indstillinger og trykke på fanen Indbakke.
I afsnittet Indbakketype skal du vælge den type indbakke, du vil bruge, på rullelisten.
Hver type indbakke har sine egne indstillinger. Når du har valgt en Indbakketype, vises indstillingerne for denne type under Vælg indbakketype. Foretag ændringer af indstillingerne, og klik på Gem ændringer.
Du kan også hurtigt ændre nogle indstillinger for indbakke -stil lige i din indbakke ved at klikke på pil ned til højre for hver sektionsoverskrift.
Hjælp til Gmail Beskrivelser af indgående mailtyper . Eksperimenter gerne med forskellige indbakkeformater for at se, hvad der fungerer for dig. Du kan altid gå tilbage til standard, hvis du skifter mening.
Du kan også hurtigt ændre stil til din indbakke ved at holde musen over etiketten "Indbakke" og klikke på den nedadgående pil, der vises. Vælg den ønskede stil til indgående mail på rullelisten "Type indgående mail". Bemærk, at når du holder musen over hvert mønster, får du en kort beskrivelse af hver type.
Organiser og kategoriser dine meddelelser ved hjælp af etiketter
Vi introducerede dig kort for klistermærkerne i lektion 1 i denne serie. Kategorier giver dig mulighed for at organisere dine e -mail -meddelelser i kategorier. Det ligner mapper, i modsætning til mapper kan du anvende mere end én etiket på en enkelt besked.
Varsel: Gmail understøtter maksimalt 5000 etiketter, inklusive underetiketter. Hvis du overskrider denne grænse, kan du opleve, at din Gmail -oplevelse er langsommere, og du kan støde på fejl. Fjern klistermærker, du ikke længere må bruge. Sletning af etiketter sletter ikke meddelelser.
Opret en ny etiket
Du kan oprette dine egne tilpassede etiketter for at holde din indbakke organiseret og endda flytte meddelelser ud af din indbakke til etiketter (fungerer som mapper). Vi viser dig, hvordan du opretter en etiket, der er indlejret under en anden etiket, f.eks. En undermappe i en mappe.
Hvis du vil oprette en ny brugerdefineret etiket, der vil være hovedmappen, skal du klikke på Mere på etikettelisten til venstre på Gmail -startskærmen.
Når listen er udvidet, skal du klikke på linket "Opret ny etiket".
Indtast et navn på etiketten i redigeringsboksen "Angiv venligst et nyt etiketnavn" i dialogboksen Ny etiket. Klik på Opret for at afslutte oprettelsen af den nye etiket.
Bemærk: Da dette er den vigtigste taksonomi, der vil indeholde underklassificeringen, vil vi ikke fusionere denne taksonomi.
Hvis du vil oprette en underkategori under den hovedkategori, du lige har oprettet, skal du klikke på Opret ny taksonomi igen.
I dialogboksen Ny etiket skal du indtaste navnet på den underkategori, du vil oprette i redigeringsfeltet "Angiv et nyt taksonomienavn". Marker afkrydsningsfeltet "Nest label under", vælg den masthead, du lige har oprettet på rullelisten, og klik på Opret.
Du kan også oprette en indlejret taksonomi ved at indtaste den originale taksonomi efterfulgt af en skråstreg (/) og derefter indtaste navnet på den indlejrede taksonomi - alt i redigeringsfeltet “... nyt taksonomienavn”. For eksempel kan vi indtaste "Personligt/venner" i redigeringsfeltet og ikke markere afkrydsningsfeltet "Bedøm plakat under".
Bemærk: Den originale etiket skal allerede eksistere for at oprette en indlejret etiket under den. Du kan ikke oprette begge etiketter på samme tid. I vores eksempel skal vi først oprette den "personlige" etiket, før vi opretter den indlejrede "venner" -etiket.
En indlejret adresse ligner følgende eksempel.
Den nye hovedbedømmelse med den indlejrede etiket tilføjes også til listen over vurderinger, der er tilgængelige på handlingsknappen Ratings, ud over listen over ratings, der er tilgængelige på knappen Flyt til handling.
Anvend kategorier på meddelelser
Der er to måder at anvende etiketter på beskeder på. Du kan anvende etiketter på meddelelser, mens du efterlader meddelelser i din indbakke. Du kan også flytte meddelelser til etiketter, og du kan flytte dem til mapper. Vi viser dig begge veje.
Anvend etiketter på meddelelser, mens de er tilbage i din indbakke.
Denne metode giver dig mulighed for nemt at anvende flere etiketter på en enkelt besked.
Hvis du vil anvende en etiket på en meddelelse, mens meddelelsen opbevares i din indbakke, skal du markere afkrydsningsfeltet til højre for meddelelsen for at vælge den (eller åbne meddelelsen). Klik derefter på handlingsknappen "Kategorier", og vælg en eller flere etiketter fra rullelisten.
Husk, at du kan anvende mere end én etiket på en meddelelse. Menuen Kategorier forsvinder ikke, når du har valgt bedømmelserne, så du kan vælge flere bedømmelser på én gang.
Tryk på Anvend nederst på listen for at anvende de valgte etiketter på meddelelser.
Derefter vises etiketterne til venstre for meddelelsens emnelinje.
Hvis du har en lang liste med vurderinger, kan du begynde at skrive navnet på taksonomien efter at have klikket på knappen "Kategorier" for at finde bedømmelsen på listen.
Mærk en meddelelse, og flyt den ud af din indbakke
Hvis du vil anvende en etiket på en meddelelse og flytte meddelelsen ud af indbakken på samme tid, skal du trække meddelelsen til den ønskede etiket på listen til venstre. Når du bevæger musen over listen, udvides den til at vise etiketter, der muligvis er skjult.
Bemærk, at du kan bruge denne metode til at markere meddelelsen som spam samt bruge knappen Rapportér spam -handling. Træk blot de stødende meddelelser til kategorien "Spam".
Hvis en meddelelse flyttes til papirkurven, slettes meddelelsen. Dette er det samme som at vælge meddelelsen eller åbne den og klikke på handlingsknappen "Slet".
åben etiket
At åbne en etiket er som at åbne en mappe. Alle meddelelser, der er knyttet til denne bedømmelse, er angivet. For at åbne en etiket skal du klikke på den ønskede etiket i etikettelisten i venstre side af Gmail -startskærmen. Hvis den ønskede etiket ikke er synlig, skal du klikke på "Mere" for at få adgang til hele listen.
Alle meddelelser, der er knyttet til denne kategori, vises. Bemærk søgeudtrykket i søgefeltet. Gmail udfylder automatisk søgefeltet med det relevante filter for at vise de valgte meddelelser. Vi diskuterer filtre senere i denne lektion.
Bemærk, at hvis du anvender en etiket på en meddelelse uden at flytte meddelelsen til den pågældende etiket (og ud af indbakken) og derefter åbner etiketten, vises etiketten "Indbakke" på meddelelsen, hvilket angiver, at meddelelsen stadig er i indbakke.
For at gå tilbage til din indbakke skal du klikke på etiketten "Indbakke" på listen til højre.
Hvis du vil returnere meddelelsen til din indbakke, skal du blot åbne etiketmappen for at få adgang til meddelelsen og trække meddelelsen tilbage til indbakken. Bemærk, at etiketten stadig er påført meddelelsen.
Fjern en etiket fra en meddelelse
Hvis du beslutter, at du ikke vil have en bestemt etiket tilknyttet en meddelelse, kan du nemt fjerne den.
For at gøre dette skal du markere meddelelsen ved hjælp af afkrydsningsfeltet til højre for meddelelsen eller åbne meddelelsen. Klik på handlingsknappen Etiketter, fravælg den etiket på rullelisten, du vil fjerne fra meddelelsen, og klik derefter på Anvend.
Bemærk: Du kan fjerne flere etiketter fra en meddelelse på én gang. Vælg blot alle de etiketter, du vil fjerne, på rullelisten Kategorier, før du klikker på Anvend.
Skift farve på mærkaten
Du kan tildele farver til dine etiketter, så du nemt kan vælge dem i din indbakke. Som standard er alle etiketter farvet med en lysegrå baggrund og mørkegrå tekst. Mærket 'Personligt/venner' på billedet herunder bruger standardfarven. De andre betegnelser, "HTG School" og "Admin", har andre farver anvendt på dem.
Hvis du vil ændre farven på etiketten, skal du flytte musen hen over den ønskede etiket. Klik på pil ned til højre for etiketten for at få adgang til rullemenuen.
Flyt musemarkøren over indstillingen "Etiketfarve", og vælg tekst- og farvekombinationen ved at klikke på den.
Du kan også bruge indstillingen Fjern farve til at fjerne farven fra klistermærket og gå tilbage til standardindstillingen.
Hvis du ikke vil have nogen af grupperne vist, kan du vælge en brugerdefineret gruppe ved at klikke på Tilføj tilpasset farve. Vælg "Baggrundsfarve" og "Tekstfarve" i dialogboksen "Tilføj brugerdefineret farve", der vises.
Se en forhåndsvisning af den valgte gruppe, hvor der står "Forhåndsvis etiketfarve."
Opret adgang med et klik til standard og tilpassede Gmail-etiketter
Du kan nemt oprette adgang til etiketter med et enkelt klik.
For at gøre dette skal du åbne en etiket, som vi diskuterede tidligere i denne lektion, og derefter trække ikonet Sidefavoritter fra adresselinjen til bogmærkeværktøjslinjen. Nu kan du klikke på dette bogmærke for at få adgang til alle dine meddelelser, der er knyttet til denne etiket.
Skjul og vis etiketter i Gmail
Hvis du har en lang liste med etiketter i Gmail, kan du se nogle af de etiketter, du bruger ofte, mens du skjuler resten.
skjul etiket
For at skjule en etiket i Gmail skal du klikke på den etiket, du vil skjule på etikettelisten under knappen Opret og trække den til linket Mere under listen over synlige etiketter.
Bemærk: Linket "mere" bliver "mindre" link, når du flytter etiketten til det.
Bedømmelsen er flyttet, så den er anført under Kategorier, som vises, når du klikker på Mere for at udvide listen over bedømmelser. Hvis linket "Mindre" er tilgængeligt i stedet for linket "Mere", kan "Kategorier" vises ved blot at holde musen over listen over kategorier.
Gør skjult etiket synlig
Hvis du vil skjule en skjult etiket, skal du klikke på Mere (hvis det er nødvendigt) for at få vist sektionen Kategorier. Klik og træk den ønskede etiket fra sektionen "Kategorier" til etiketten "Indbakke".
Etiketten vendes tilbage til hovedlisten over etiketter i alfabetisk rækkefølge.
Skjul systemforudindstillede Gmail -etiketter såsom stjernemærket, sendt mail, kladder, spam eller skraldespand
Forudindstillede Gmail -etiketter kan også skjules. For at skjule nogen af disse etiketter skal du klikke på "Mere" under etiketlisten.
Klik på "Administrer kategorier" under "Kategorier".
Indstillingsskærmen "Kategorier" vises.
Find afsnittet Systemetiketter i sektionen Systemetiketter, og klik på linket Skjul i kolonnen Vis i etiketter.
Bemærk: Etiketten er ikke helt skjult, den flyttes under linket "Mere".
Adgang til etiketindstillingerne på skærmen Indstillinger
Skærmen Ratings -indstillinger kan også åbnes ved hjælp af knappen Indstillinger. Vi refererer til forskellige dele af skærmen Indstillinger i hele denne serie. Proceduren for adgang til Indstillinger er altid den samme.
For at få adgang til filtrene på skærmen Indstillinger skal du klikke på knappen Indstillinger (gearet) i øverste højre hjørne af hovedvinduet i Gmail.
Vælg derefter "Indstillinger" i rullemenuen.
Når du er på skærmen Indstillinger, kan du få adgang til indstillingerne for Etiketter, Filtre, Indbakke, Temaer og andre Gmail -ruder og funktioner.
Skjul automatisk etiketter uden ulæst mail i Gmail
Med muligheden for at skjule etiketter og automatisk dirigere meddelelser til disse etiketter ved hjælp af filtre (se næste afsnit), kan du måske undre dig over, hvordan du hurtigt kan se, om du har ulæste meddelelser i skjulte etiketter. Du kan vælge let at vise skjulte etiketter, når der er ulæste meddelelser i dem. På denne måde går du ikke glip af nogen vigtige beskeder.
Hvis du vil konfigurere Gmail til at skjule etiketter, medmindre de indeholder ulæste meddelelser, skal du åbne skærmen Etiketter med indstillinger ved hjælp af en af de tidligere nævnte metoder.
For hvert system og tilpasset etiket, som du vil skjule, hvis den ikke indeholder ulæst mail, skal du klikke på linket Vis hvis ulæst.
Bemærk, at du på listen Systemetiketter kun kan skjule kladder og spam -etiketter, hvis de ikke indeholder ulæste meddelelser. Denne funktion gælder ikke for kategorier og cirkler.
Du kan hurtigt anvende denne indstilling på alle brugerdefinerede etiketter ved at klikke på pil ned ud for "Vis i ratingsliste" øverst i sektionen "ratings" og vælge "Vis alle, hvis ikke læst" i rullemenuen.
det følgende …
Dette bringer os til slutningen af lektion 3. Du bør have en ret fast forståelse af, hvordan du holder din indbakke organiseret med forskellige faner, stilarter og indstillinger. Det bedste af det hele er, at du er på vej til at mestre din e -mail med etiketter!
I den næste lektion udvider vi vores diskussion om etiketter til at omfatte filtre - f.eks. Hvordan man bruger filtre til automatisk at anvende etiketter, samt hvordan man tager eksisterende filtre og eksporterer dem til en anden Gmail -konto.
For at lukke tingene ind introducerer vi stjernesystemet, som hjælper dig med at holde styr på vigtige e -mails.
