La nostra discussió d'avui tracta sobre les puntuacions a Gmail per incloure filtres i després passar al seguiment de correus electrònics importants amb estrelles.
Les etiquetes són excel·lents, però es poden utilitzar de manera més eficaç mitjançant la integració de filtres, de manera que els missatges que arriben i que compleixen determinats criteris s’apliquen automàticament a una etiqueta o etiquetes. Això ajuda molt a l'organització i pot reduir significativament el desordre de la safata d'entrada.
Creeu un filtre nou mitjançant el quadre de cerca
Per crear un filtre nou, seleccionarem les opcions de cerca al quadre de cerca i crearem un filtre a partir de la cerca. Per fer-ho, feu clic a la fletxa cap avall al quadre Cerca.
Introduïu els criteris de cerca al quadre d'opcions de cerca. Podeu optar per cercar missatges d’una persona concreta o de tot un domini (@ example.com), amb algunes paraules al tema, així com altres termes.
Per crear un filtre basat en aquesta cerca, feu clic a l'enllaç "Crea un filtre amb aquesta cerca".
Es mostren les opcions de filtre. Marqueu les caselles de selecció que indiquen què voleu fer amb missatges que coincideixin amb els criteris de cerca.
Per exemple, hem decidit marcar sempre els missatges de l'adreça electrònica especificada amb l'etiqueta "HTG School" i marcar-los sempre com a "importants". També hem decidit aplicar el filtre a tots els correus electrònics existents d’aquesta persona.
Nota: si voleu que les etiquetes funcionin com a carpetes, podeu seleccionar "Omet la safata d'entrada (arxiveu-la)" per moure automàticament els correus electrònics a les etiquetes quan arribin. Això fa que els correus electrònics estiguin més organitzats, tot i que és possible que us arrisqueu a perdre un missatge important perquè no apareixerà automàticament a la safata d'entrada.
Un cop hàgiu seleccionat els criteris de filtre, feu clic a Crea filtre.
Nota: quan trieu reenviar un missatge com a acció al filtre, només es veuran afectats els missatges nous. Els missatges existents als quals s'apliqui el filtre no es reenviaran.
Apareix un missatge que indica que s'ha creat el filtre. Tingueu en compte en aquesta captura de pantalla que tots els missatges d'aquesta persona tenen l'etiqueta "HTG School".
Els missatges també es marquen com a importants automàticament (les icones de les banderes s’omplen a l’esquerra dels remitents en groc).
Creeu un filtre nou mitjançant la pantalla Configuració
També podeu crear un filtre a Configuració.
Introduïu la pantalla "Configuració" com es mostra anteriorment i feu clic a l'enllaç "Filtres" a la part superior.
Feu clic a l'enllaç "Crea un filtre nou".
Definiu els criteris de cerca i filtre de la mateixa manera que en el mètode anterior i feu clic a "Crea filtre" al quadre de diàleg d'opcions de filtre.
En lloc d’acabar a la safata d’entrada, tornareu a la pantalla Filtres i apareixerà el filtre nou. Podeu editar-lo, suprimir-lo o seleccionar-lo per exportar (l'exportació dels filtres es realitzarà més endavant en aquesta lliçó).
Feu clic a l'etiqueta "Safata d'entrada" per tornar a la safata d'entrada.
Utilitzeu un missatge específic per crear un filtre nou
També podeu crear un filtre basat en un missatge existent. Per fer-ho, seleccioneu un missatge a la llista de missatges o en una etiqueta.
Feu clic al botó d'acció "Més" i seleccioneu "Filtra missatges com aquest" al menú desplegable.
Tingueu en compte que el camp De del quadre de diàleg Filtre s'omple automàticament. Introduïu qualsevol altre criteri de filtre que vulgueu i feu clic a "Crea un filtre amb aquesta cerca".
Definiu els criteris de filtre seleccionant les opcions de filtre al quadre de diàleg següent, tal com es descriu anteriorment.
Nota: Podeu utilitzar aquest mètode per configurar filtres per eliminar automàticament els correus electrònics no desitjats quan es rebin.
Apliqueu el mateix filtre a diversos remitents
Podeu utilitzar un únic filtre per gestionar els missatges de diverses adreces de correu electrònic diferents. Per exemple, podem especificar una puntuació per als missatges de diverses persones mitjançant l'etiqueta "HTG School". Per fer-ho, obriu el quadre de diàleg Opcions de cerca mitjançant la fletxa avall del quadre Cerca.
Afegiu cada adreça electrònica al camp De, separada per la paraula o, i feu clic a Crea un filtre amb aquesta cerca.
Per aplicar la mateixa etiqueta als missatges de qualsevol d'aquestes adreces de correu electrònic, marqueu la casella de selecció Aplica l'etiqueta i seleccioneu l'etiqueta desitjada al menú emergent. Apliqueu qualsevol altra acció per a aquest filtre i feu clic a Crea un filtre.
Nota: recordeu de marcar la casella de selecció "També aplica el filtre a les converses coincidents" si voleu aplicar aquest filtre als missatges que ja heu rebut d'aquestes dues adreces de correu electrònic.
Exporta i importa filtres
Ara que heu après a configurar filtres, probablement hàgiu creat alguns filtres molt útils que us recomanem que feu servir als vostres altres comptes de Gmail. Podeu exportar filtres d’un compte i importar-los a un altre.
Exporta el filtre
Per exportar un filtre, primer accediu a la pantalla Filtres de la pantalla Configuració (mitjançant el botó d'engranatge Configuració). A continuació, seleccioneu el filtre que vulgueu exportar a la llista i feu clic a "Exporta".
Nota: Podeu seleccionar diversos filtres per exportar alhora.
Al quadre de diàleg Desa com, aneu a on voleu desar el filtre. El filtre es desa com a fitxer XML amb un nom per defecte que podeu canviar si voleu, només cal que deixeu l'extensió en format XML i feu clic a Desa.
Ara teniu un fitxer que podeu fer una còpia de seguretat, moure’l a un altre ordinador, compartir-lo amb un amic o importar-lo a un altre compte de Gmail.
importació de filtres
Per importar un filtre al vostre compte de Gmail, accediu a Filtres a la pantalla Configuració i feu clic a l'enllaç Importa filtres.
A "Importa filtres", feu clic a "Tria un fitxer".
Nota: si canvieu d'opinió sobre la importació del filtre, feu clic a l'enllaç "Cancel·la la importació".
Al quadre de diàleg Obre, aneu a la ubicació on heu desat el filtre exportat. Seleccioneu el fitxer i feu clic a "Obre".
El nom del fitxer apareix al costat del botó Tria un fitxer. Feu clic a Obre fitxer per obrir el fitxer i importar-hi els filtres.
Apareix un missatge a sota del quadre "Cerca" mentre el fitxer de filtre està obert. Això pot trigar una mica, en funció del nombre de filtres del fitxer.
Tots els filtres es mostren al fitxer seleccionat a Importar filtres. Seleccioneu els filtres que vulgueu importar. Si voleu aplicar filtres importats a correus electrònics existents (tal com ho faríeu en crear un filtre nou), marqueu la casella de selecció "Aplica filtres nous al correu existent" i feu clic a Crea filtres.
Mostra un quadre de diàleg que mostra el progrés del procés de creació del filtre. Podeu cancel·lar la creació de filtres fent clic a Atura.
Quan es creen filtres, es mostren a la llista de la pantalla Filtres.
Feu un seguiment dels correus electrònics importants amb el sistema Star
El sistema estrella de Gmail us permet marcar els vostres correus electrònics més importants perquè pugueu trobar-los fàcilment més tard. Per defecte, els missatges destacats es marquen amb una estrella groga, però podeu afegir altres colors i tipus d'estrelles.
Les estrelles apareixen a l’esquerra del nom del remitent a la safata d’entrada.
Afegiu una estrella a un missatge
Per afegir una estrella a un missatge de la safata d'entrada, feu clic a la icona d'estrella que hi ha al costat del nom del remitent, tal com es mostra a la imatge superior.
També podeu afegir una estrella a un missatge mentre estigui obert. Per fer-ho, feu clic a la icona d'estrella que hi ha a l'extrem superior dret del missatge a la dreta de la data. A les converses, estarà a la dreta del primer missatge a la part superior de la conversa.
Per afegir una estrella a un missatge que esteu redactant, feu clic a la fletxa Més opcions a l'extrem inferior dret de la finestra Redacta.
Passeu el ratolí per sobre de l'opció "Etiqueta" i seleccioneu "Afegeix estrella" al submenú.
A l’etiqueta Correu enviat, el missatge que heu enviat es marca amb una estrella.
Utilitzeu diversos dissenys d’estrelles als vostres missatges
Gmail us permet utilitzar diversos colors i tipus d '"estrelles" per distingir els missatges els uns dels altres.
Aquesta característica és útil si voleu marcar diversos missatges amb diferents nivells d'importància. Per exemple, podeu utilitzar una estrella morada per als missatges que vulgueu llegir de nou i un signe d’exclamació vermell per als missatges que haureu de fer un seguiment.
Feu clic al botó Configuració i seleccioneu Configuració al menú desplegable. A la pestanya General, desplaceu-vos cap avall fins a la secció Estrelles. Arrossegueu les icones de la secció No en ús a la secció En ús per afegir diferents tipus d’estrelles. Si teniu més d'un tipus d'estrella en ús, feu clic a la icona d'estrella que hi ha al costat dels correus electrònics que passen per totes les estrelles en ús. Si estrelleu un missatge mentre està obert, només s'aplicarà el primer tipus d'estrella.
Cerqueu missatges destacats
Per veure tots els missatges destacats, feu clic a l'etiqueta "Destacats" a la part esquerra de la finestra principal de Gmail. També podeu cercar missatges destacats escrivint "is: starred" al quadre "Cerca".
Cerqueu missatges amb un tipus d’estrella específic
Si heu utilitzat diversos tipus d’estrelles diferents per marcar els vostres missatges, podeu cercar un tipus d’estrella específic. Per fer-ho, cerqueu amb "has:" com a estrella (per exemple, "has: red-bang").
Per esbrinar el nom d’una estrella en concret, accediu a la pestanya General de la pantalla Configuració i passeu el cursor per sobre del tipus d’estrella desitjat. El nom de l'estrella apareix en una finestra emergent.
També hi ha una llista d’estrelles en un tema d’ajuda cerca avançada a Ajuda de Gmail.
Mantingueu els missatges destacats fora de la pestanya principal
Si organitzeu la safata d'entrada mitjançant les pestanyes configurables esmentades anteriorment en aquesta lliçó, els missatges de les altres pestanyes destacades també s'inclouran a la pestanya Bàsica. Si no voleu veure els missatges destacats d'altres pestanyes a la pestanya Bàsica, podeu desactivar-lo.
Feu clic a la icona "+" a la dreta de les pestanyes.
Al quadre de diàleg Selecciona pestanyes per activar, desmarqueu la casella de selecció Inclou les estrelles destacades al principal i feu clic a Desa.
el següent …
Ja som aquí al final de la lliçó 4, però ja esteu en camí de convertir-vos en un professional de Gmail. En només quatre dies, ja sabreu tot el que necessiteu per fer brillar la vostra safata d’entrada, i els missatges es trobaran automàticament a les etiquetes designades sense omplir la safata d’entrada.
A la següent lliçó parlarem de les signatures i de com mantenir el vostre perfil segur i fer còpies de seguretat de les dades.
