A la lliçó d'avui, us ajudarem a entendre com classificar millor la safata d'entrada i organitzar els missatges mitjançant etiquetes i algunes pestanyes predefinides però configurables.
En primer lloc, parlarem de la interfície de pestanyes automàtiques de Gmail, la bústia de correu prioritària i tota la configuració que conté.
Classifiqueu automàticament el correu entrant amb pestanyes configurables
Ara Gmail ofereix categories automàtiques amb pestanyes i per a la vostra safata d'entrada. Aquesta funció divideix la safata d'entrada en primària, social, promocions, actualitzacions i fòrums. Si participeu en molts serveis en línia, aquesta funció pot ser útil.
Bàsicament, els missatges rebuts per a determinats tipus de llocs o per a determinats continguts es poden recollir a diferents parts de la safata d’entrada. Això pot provocar una bústia de correu menys desordenada.
Trieu quines pestanyes són visibles a la safata d'entrada
Aquestes pestanyes es poden configurar i permeten triar les pestanyes que vulgueu disponibles a la safata d'entrada. Per canviar les pestanyes visibles, feu clic a la icona del signe més a l'esquerra de les pestanyes.
Apareix el quadre de diàleg Selecciona pestanyes per habilitar. Marqueu les caselles de selecció de les pestanyes que vulgueu estar disponibles a la safata d'entrada.
Nota: si amagueu una pestanya, els missatges d'aquesta categoria es mostraran a la pestanya "Bàsica". A més, el text de les pestanyes no es pot canviar i no es poden afegir pestanyes personalitzades. Utilitzeu etiquetes personalitzades (que es descriuen a la secció següent) per classificar més els vostres missatges.
També podeu decidir quines pestanyes es mostraran a la safata d’entrada a la pestanya Safata d’entrada de la pantalla Configuració de la secció Categories.
Organitzeu els missatges amb estils i configuracions de la safata d'entrada
Els estils de safata d’entrada us permeten organitzar la safata d’entrada de Gmail de la manera que us funciona millor. Podeu organitzar la safata d'entrada mitjançant pestanyes configurables, com hem esmentat anteriorment en aquesta lliçó, o en seccions com No llegides, Destacades i Important.
Canvieu el tipus de safata d'entrada
Per canviar a un estil diferent de la safata d'entrada, obriu la pantalla Configuració i toqueu la pestanya Safata d'entrada.
A la secció Tipus de safata d’entrada, seleccioneu el tipus de safata d’entrada que voleu utilitzar a la llista desplegable.
Cada tipus de safata d'entrada té la seva configuració. Un cop seleccioneu un tipus de safata d'entrada, la configuració d'aquest tipus es mostrarà a Selecciona el tipus de safata d'entrada. Feu canvis a la configuració i feu clic a Desa els canvis.
També podeu canviar ràpidament algunes opcions d’estil de la safata d’entrada fent clic a la fletxa cap avall que hi ha a l’extrem dret de cada capçalera de secció.
Proporciona ajuda de Gmail Descripcions dels tipus de correu entrant . No dubteu a experimentar amb diferents estils de safata d’entrada per veure què us funciona. Sempre podeu tornar al valor predeterminat si canvieu d’opinió.
També podeu canviar l'estil de la safata d'entrada ràpidament si passeu el ratolí per sobre de l'etiqueta "Safata d'entrada" i feu clic a la fletxa cap avall que apareix. Seleccioneu l'estil de correu entrant desitjat a la llista desplegable "Tipus de correu entrant". Tingueu en compte que situant el ratolí sobre cada patró es proporciona una breu descripció de cada tipus.
Organitzeu i classifiqueu els missatges mitjançant etiquetes
Us vam presentar breument els adhesius de la lliçó 1 d’aquesta sèrie. Les categories us permeten organitzar els vostres missatges de correu electrònic en categories. És similar a les carpetes, a diferència de les carpetes, podeu aplicar més d’una etiqueta a un sol missatge.
Avís: Gmail admet un màxim de 5000 etiquetes, incloses les subetiquetes. Si excediu aquest límit, és possible que la vostra experiència de Gmail sigui més lenta i que pugueu trobar errors. Traieu els adhesius que ja no podreu utilitzar. Si suprimiu etiquetes, no se suprimeixen els missatges.
Creeu una etiqueta nova
Podeu crear les vostres pròpies etiquetes personalitzades per organitzar la safata d’entrada i fins i tot moure els missatges de la safata d’entrada a les etiquetes (que actuen com a carpetes). Us mostrarem com es crea una etiqueta imbricada sota una altra etiqueta, com ara una subcarpeta dins d’una carpeta.
Per crear una nova etiqueta personalitzada que serà la carpeta principal, feu clic a Més a la llista d'etiquetes a la part esquerra de la pantalla inicial de Gmail.
Quan la llista s'ampliï, feu clic a l'enllaç "Crea una etiqueta nova".
Introduïu un nom per a l'etiqueta al quadre d'edició "Introduïu un nom d'etiqueta nou" al quadre de diàleg Etiqueta nova. Feu clic a Crea per acabar de crear la nova etiqueta.
Nota: Atès que aquesta és la taxonomia principal que contindrà la subclassificació, no combinarem aquesta taxonomia.
Per crear una subcategoria a la categoria principal que acabeu de crear, torneu a fer clic a Crea nova taxonomia.
Al quadre de diàleg Etiqueta nova, introduïu el nom de la subcategoria que voleu crear al quadre d'edició "Introduïu un nom de taxonomia nou". Marqueu la casella de selecció "Etiqueta Nest a sota", seleccioneu el capçal acabat de crear a la llista desplegable i feu clic a Crea.
També podeu crear una taxonomia imbricada introduint la taxonomia original, seguida d'una barra inclinada (/) i després introduint el nom de la taxonomia imbricada, tot al quadre d'edició "... nou nom de la taxonomia". Per exemple, podem introduir "Personal / Amics" al quadre d'edició i no marcar la casella de selecció "Valora el pòster a sota".
Nota: L'etiqueta original ja ha d'existir per crear una etiqueta imbricada a sota. No podeu crear les dues etiquetes alhora. En el nostre exemple, primer hem de crear l'etiqueta "Personal" abans de crear l'etiqueta "Amics" imbricada.
Una adreça imbricada s’assembla a l’exemple següent.
La nova valoració principal, amb l’etiqueta imbricada, també s’afegeix a la llista de valoracions disponibles al botó d’acció Valoracions, a més de la llista de valoracions disponibles al botó d’acció Mou a.
Apliqueu categories als missatges
Hi ha dues maneres d’aplicar etiquetes als missatges. Podeu aplicar etiquetes als missatges mentre deixeu els missatges a la safata d'entrada. També podeu moure missatges a etiquetes i moure'ls a carpetes. Us mostrarem les dues maneres.
Apliqueu etiquetes als missatges mentre es deixen a la safata d'entrada.
Aquest mètode permet aplicar fàcilment diverses etiquetes a un sol missatge.
Per aplicar una etiqueta a un missatge mentre el manteniu a la safata d'entrada, marqueu la casella de selecció situada a la dreta del missatge per seleccionar-lo (o obriu el missatge). A continuació, feu clic al botó d'acció "Categories" i seleccioneu una o més etiquetes a la llista desplegable.
Recordeu que podeu aplicar més d'una etiqueta a un missatge. El menú Categories no desapareix un cop heu seleccionat les puntuacions, de manera que podeu seleccionar diverses puntuacions alhora.
Per aplicar les etiquetes seleccionades als missatges, toqueu Aplica a la part inferior de la llista.
A continuació, les etiquetes es mostren a l'esquerra de la línia d'assumpte del missatge.
Si teniu una llarga llista de qualificacions, podeu començar a escriure el nom de la taxonomia després de fer clic al botó d'acció "Categories" per trobar la qualificació a la llista.
Etiqueu un missatge i traieu-lo fora de la safata d'entrada
Per aplicar una etiqueta a un missatge i moure'l fora de la safata d'entrada al mateix temps, arrossegueu el missatge a l'etiqueta desitjada de la llista de l'esquerra. A mesura que moveu el ratolí per sobre del menú, s’ampliarà per mostrar les etiquetes que actualment poden estar amagades.
Tingueu en compte que podeu utilitzar aquest mètode per marcar el missatge com a correu brossa, així com fer servir el botó d’acció Informar de correu brossa. Simplement arrossegueu els missatges ofensius a la categoria "Correu brossa".
Si moveu un missatge a l’etiqueta Paperera, se suprimirà. Això és el mateix que seleccionar el missatge o obrir-lo i fer clic al botó d'acció "Suprimeix".
etiqueta oberta
Obrir una etiqueta és com obrir una carpeta. Es mostren tots els missatges associats a aquesta classificació. Per obrir una etiqueta, feu clic a l'etiqueta que vulgueu a la llista d'etiquetes a la part esquerra de la pantalla inicial de Gmail. Si l'etiqueta desitjada no és visible, feu clic a "Més" per accedir a la llista completa.
Es mostren tots els missatges associats a aquesta categoria. Tingueu en compte el terme de cerca al quadre de cerca. Gmail omple automàticament el quadre de cerca amb el filtre adequat per mostrar els missatges seleccionats. Més endavant discutirem els filtres en aquesta lliçó.
Tingueu en compte que si apliqueu una etiqueta a un missatge sense moure’l a l’etiqueta (i fora de la safata d’entrada) i després obriu l’etiqueta, l’etiqueta "Safata d’entrada" es mostrarà al missatge, indicant que el missatge encara es troba a la safata d’entrada.
Per tornar a la safata d'entrada, feu clic a l'etiqueta "Safata d'entrada" a la llista de la dreta.
Si voleu tornar el missatge a la safata d'entrada, només cal que obriu la carpeta d'etiquetes per accedir al missatge i arrossegueu-lo de nou a la safata d'entrada. Tingueu en compte que el missatge encara té aplicada l’etiqueta.
Traieu una etiqueta d'un missatge
Si decidiu que no voleu que hi hagi cap etiqueta associada a un missatge, podeu eliminar-la fàcilment.
Per fer-ho, seleccioneu el missatge mitjançant la casella de selecció situada a la dreta del missatge o obriu-lo. Feu clic al botó d'acció Etiquetes, desseleccioneu l'etiqueta de la llista desplegable que vulgueu eliminar del missatge i, a continuació, feu clic a Aplica.
Nota: Podeu eliminar diverses etiquetes d'un missatge alhora. Simplement seleccioneu totes les etiquetes que vulgueu eliminar a la llista desplegable Categories abans de fer clic a Aplica.
Canvieu el color de l'adhesiu
Podeu assignar colors a les etiquetes perquè pugueu seleccionar-les fàcilment a la safata d'entrada. Per defecte, totes les etiquetes estan acolorides amb un fons gris clar i un text gris fosc. L'etiqueta "Personal / Amics" de la imatge següent utilitza el color predeterminat. Les altres designacions, "HTG School" i "Admin", tenen altres colors aplicats.
Per canviar el color de l'etiqueta, moveu el ratolí per sobre de l'etiqueta desitjada. Feu clic a la fletxa cap avall a la dreta de l'etiqueta per accedir al menú desplegable.
Moveu el punter del ratolí per sobre de l'opció "Color de l'etiqueta" i seleccioneu la combinació de text i color fent-hi clic.
També podeu utilitzar l’opció Elimina color per eliminar el color de l’adhesiu i tornar al paràmetre predeterminat.
Si no voleu que es mostri cap dels grups, podeu seleccionar un grup personalitzat fent clic a Afegeix un color personalitzat. Seleccioneu "Color de fons" i "Color de text" al quadre de diàleg "Afegeix un color personalitzat" que es mostra.
Previsualitzeu el grup seleccionat on es diu "Vista prèvia del color de l'etiqueta".
Configureu l'accés amb un clic a les etiquetes de Gmail estàndard i personalitzades
Podeu crear fàcilment accés a etiquetes amb un sol clic.
Per fer-ho, obriu una etiqueta tal com hem comentat anteriorment en aquesta lliçó i, a continuació, arrossegueu la icona Preferits de pàgina des de la barra d'adreces fins a la barra d'eines de marcadors. Ara podeu fer clic a aquest marcador per accedir a tots els vostres missatges associats amb aquesta etiqueta.
Amagar i mostrar etiquetes a Gmail
Si teniu una llarga llista d'etiquetes a Gmail, és possible que vulgueu veure algunes de les etiquetes que feu servir sovint mentre amagueu la resta.
amaga l'etiqueta
Per amagar una etiqueta a Gmail, feu clic a l'etiqueta que vulgueu amagar a la llista d'etiquetes que hi ha al botó Crea i arrossegueu-la a l'enllaç Més que hi ha a sota de la llista d'etiquetes visibles.
Nota: L'enllaç "més" es converteix en l'enllaç "menys" a mesura que hi moveu l'etiqueta.
La qualificació s'ha mogut de manera que aparegui a Categories, que es mostra quan feu clic a Més per ampliar la llista de qualificacions. Si hi ha disponible l'enllaç "Menys" en lloc de l'enllaç "Més", es poden mostrar "Categories" simplement posant el ratolí sobre la llista de categories.
Feu visible l'etiqueta oculta
Per mostrar una etiqueta oculta, feu clic a Més (si cal) per mostrar la secció Categories. Feu clic i arrossegueu l'etiqueta que vulgueu des de la secció "Categories" a l'etiqueta "Safata d'entrada".
L'etiqueta es torna a la llista principal d'etiquetes per ordre alfabètic.
Amaga les etiquetes de Gmail predeterminades del sistema, com ara els missatges destacats, els missatges enviats, els esborranys, el correu brossa o la paperera
Les etiquetes de Gmail predefinides també es poden amagar. Per amagar qualsevol d'aquestes etiquetes, feu clic a "Més" a la llista d'etiquetes.
Feu clic a "Gestiona les categories" a "Categories".
Es mostra la pantalla de configuració "Categories".
A la secció Etiquetes del sistema, cerqueu l’etiqueta del sistema que voleu amagar i feu clic a l’enllaç Amaga a la columna Mostra a les etiquetes.
Nota: l'etiqueta no està completament amagada, es mou sota l'enllaç "Més".
Accedir a la configuració de les etiquetes de la pantalla Configuració
També es pot accedir a la pantalla de configuració de valoracions mitjançant el botó Configuració. Ens referirem a diferents parts de la pantalla Configuració al llarg d'aquesta sèrie. El procediment per accedir a la configuració sempre és el mateix.
Per accedir als filtres de la pantalla Configuració, feu clic al botó Configuració (l'engranatge) a l'extrem superior dret de la finestra principal de Gmail.
A continuació, seleccioneu "Configuració" al menú desplegable.
Un cop a la pantalla Configuració, podeu accedir a la configuració d'etiquetes, filtres, safata d'entrada, temes i altres panells i funcions de Gmail.
Amagueu automàticament les etiquetes sense correu electrònic no llegit a Gmail
Amb la possibilitat d’ocultar etiquetes i encaminar missatges automàticament a aquestes etiquetes mitjançant filtres (vegeu la secció següent), potser us pregunteu com saber ràpidament si teniu missatges no llegits a les etiquetes ocultes. Podeu triar mostrar fàcilment etiquetes ocultes quan hi hagi missatges no llegits. D’aquesta manera, no es perden cap missatge important.
Per configurar Gmail per amagar les etiquetes tret que continguin missatges no llegits, accediu a la pantalla de configuració de les etiquetes mitjançant un dels mètodes esmentats anteriorment.
Per a cada sistema i etiqueta personalitzada que vulgueu amagar si no conté correu no llegit, feu clic a l'enllaç Mostra si no s'ha llegit.
Tingueu en compte que a la llista d'etiquetes del sistema, només podeu amagar les etiquetes d'esborrany i correu brossa si no contenen missatges no llegits. Aquesta funció no s'aplica a les categories i els cercles.
Podeu aplicar ràpidament aquesta configuració a totes les etiquetes personalitzades fent clic a la fletxa cap avall que hi ha al costat de "Mostra a la llista de puntuacions" a la part superior de la secció "Puntuacions" i seleccioneu "Mostra-ho tot si no es llegeix" al menú desplegable.
el següent …
Això ens portarà al final de la lliçó 3. Hauríeu de tenir una comprensió bastant ferma de com organitzar la safata d'entrada amb diferents pestanyes, estils i configuracions. El millor de tot és que esteu en camí de dominar el vostre correu electrònic amb etiquetes.
A la següent lliçó, ampliarem el debat sobre les etiquetes per incloure filtres, com ara com utilitzar filtres per aplicar etiquetes automàticament, així com com agafar els filtres existents i exportar-los a un altre compte de Gmail.
A continuació, per tancar les coses, presentem el sistema d’estrelles, que us ajuda a fer un seguiment dels correus electrònics importants.
