Нашата днешна дискусия е за оценките в Gmail, които да включват филтри и след това да преминем към проследяване на важни имейли със звезди.
Етикетите са страхотни, но могат да се използват по -ефективно чрез интегриране на филтри, така че съобщенията, които пристигат и които отговарят на определени критерии, се прилагат автоматично с етикет или етикети. Това помага много в организацията и може значително да намали затрудненията във входящата поща.
Създайте нов филтър, като използвате полето за търсене
За да създадем нов филтър, ще изберем опциите за търсене в полето за търсене и ще създадем филтър от търсенето. За да направите това, щракнете върху стрелката надолу в полето за търсене.
Въведете критериите си за търсене в полето за опции за търсене. Можете да изберете да търсите съобщения от конкретно лице или цял домейн (@example.com), с няколко думи в темата, както и други термини.
За да създадете филтър въз основа на това търсене, кликнете върху връзката „Създаване на филтър с това търсене“.
Показват се опциите за филтриране. Поставете отметки в квадратчетата, които показват какво искате да направите със съобщения, които отговарят на критериите за търсене.
Например, ние избрахме винаги да маркираме съобщения от посочения имейл адрес с етикет „HTG School“ и винаги да маркираме тези съобщения като „важни“. Също така решихме да приложим филтъра към всички съществуващи имейли от това лице.
Забележка: Ако искате да накарате етикетите да работят като папки, можете да изберете „Пропуснете входящата поща (архивирайте го)“, за да преместите автоматично имейлите в етикетите, когато пристигнат. Това поддържа имейлите по -организирани, въпреки че може да рискувате да пропуснете важно съобщение, защото то няма да се появи автоматично във входящата ви поща.
След като сте избрали критериите за филтриране, щракнете върху Създаване на филтър.
Забележка: Когато изберете препращане на съобщение като действие във филтъра, само новите съобщения ще бъдат засегнати. Всички съществуващи съобщения, към които се прилага филтърът, няма да бъдат препратени.
Появява се съобщение, че вашият филтър е създаден. Обърнете внимание, че на тази екранна снимка всички съобщения от този човек са означени като „HTG School“.
Съобщенията също се маркират като важни автоматично (иконите на флаговете вляво от изпращачите са попълнени в жълто).
Създайте нов филтър, като използвате екрана с настройки
Можете също да създадете филтър в Настройки.
Влезте в екрана „Настройки“, както е показано по -рано, и кликнете върху връзката „Филтри“ в горната част.
Кликнете върху връзката „Създаване на нов филтър“.
Определете критериите за търсене и филтриране по същия начин, споменат в предишния метод, и кликнете върху „Създаване на филтър“ в диалоговия прозорец с опции за филтриране.
Вместо да попаднете във входящата си поща, вие се връщате на екрана Филтри и новият филтър е в списъка. Можете да го редактирате, изтриете или изберете за експортиране (филтрите за експортиране ще бъдат направени по -късно в този урок).
Щракнете върху етикета „Вх. Поща“, за да се върнете във входящата си поща.
Използвайте конкретно съобщение, за да създадете нов филтър
Можете също така да създадете филтър въз основа на съществуващо съобщение. За да направите това, изберете съобщение в списъка със съобщения или в етикет.
Кликнете върху бутона за действие „Още“ и изберете „Филтриране на съобщения като това“ от падащото меню.
Обърнете внимание, че полето От от диалоговия прозорец Филтър се попълва автоматично. Въведете всички други критерии за филтриране, които искате, и кликнете върху „Създаване на филтър с това търсене“.
Определете критериите си за филтриране, като изберете опции за филтриране в следващия диалог, както е описано по -рано.
Забележка: Можете да използвате този метод, за да настроите филтри за автоматично изтриване на нежелани имейли при получаването им.
Приложете един и същ филтър към множество податели
Можете да използвате един филтър за управление на съобщения от редица различни имейл адреси. Например, можем да определим оценка за съобщения от множество хора, използвайки етикета „HTG School“. За да направите това, отворете диалоговия прозорец Опции за търсене, като използвате стрелката надолу в полето за търсене.
Добавете всеки имейл адрес в полето От, разделени с думата или и щракнете върху Създаване на филтър с това търсене.
За да приложите същия етикет към съобщения от някой от тези имейл адреси, поставете отметка в квадратчето Приложи етикет и изберете желания етикет от изскачащото меню. Приложете всички други действия за този филтър и щракнете върху Създаване на филтър.
Забележка: Не забравяйте да поставите отметка в квадратчето „Прилагане на филтъра към съвпадащи разговори“, ако искате да приложите този филтър към съобщения, които вече сте получили от тези два имейл адреса.
Филтри за експортиране и импортиране
Сега, след като сте научили как да настройвате филтри, вероятно сте създали някои много полезни филтри, които може да искате да използвате в другите си акаунти в Gmail. Можете да експортирате филтри от един акаунт и да ги импортирате в друг.
филтър за експортиране
За да експортирате филтър, първо влезте в екрана Филтри на екрана с настройки (с помощта на бутона Настройки зъбно колело). След това изберете филтъра, който искате да експортирате в списъка, и кликнете върху „Експортиране“.
Забележка: Можете да изберете няколко филтъра за експортиране наведнъж.
В диалоговия прозорец Запиши като отидете до мястото, където искате да запазите филтъра. Филтърът се записва като XML файл с име по подразбиране, което можете да промените, ако желаете, просто не забравяйте да оставите разширението в xml формат и щракнете върху Запазване.
Вече имате файл, който можете да архивирате, да преместите на друг компютър, да споделите с приятел или да импортирате в друг акаунт в Gmail.
импортиране на филтри
За да импортирате филтър в профила си в Gmail, отворете Филтри в екрана с настройки и щракнете върху връзката Импортиране на филтри.
Под „Импортиране на филтри“ кликнете върху „Избор на файл“.
Забележка: Ако промените решението си за импортиране на филтъра, щракнете върху връзката „Отказ импортиране“.
В диалоговия прозорец Отваряне отидете до мястото, където сте записали експортирания филтър. Изберете файла и кликнете върху „Отваряне“.
Името на файла е посочено до бутона Избор на файл. Щракнете върху Отвори файл, за да отворите файла и да импортирате филтрите в него.
Под полето „Търсене“ се появява съобщение, докато филтърният файл е отворен. Това може да отнеме известно време, в зависимост от броя на филтрите във файла.
Всички филтри са изброени в избрания файл под Импортиране на филтри. Изберете филтрите, които искате да импортирате. Ако искате да приложите импортирани филтри към съществуващи имейли (точно както бихте направили при създаването на нов филтър), поставете отметка в квадратчето „Прилагане на нови филтри към съществуваща поща“ и щракнете върху Създаване на филтри.
Показва диалогов прозорец, показващ напредъка на процеса на създаване на филтър. Можете да отмените създаването на филтри, като щракнете върху Стоп.
Когато се създават филтри, те се показват в списъка ви на екрана Филтри.
Следете важните имейли със системата Star
Звездната система на Gmail ви позволява да маркирате най -важните си имейли, за да можете лесно да ги намерите по -късно. По подразбиране съобщенията със звезда са маркирани с жълта звезда, но можете да добавите други цветове и типове звезди.
Звездите се появяват вляво от името на подателя във входящата поща.
Добавете звезда към съобщение
За да добавите звезда към съобщение във входящата си поща, щракнете върху иконата на звезда до името на изпращача, както е показано на изображението по -горе.
Можете също да добавите звезда към съобщение, докато е отворено. За да направите това, щракнете върху иконата на звезда в горния десен ъгъл на съобщението вдясно от датата. В разговорите ще бъде вдясно от първото съобщение в горната част на разговора.
За да добавите звезда към съобщение, което съставяте, щракнете върху стрелката Още опции в долния десен ъгъл на прозореца Създаване.
Преместете мишката върху опцията „Етикет“ и след това изберете „Добавяне на звезда“ от подменюто.
В етикета „Изпратена поща“ изпратеното от вас съобщение е маркирано със звезда.
Използвайте множество дизайни със звезди в съобщенията си
Gmail ви позволява да използвате множество цветове и видове „звезди“, за да различавате съобщенията един от друг.
Тази функция е полезна, ако искате да маркирате множество съобщения с различни нива на важност. Например, можете да използвате лилава звезда за съобщения, които искате да прочетете отново, и червен удивителен знак за съобщения, които трябва да проследите.
Щракнете върху бутона Настройки и изберете Настройки от падащото меню. В раздела Общи превъртете надолу до секцията Звезди. Плъзнете иконите от раздела Не се използва в раздела В употреба, за да добавите различни типове звезди. Ако използвате повече от един тип звезда, щракнете върху иконата на звезда до имейлите, които минават през всички използвани звезди. Ако маркирате съобщение със звезда, докато е отворено, ще се приложи само първият тип звезда.
Търсете съобщения със звезда
За да видите всичките си съобщения със звезда, щракнете върху етикета „Със звезда“ вляво от основния прозорец на Gmail. Можете също да търсите съобщения със звезда, като въведете „is: starred“ в полето „Search“.
Търсете съобщения с определен тип звезда
Ако сте използвали няколко различни типа звезди за маркиране на вашите съобщения, можете да търсите конкретен тип звезда. За да направите това, потърсете с „has:“ като звезда (например „has: red-bang“).
За да разберете името на определена звезда, отворете раздела Общи в екрана Настройки и задръжте курсора на мишката над желания тип звезда. Името на звездата се появява в изскачащ прозорец.
Има и списък със звезди в помощна тема разширено търсене в Помощ за Gmail.
Пазете съобщенията със звезда извън основния раздел
Ако организирате входящата си поща, като използвате конфигурируемите раздели, споменати по -рано в този урок, съобщенията от другите раздели със звезда също ще бъдат включени в раздела Основни. Ако не искате да виждате съобщения със звезда от други раздели в раздела Основни, можете да изключите това.
Кликнете върху иконата „+“ вдясно от разделите.
В диалоговия прозорец Избор на раздели за активиране премахнете отметката от квадратчето Включване със звезда в първично, след което щракнете върху Запазване.
следното …
Тук сме в края на Урок 4, но вече сте на път да станете професионалист в Gmail! Само за четири дни вече знаете колкото е необходимо, за да накарате вашата входяща поща наистина да блести, а съобщенията вече автоматично ще намерят пътя си към определените им етикети, без да запълват входящата ви поща.
В следващия урок ще говорим за подписи и как да запазите профила си защитен и да архивирате данни.
