В днешния урок ще ви помогнем да разберете как да категоризирате по -добре вашата пощенска кутия и да организирате съобщенията си с помощта на етикети и някои предварително дефинирани, но конфигурируеми раздели.
Първо, ще говорим за интерфейса на Gmail за автоматични раздели, приоритетната пощенска кутия и всички настройки, които съдържа.
Автоматично категоризирайте входящата поща с помощта на конфигурируеми раздели
Gmail вече предлага раздели и автоматични категории за входящата ви поща. Тази функция разделя входящата ви поща на Основни, Социални, Промоции, Актуализации и Форуми. Ако участвате в много онлайн услуги, тази функция може да бъде полезна.
По принцип съобщенията, получени за определени типове сайтове или за определено съдържание, могат да се събират в различни части на вашата пощенска кутия. Това може да доведе до по -малко претрупана пощенска кутия.
Изберете кои раздели да се виждат във входящата ви поща
Тези раздели са конфигурируеми, което ви позволява да изберете разделите, които искате да са налични във входящата ви поща. За да промените видимите раздели, щракнете върху иконата плюс вляво от разделите.
Появява се диалоговият прозорец Избор на раздели за активиране. Поставете отметки в квадратчетата за разделите, които искате да бъдат налични във входящата ви поща.
Забележка: Ако скриете раздел, вместо това съобщенията от тази категория ще се показват в раздела „Основни“. Също така текстът в разделите не може да се променя и не можете да добавяте персонализирани раздели. Вместо това използвайте персонализирани етикети (обсъдени в следващия раздел), за да категоризирате допълнително вашите съобщения.
Можете също да решите кои раздели да се показват във входящата ви поща в раздела Входящи на екрана с настройки в секцията Категории.
Организирайте съобщенията си със стилове и настройки на входящата поща
Стили за входяща поща ви позволява да организирате входящата си поща в Gmail по начина, по който работи за вас. Можете да организирате входящата си поща с помощта на конфигурируеми раздели, както споменахме по -рано в този урок, или в раздели като Непрочетени, Със звезда и Важни.
Променете типа на входящата си поща
За да преминете към различен стил на входящата поща, отворете екрана с настройки и докоснете раздела Входящи.
В секцията Тип входяща кутия изберете типа на входящата поща, която искате да използвате от падащия списък.
Всеки тип входяща поща има свои собствени настройки. След като изберете тип входяща поща, настройките за този тип се показват под Избор на тип входяща поща. Направете промени в настройките и щракнете върху Запазване на промените.
Можете също така бързо да промените някои от настройките на стила на входящата си поща директно във входящата си поща, като щракнете върху стрелката надолу най -вдясно на заглавието на всеки раздел.
Предварителна помощ за Gmail Описания на входящите видове поща . Не се колебайте да експериментирате с различни стилове на входящата поща, за да видите какво работи за вас. Винаги можете да се върнете към настройките по подразбиране, ако промените решението си.
Можете също така бързо да промените стила на входящата си поща, като задържите курсора на мишката върху етикета „Входящи“ и щракнете върху стрелката надолу, която се показва. Изберете желания стил на входяща поща от падащия списък „Тип входяща поща“. Обърнете внимание, че задържането на мишката върху всеки модел осигурява кратко описание на всеки тип.
Организирайте и категоризирайте съобщенията си с помощта на етикети
Накратко ви запознахме със стикерите в урок 1 от тази поредица. Категориите ви позволяват да организирате имейл съобщенията си в категории. Подобно е на папки, за разлика от папките, можете да приложите повече от един етикет към едно съобщение.
Забележка: Gmail поддържа максимум 5000 етикета, включително под-етикети. Ако надвишите това ограничение, може да установите, че работата с Gmail е по -бавна и може да срещнете грешки. Премахнете стикерите, които вече не можете да използвате. Изтриването на етикети не изтрива съобщенията.
Създайте нов етикет
Можете да създавате свои собствени персонализирани етикети, за да поддържате входящата си поща организирана и дори да премествате съобщения от входящата си поща в етикети (действащи като папки). Ще ви покажем как да създадете етикет, вложен под друг етикет, като например подпапка в папка.
За да създадете нов персонализиран етикет, който ще бъде основната папка, щракнете върху Още в списъка с етикети от лявата страна на началния екран на Gmail.
Когато списъкът се разшири, щракнете върху връзката „Създаване на нов етикет“.
Въведете име за етикета в полето за редактиране „Моля, въведете ново име на етикет“ в диалоговия прозорец Нов етикет. Щракнете върху Създаване, за да завършите създаването на новия етикет.
Забележка: Тъй като това е основната таксономия, която ще съдържа подкласификацията, няма да обединим тази таксономия.
За да създадете подкатегория под основната категория, която току-що създадохте, щракнете отново върху Създаване на нова таксономия.
В диалоговия прозорец Нов етикет въведете името на подкатегорията, която искате да създадете в полето за редактиране „Моля, въведете ново име на таксономия“. Поставете отметка в квадратчето „етикет Nest под“, изберете току-що създадения от падащия списък мачта и щракнете върху Създаване.
Можете също така да създадете вложена таксономия, като въведете оригиналната таксономия, последвана от наклонена черта (/), след което въведете името на вложената таксономия - всичко в полето за редактиране „… ново име на таксономия“. Например, можем да въведем „Лични/Приятели“ в полето за редактиране и да не поставяме отметка в квадратчето „Оцени плаката под“.
Забележка: Оригиналният етикет вече трябва да съществува, за да се създаде вложен етикет под него. Не можете да създавате и двата етикета едновременно. В нашия пример първо трябва да създадем етикета „Личен“, преди да създадем вложен етикет „Приятели“.
Вложен адрес изглежда като следния пример.
Новият основен рейтинг, с вложен етикет, също се добавя към списъка с рейтинги, налични на бутона за действие „Оценки“, в допълнение към списъка с оценки, налични в бутона „Преместване към“.
Прилагане на категории към съобщения
Има два начина за прилагане на етикети към съобщенията. Можете да прилагате етикети към съобщения, докато оставяте съобщения във входящата си поща. Можете също да преместите съобщения в етикети и да ги преместите в папки. Ще ви покажем и двата начина.
Прилагайте етикети към съобщенията, докато са оставени във входящата ви поща.
Този метод ви позволява лесно да приложите няколко етикета към едно съобщение.
За да приложите етикет към съобщение, като запазите съобщението във входящата си поща, поставете отметка в квадратчето отдясно на съобщението, за да го изберете (или отворете съобщението). След това щракнете върху бутона за действие „Категории“ и изберете един или повече етикети от падащия списък.
Не забравяйте, че можете да приложите повече от един етикет към съобщение. Менюто Категории не изчезва, след като сте избрали оценките, така че можете да изберете няколко оценки едновременно.
За да приложите избраните етикети към съобщения, докоснете Приложи в долната част на списъка.
След това етикетите се показват вляво от реда на темата на съобщението.
Ако имате дълъг списък с оценки, можете да започнете да въвеждате името на таксономията, след като щракнете върху бутона за действие „Категории“, за да намерите рейтинга в списъка.
Маркирайте съобщение и го преместете от входящата си поща
За да приложите етикет към съобщение и едновременно да го преместите от входящата поща, плъзнете съобщението до желания етикет в списъка вляво. Когато преместите мишката върху менюто, то ще се разшири, за да покаже етикети, които в момента може да са скрити.
Имайте предвид, че можете да използвате този метод, за да маркирате съобщението като спам, както и да използвате бутона за докладване на спам. Просто плъзнете обидните съобщения в категорията „Спам“.
Преместването на съобщение до етикета на кошчето ще изтрие съобщението. Това е същото като избирането на съобщението или отварянето му и щракването върху бутона Изтриване на действие.
отворен етикет
Отварянето на етикет е като отваряне на папка. Всички съобщения, свързани с тази оценка, са изброени. За да отворите етикет, щракнете върху желания етикет в списъка с етикети в лявата част на началния екран на Gmail. Ако желаният етикет не се вижда, кликнете върху „Още“ за достъп до пълния списък.
Показват се всички съобщения, свързани с тази категория. Забележете думата за търсене в полето за търсене. Gmail автоматично попълва полето за търсене със съответния филтър за показване на избраните съобщения. Ще обсъдим филтрите по -късно в този урок.
Обърнете внимание, че ако приложите етикет към съобщение, без да го преместите в този етикет (и извън входящата поща) и след това отворите етикета, етикетът "Входящи" ще се покаже върху съобщението, което показва, че съобщението все още е в входяща поща.
За да се върнете към входящата си поща, кликнете върху етикета „Входящи“ в списъка вдясно.
Ако искате да върнете съобщението във входящата си поща, просто отворете папката с етикети за достъп до съобщението и плъзнете съобщението обратно във входящата поща. Обърнете внимание, че към съобщението все още е приложен етикетът.
Премахнете етикет от съобщение
Ако решите, че не искате определен етикет, свързан със съобщение, можете лесно да го премахнете.
За да направите това, изберете съобщението, като използвате квадратчето за отметка вдясно от съобщението, или отворете съобщението. Щракнете върху бутона Действия с етикети, премахнете избора от етикета в падащия списък, който искате да премахнете от съобщението, и след това щракнете върху Прилагане.
Забележка: Можете да премахнете няколко етикета от съобщение наведнъж. Просто изберете всички етикети, които искате да премахнете в падащия списък Категории, преди да щракнете върху Приложи.
Променете цвета на стикера
Можете да присвоите цветове на етикетите си, за да можете лесно да ги изберете във входящата си поща. По подразбиране всички етикети са оцветени със светлосив фон и тъмно сив текст. Етикетът „Лични/Приятели“ на изображението по -долу използва цвета по подразбиране. Другите обозначения, „HTG School“ и „Admin“, имат други цветове, приложени към тях.
За да промените цвета на етикета, преместете мишката върху желания етикет. Щракнете върху стрелката надолу вдясно от етикета, за да влезете в падащото му меню.
Преместете показалеца на мишката върху опцията „Цвят на етикета“ и изберете текста и цветовата комбинация, като щракнете върху нея.
Можете също да използвате опцията Премахване на цвят, за да премахнете цвета от стикера и да се върнете към настройката по подразбиране.
Ако не искате някоя от групите да се показва, можете да изберете персонализирана група, като щракнете върху Добавяне на персонализиран цвят. Изберете „Цвят на фона“ и „Цвят на текста“ в диалоговия прозорец „Добавяне на персонализиран цвят“, който се показва.
Визуализирайте избраната група, където пише „Визуализация на цвета на етикета“.
Настройте достъп с едно щракване до стандартни и персонализирани етикети на Gmail
Можете лесно да създадете достъп до етикети с едно щракване.
За да направите това, отворете етикет, както обсъдихме по -рано в този урок, и след това плъзнете иконата „Предпочитани страници“ от адресната лента в лентата с инструменти за отметки. Сега можете да щракнете върху тази отметка, за да получите достъп до всичките си съобщения, свързани с този етикет.
Скриване и показване на етикети в Gmail
Ако имате дълъг списък с етикети в Gmail, може да искате да видите някои от етикетите, които използвате често, докато скривате останалите.
скриване на етикета
За да скриете етикет в Gmail, щракнете върху етикета, който искате да скриете в списъка с етикети под бутона Създаване и го плъзнете до връзката Още под списъка с видими етикети.
Забележка: Връзката „повече“ става връзката „по -малко“, когато преместите етикета към нея.
Оценката е преместена така, че да е посочена под Категории, която се показва, когато щракнете върху Още, за да разширите списъка с оценки. Ако връзката „По -малко“ е налична вместо връзката „Още“, „Категории“ може да се покаже, просто като задържите мишката върху списъка с категории.
Направете скрит етикет видим
За да скриете скрит етикет, щракнете върху Още (ако е необходимо), за да се покаже секцията Категории. Щракнете и плъзнете желания етикет от секцията „Категории“ до етикета „Вх. Поща“.
Етикетът се връща обратно в основния списък с етикети по азбучен ред.
Скриване на предварително зададени от Gmail етикети на Gmail като звезда, изпратена поща, чернови, спам или боклук
Предварително зададените етикети на Gmail също могат да бъдат скрити. За да скриете някой от тези етикети, кликнете върху „Още“ под списъка с етикети.
Кликнете върху „Управление на категории“ под „Категории“.
Показва се екранът с настройки „Категории“.
В секцията Системни етикети намерете системния етикет, който искате да скриете, и щракнете върху връзката Скриване в колоната Показване в етикети.
Забележка: Етикетът не е напълно скрит, той се премества под връзката „Още“.
Достъп до настройките на етикетите на екрана с настройки
Екранът с настройки за рейтинги също може да бъде достъпен с помощта на бутона Настройки. Ще се позоваваме на различни части от екрана с настройки през цялата поредица. Процедурата за достъп до Настройки винаги е една и съща.
За достъп до филтрите на екрана с настройки щракнете върху бутона Настройки (зъбното колело) в горния десен ъгъл на главния прозорец на Gmail.
След това изберете „Настройки“ от падащото меню.
Веднъж на екрана с настройки можете да получите достъп до настройките за етикети, филтри, входяща поща, теми и други панели и функции на Gmail.
Скриване на етикети без непрочетена поща автоматично в Gmail
С възможността да скривате етикети и автоматично да насочвате съобщения към тези етикети с помощта на филтри (вижте следващия раздел), може да се чудите как бързо да разберете дали имате непрочетени съобщения в скрити етикети. Можете да изберете лесно да показвате скрити етикети, когато в тях има непрочетени съобщения. По този начин не пропускате важни съобщения.
За да настроите Gmail да скрива етикети, освен ако те съдържат непрочетени съобщения, отворете екрана с настройки на етикетите, като използвате един от споменатите по -горе методи.
За всяка система и персонализиран етикет, който искате да скриете, ако не съдържа непрочетена поща, щракнете върху връзката Покажи, ако е непрочетена.
Имайте предвид, че в списъка Системни етикети можете да скриете етикетите Чернова и Спам само ако не съдържат непрочетени съобщения. Тази функция не се отнася за категории и кръгове.
Можете бързо да приложите тази настройка към всички персонализирани етикети, като щракнете върху стрелката надолу до „Показване в списъка с рейтинги“ в горната част на секцията „Оценки“ и изберете „Покажи всичко, ако не е прочетено“ от падащото меню.
следното …
Това ни довежда до края на Урок 3. Трябва да имате доста твърдо разбиране как да поддържате входящата си поща организирана с различни раздели, стилове и настройки. Най -хубавото е, че сте на път да овладеете имейла си с етикети!
В следващия урок ще разширим обсъждането на етикетите, за да включим филтри - например как да използвате филтри за автоматично прилагане на етикети, както и как да вземете съществуващи филтри и да ги експортирате в друг акаунт в Gmail.
След това, за да приключим нещата, въвеждаме звездната система, която ви помага да следите важните имейли.
